組織檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為組織各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本組織各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：組織檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映組織各項(xiàng)活動和工作實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則：全面收集和整理組織在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為組織成員和相關(guān)單位提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理組織各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目和數(shù)字化處理等工作。4.建立健全檔案檢索體系，為檔案查閱利用提供便利條件。5.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實(shí)體安全。7.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案查閱利用工作，提供必要的檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括上級文件、本級文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、各類報告、請示、批復(fù)等。2.科技檔案：涵蓋科研項(xiàng)目檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等。3.人事檔案：包含員工個人基本信息、履歷、考核、獎懲、工資待遇、職務(wù)任免等相關(guān)材料。4.財務(wù)檔案：如會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務(wù)預(yù)決算等。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)組織業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、客戶服務(wù)檔案等。（二）檔案編號1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則。2.文書檔案編號：采用年度保管期限件號的結(jié)構(gòu)，如“2023永久001”。3.科技檔案編號：按照項(xiàng)目或設(shè)備的類別、編號規(guī)則進(jìn)行編制，如科研項(xiàng)目檔案編號為“KY[項(xiàng)目年份][項(xiàng)目序號]”，工程建設(shè)檔案編號為“GC[工程年份][工程序號]”等。4.人事檔案編號：以員工個人身份證號為基礎(chǔ)進(jìn)行編制，確保一人一號。5.財務(wù)檔案編號：根據(jù)會計年度和檔案類別進(jìn)行編號，如會計憑證編號為“[年度][憑證類別][憑證序號]”。6.業(yè)務(wù)檔案編號：結(jié)合業(yè)務(wù)類型和時間順序進(jìn)行編號，如市場營銷檔案編號為“SCY[年份][業(yè)務(wù)序號]”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.組織對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。3.上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)來的與本組織有關(guān)的文件。4.組織內(nèi)部的會議記錄、紀(jì)要、簡報、規(guī)章制度等。5.員工個人在工作中形成的重要文件材料，如科研成果、業(yè)務(wù)報告、獲獎證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集上來。2.對于重要活動和項(xiàng)目，應(yīng)同步安排檔案收集工作，保證檔案與工作進(jìn)程相匹配。3.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。4.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲，并確保其可讀性和可追溯性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.文書檔案整理：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）件號的順序進(jìn)行排列，對每份文件進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成卷。2.科技檔案整理：根據(jù)項(xiàng)目或設(shè)備的特點(diǎn)，按照項(xiàng)目階段或設(shè)備組成部分進(jìn)行分類整理，編制項(xiàng)目或設(shè)備檔案目錄，建立檔案索引。3.人事檔案整理：按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類，如履歷類、考核類、獎懲類等，對每份材料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄和檔案轉(zhuǎn)遞通知單，裝入檔案袋或檔案盒。4.財務(wù)檔案整理：按照會計憑證、賬簿、報表等類別進(jìn)行分類，對會計憑證進(jìn)行裝訂成冊，填寫憑證封面和封底，編制賬簿目錄和報表索引。5.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案特點(diǎn)，進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案索引，方便查閱利用。五、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和組織實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價值。3.鑒定工作應(yīng)堅持實(shí)事求是，確保鑒定結(jié)果的客觀性和準(zhǔn)確性。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映組織主要職能活動和歷史面貌的，對組織和國家具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。如組織成立、合并、分立、撤銷等重要文件，重大決策、規(guī)劃、計劃，重要會議記錄，重要人事任免文件，財務(wù)決算報表等。2.長期保管：對組織工作有重要查考價值，保管期限在16年至50年的檔案，列為長期保管。如一般性業(yè)務(wù)文件、重要項(xiàng)目的階段性文件、年度工作總結(jié)等。3.短期保管：對組織工作有一定查考價值，保管期限在5年以下的檔案，列為短期保管。如一般性事務(wù)文件、臨時性通知等。（三）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組對檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，根據(jù)保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見。3.對鑒定意見進(jìn)行集體討論，形成鑒定報告，報組織領(lǐng)導(dǎo)審批。4.根據(jù)審批結(jié)果，對檔案進(jìn)行相應(yīng)的處理，確定檔案的保管期限。六、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.檔案庫房應(yīng)與辦公區(qū)域相對獨(dú)立，確保檔案的安全。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限、年度等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜或檔案架上，電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備中，并進(jìn)行備份。3.對于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制保存等。（三）保管要求1.建立健全檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)。2.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化及時采取調(diào)節(jié)措施，確保檔案存放環(huán)境適宜。3.對檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房，確保檔案實(shí)體安全。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及組織機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門領(lǐng)取《檔案查閱申請表》，按要求填寫并提交相關(guān)審批手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記簿》上記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在《檔案查閱登記簿》上注明歸還時間。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極主動地為組織各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱需求，及時準(zhǔn)確地提供檔案信息。2.對于重要的查閱需求，檔案管理部門可安排專人協(xié)助查閱人員查找檔案，并提供必要的咨詢和指導(dǎo)。3.鼓勵檔案管理人員開展檔案編研工作，如編寫組織大事記、專題匯編、檔案參考資料等，為組織決策和工作提供參考依據(jù)。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作考核和決策的重要依據(jù)。（二）移交工作1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案移交時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。九、檔案的保密與安全（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及組織機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對檔案查閱、利用過程中的保密事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止檔案信息泄露。（二）安全措施1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。2.定期對檔案庫房的安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材、防盜設(shè)備等正常運(yùn)行。3.做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，并定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試。4.對檔案管理人員進(jìn)行安全教育培訓(xùn)，提高安全意識和應(yīng)急處理能力。十、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.已超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案。2.經(jīng)鑒定小組鑒定確認(rèn)需要銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量