簽字樣本管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司簽字樣本的管理，確保公司文件、合同等各類業(yè)務資料簽署的準確性、一致性和可追溯性，維護公司的合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門在各類業(yè)務活動中涉及的簽字樣本管理，包括但不限于合同簽訂、文件審批、授權委托等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：簽字樣本的管理應符合國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準的要求。2.準確性原則：簽字樣本應準確反映簽字人的真實意愿和簽字習慣，確保簽署文件的有效性。3.保密性原則：對簽字樣本應嚴格保密，防止泄露給無關人員。4.動態(tài)管理原則：根據公司業(yè)務發(fā)展、人員變動等情況，及時更新簽字樣本。二、簽字樣本的分類與定義（一）個人簽字樣本指公司員工個人在各類文件、合同等上簽署的具有代表性的簽字樣式，用于明確個人的簽署責任和確認文件的真實性。（二）部門簽字樣本部門負責人或經授權的代表在特定文件類型上使用的簽字樣式，代表部門履行相應的業(yè)務職責。（三）公司簽字樣本公司法定代表人或經授權的高級管理人員在重要文件、合同等上使用的簽字樣式，具有最高的法律效力。三、簽字樣本的收集與整理（一）收集要求1.人力資源部門負責收集新入職員工的個人簽字樣本，應在員工入職后的[X]個工作日內完成收集工作。2.各部門負責人應及時收集本部門需要的簽字樣本，如部門簽字樣本等，并于每季度末將簽字樣本提交至綜合管理部門進行匯總。3.對于公司簽字樣本，由公司法定代表人或其授權人簽署后，交綜合管理部門存檔。（二）整理規(guī)范1.綜合管理部門對收集到的簽字樣本進行統(tǒng)一整理，按照個人、部門、公司分類存放，并建立電子檔案和紙質檔案。2.簽字樣本應包括簽字人的姓名、職務、聯(lián)系方式等基本信息，以及清晰的簽字樣式。3.對于簽字樣本的電子檔案，應進行加密存儲，設置不同的訪問權限，確保信息安全。四、簽字樣本的審核與確認（一）審核流程1.個人簽字樣本由所在部門負責人進行初審，確保簽字樣式符合個人真實意愿和工作要求。2.部門簽字樣本和公司簽字樣本由綜合管理部門組織相關部門進行會審，審核內容包括簽字樣式的合法性、準確性、完整性等。3.審核通過后的簽字樣本，由綜合管理部門提交公司分管領導進行最終確認。（二）確認方式1.對于個人簽字樣本，審核通過后由簽字人在確認表上簽字確認，表明對簽字樣本的認可。2.部門簽字樣本和公司簽字樣本，經公司分管領導確認后，加蓋公司公章或合同專用章，并在簽字樣本檔案中注明確認日期和確認人。五、簽字樣本的使用與管理（一）使用范圍1.個人簽字樣本僅用于該員工本人在公司內部業(yè)務活動中簽署相關文件、合同等。2.部門簽字樣本用于該部門在規(guī)定的業(yè)務范圍內簽署相關文件、合同等。3.公司簽字樣本用于公司對外簽訂重大合同、重要文件等具有法律效力的業(yè)務活動。（二）使用流程1.在文件、合同等簽署前，相關業(yè)務人員應根據文件類型和簽署要求，選擇合適的簽字樣本。2.如需使用個人簽字樣本，業(yè)務人員應向所在部門負責人申請，經批準后從簽字樣本檔案中獲取相應的簽字樣式，并在文件上準確簽署。3.如需使用部門簽字樣本或公司簽字樣本，業(yè)務人員應填寫簽字樣本使用申請表，注明文件名稱、內容、簽署日期等信息，經所在部門負責人審核后，提交綜合管理部門。綜合管理部門根據申請表內容，核對簽字樣本檔案，確認無誤后，安排專人負責簽署，并做好簽署記錄。（三）管理措施1.綜合管理部門應定期對簽字樣本的使用情況進行檢查，確保簽字樣本的使用符合規(guī)定。2.對于涉及重要業(yè)務或金額較大的文件、合同等簽署，應實行雙人或多人核對簽字樣本制度，防止誤簽或冒用簽字樣本。3.如發(fā)現(xiàn)簽字樣本丟失、被盜用或其他異常情況，應立即采取措施，如暫停使用、重新收集和審核簽字樣本等，并及時向公司領導報告。同時，追究相關責任人的責任。六、簽字樣本的更新與變更（一）更新情形1.員工個人簽字樣式發(fā)生明顯變化，如書寫習慣改變、使用新的簽字工具等。