物質(zhì)管理辦法修訂一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物質(zhì)管理，規(guī)范物質(zhì)采購、驗(yàn)收、存儲、使用、盤點(diǎn)及報(bào)廢等流程，確保公司物質(zhì)資產(chǎn)的安全與完整，提高物質(zhì)使用效率，降低運(yùn)營成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有物質(zhì)管理活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備物資、原材料、低值易耗品等。（三）基本原則1.合法性原則：物質(zhì)管理活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司運(yùn)營合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：物質(zhì)信息記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，保證賬實(shí)相符，為公司決策提供可靠依據(jù)。3.效益性原則：優(yōu)化物質(zhì)采購、存儲及使用流程，提高物質(zhì)使用效率，降低公司運(yùn)營成本，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。4.安全性原則：建立健全物質(zhì)安全管理制度，保障物質(zhì)資產(chǎn)的安全，防止物質(zhì)丟失、損壞、變質(zhì)等情況發(fā)生。二、物質(zhì)采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和實(shí)際庫存情況，于每月末制定次月物質(zhì)采購計(jì)劃，并提交至物資管理部門。采購計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需物質(zhì)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.物資管理部門負(fù)責(zé)匯總各部門采購計(jì)劃，結(jié)合公司庫存狀況和資金預(yù)算，進(jìn)行綜合平衡和審核，形成公司月度物質(zhì)采購總計(jì)劃。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.建立合格供應(yīng)商名錄，由物資管理部門會同相關(guān)部門對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行評估和審核，確定合格供應(yīng)商名單。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄，淘汰不合格供應(yīng)商，引入優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保供應(yīng)商隊(duì)伍的穩(wěn)定性和競爭力。（三）采購流程1.采購人員根據(jù)經(jīng)審核的采購計(jì)劃，在合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)，確定最終采購價(jià)格和采購合同條款。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物質(zhì)名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)及時(shí)將合同副本提交至物資管理部門備案。3.采購人員負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如遇供應(yīng)商無法按時(shí)交貨或產(chǎn)品質(zhì)量問題等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的解決措施，并向物資管理部門報(bào)告。三、物質(zhì)驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.制定各類物質(zhì)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，明確物質(zhì)的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面的要求。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司實(shí)際需求。2.對于重要物資或技術(shù)復(fù)雜的物資，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收工作，確保驗(yàn)收結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）驗(yàn)收流程1.物資到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知物資管理部門和使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)依據(jù)采購合同和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行逐一核對和檢驗(yàn)。2.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并將物資移交至物資管理部門或使用部門。驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨、換貨或補(bǔ)貨等手續(xù)，并做好記錄。3.物資管理部門應(yīng)對驗(yàn)收情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，定期向公司管理層匯報(bào)，為公司采購決策提供參考依據(jù)。四、物質(zhì)存儲管理（一）存儲設(shè)施1.根據(jù)物質(zhì)的特性和存儲要求，合理規(guī)劃和建設(shè)物質(zhì)存儲設(shè)施，包括倉庫、貨架、貨柜、儲罐等，確保物質(zhì)存儲安全、有序。2.配備必要的消防、通風(fēng)、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）存儲分類1.按照物質(zhì)的類別、用途、規(guī)格等進(jìn)行分類存儲，設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于查找和管理。2.對易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物質(zhì)，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并嚴(yán)格按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行存儲和管理。（三）庫存管理1.建立庫存臺賬，詳細(xì)記錄物質(zhì)的出入庫時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格、型號、來源、去向等信息，確保賬實(shí)相符。2.定期對庫存物質(zhì)進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，對盤盈、盤虧情況進(jìn)行分析和說明，并提出處理建議。3.根據(jù)庫存情況和采購計(jì)劃，合理控制庫存水平，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。對于長期積壓的物資，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和處置，盤活公司資產(chǎn)。五、物質(zhì)使用管理（一）領(lǐng)用制度1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)物質(zhì)領(lǐng)用工作，建立物質(zhì)領(lǐng)用臺賬，記錄領(lǐng)用物質(zhì)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、領(lǐng)用時(shí)間等信息。2.員工因工作需要領(lǐng)用物質(zhì)時(shí)，應(yīng)填寫物質(zhì)領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到物資管理部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。