2.部門負責人或公司法定代表人等職務發(fā)生變動。3.公司業(yè)務范圍、組織架構等發(fā)生重大調整，導致簽字樣本的使用要求發(fā)生變化。（二）變更流程1.當出現(xiàn)簽字樣本需要更新或變更的情形時，相關部門或人員應及時向綜合管理部門提出申請。2.綜合管理部門收到申請后，按照簽字樣本的收集與整理、審核與確認流程進行操作，確保更新或變更后的簽字樣本符合要求。3.更新或變更后的簽字樣本經確認后，應及時通知相關部門和人員，并在簽字樣本檔案中進行相應的記錄。七、簽字樣本的存檔與保管（一）存檔要求1.簽字樣本的紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照個人、部門、公司分類存放，并建立索引目錄，便于查找和管理。2.簽字樣本的電子檔案應定期進行備份，存儲在安全可靠的存儲設備上，并異地存放，防止數(shù)據丟失。（二）保管期限簽字樣本的存檔期限為自簽署文件或合同生效之日起[X]年，法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。（三）保管責任1.綜合管理部門負責簽字樣本檔案的日常保管工作，指定專人負責檔案的整理、借閱、歸還等工作。2.檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理制度，確保簽字樣本檔案的安全和完整。如因保管不善導致簽字樣本檔案丟失、損壞等情況，應追究檔案管理人員的責任。八、簽字樣本的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱簽字樣本的，應填寫查閱申請表，注明查閱原因、簽字樣本類型等信息，經所在部門負責人批準后，到綜合管理部門查閱。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司簽字樣本的，應提交正式的查閱申請函，說明查閱目的、用途等情況，經公司分管領導批準后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）借閱規(guī)定1.公司內部員工因工作需要借閱簽字樣本的，應填寫借閱申請表，注明借閱期限、歸還日期等信息，經所在部門負責人批準后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向綜合管理部門申請。3.借閱人應妥善保管簽字樣本，不得轉借他人或用于非工作目的。借閱期滿后，應及時歸還簽字樣本，如發(fā)現(xiàn)簽字樣本有損壞、丟失等情況，應及時向綜合管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司審計部門負責對簽字樣本管理辦法的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.簽字樣本的收集、整理、審核、確認等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.簽字樣本的使用是否規(guī)范，是否存在誤簽、冒用等情況。3.簽字樣本的存檔與保管是否安全、完整，是否按照規(guī)定的期限進行保存。4.簽字樣本的查閱與借閱是否履行相應的審批手續(xù)，是否存在違規(guī)操作。（三）檢查方式1.定期檢查：審計部門每半年對簽字樣本管理情況進行一次全面檢查，檢查結果形成書面報告，提交公司領導。2.不定期抽查：審計部門根據工作需要，不定期對簽字樣本管理的某個環(huán)節(jié)或某個部門進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。十、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按照規(guī)定收集、整理、審核、確認簽字樣本的。2.擅自使用他人簽字樣本或偽造簽字樣本的。3.未按照規(guī)定使用簽字樣本，導致文件、合同等簽署無效或產生法律糾紛的。4.違反簽字樣本保密規(guī)定，泄露簽字樣本信息的。5.未按照規(guī)定對簽字樣本進行存檔、保管、查閱、借閱等操作的。（二）處理措施1.對于違反簽字樣本管理辦法的