物資管理部門應(yīng)根據(jù)審批后的申請表發(fā)放物質(zhì)，并在領(lǐng)用臺賬上進(jìn)行登記。（二）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照物質(zhì)的使用說明和操作規(guī)程正確使用物質(zhì)，不得擅自改變其用途或使用方式。2.對于貴重設(shè)備、儀器等物質(zhì)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)操作和維護(hù)，定期進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。3.各部門應(yīng)加強(qiáng)對物質(zhì)使用情況的監(jiān)督和管理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，避免浪費(fèi)和損壞現(xiàn)象的發(fā)生。（三）借用與歸還1.因工作需要借用公司物質(zhì)的，應(yīng)填寫物質(zhì)借用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和物資管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借用手續(xù)。借用期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，如有特殊情況需要延長借用期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借用人員應(yīng)妥善保管借用的物質(zhì)，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作用途。借用期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還借用的物質(zhì)，并確保物質(zhì)完好無損。物資管理部門應(yīng)對歸還的物質(zhì)進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)有損壞或丟失情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定追究借用人員的責(zé)任。六、物質(zhì)盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.物資管理部門應(yīng)制定年度物質(zhì)盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員、盤點(diǎn)方法等內(nèi)容。盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司管理層審批后實(shí)施。2.根據(jù)盤點(diǎn)計(jì)劃，組織成立盤點(diǎn)小組，負(fù)責(zé)具體的盤點(diǎn)工作。盤點(diǎn)小組應(yīng)由物資管理部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門等相關(guān)人員組成，確保盤點(diǎn)工作的全面性和準(zhǔn)確性。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.盤點(diǎn)人員應(yīng)按照盤點(diǎn)計(jì)劃和盤點(diǎn)方法，對庫存物質(zhì)進(jìn)行逐一清點(diǎn)和核對，記錄實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、型號等信息。2.在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并編制盤盈、盤虧清單。盤盈、盤虧清單應(yīng)詳細(xì)記錄物質(zhì)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、賬存數(shù)、實(shí)存數(shù)、盤盈或盤虧金額等信息。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)小組應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，對盤點(diǎn)情況進(jìn)行總結(jié)和分析，提出盤盈、盤虧的處理建議。盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)報(bào)公司管理層審批后執(zhí)行。2.對于盤盈的物資，應(yīng)查明原因，如屬于入賬錯誤或其他原因?qū)е碌?，?yīng)及時(shí)調(diào)整賬務(wù)；對于盤虧的物資，應(yīng)根據(jù)不同情況進(jìn)行處理，如屬于正常損耗的，應(yīng)按照規(guī)定程序核銷；如屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并要求其賠償損失。七、物質(zhì)報(bào)廢管理（一）報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)1.制定物質(zhì)報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)，明確各類物質(zhì)達(dá)到報(bào)廢條件的具體情形，如使用年限到期、損壞無法修復(fù)、技術(shù)淘汰等。2.物質(zhì)報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，并根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。（二）報(bào)廢申請與審批1.使用部門發(fā)現(xiàn)物質(zhì)達(dá)到報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫物質(zhì)報(bào)廢申請表，詳細(xì)說明報(bào)廢物質(zhì)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交至物資管理部門。2.物資管理部門收到報(bào)廢申請表后，應(yīng)會同財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行審核，對報(bào)廢物質(zhì)的真實(shí)性、必要性進(jìn)行評估。審核通過后，報(bào)公司管理層審批。（三）報(bào)廢處理1.經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)報(bào)廢的物質(zhì)，由物資管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施報(bào)廢處理工作。報(bào)廢處理方式可根據(jù)物質(zhì)的性質(zhì)和實(shí)際情況選擇，如出售、捐贈、報(bào)廢銷毀等。2.對于有回收價(jià)值的報(bào)廢物質(zhì)，應(yīng)通過招標(biāo)、拍賣等方式進(jìn)行公開處置，確保處置過程的公開、公平、公正。處置收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門，納入公司統(tǒng)一核算。3.對于無回收價(jià)值的報(bào)廢物質(zhì)，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行報(bào)廢銷毀處理，防止對環(huán)境造成污染。報(bào)廢銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對物質(zhì)管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查物質(zhì)采購、驗(yàn)收、存儲、使用、盤點(diǎn)及報(bào)廢等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常檢查物資管理部門應(yīng)加強(qiáng)對物質(zhì)管理工作的日常檢查，定期對倉庫、庫存物質(zhì)等進(jìn)行巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，確保物質(zhì)管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。（三）違規(guī)處理對于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