電力歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司電力歸檔管理，確保電力檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和決策提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各單位在電力生產(chǎn)、建設、運行、維護、管理等活動中形成的各類文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案管理部門負責對全公司的電力檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.完整準確原則各部門、各單位應按照有關規(guī)定和要求，及時、準確地收集、整理本部門、本單位形成的文件材料，確保檔案內(nèi)容的完整、準確。3.系統(tǒng)分類原則對電力檔案進行科學分類，建立健全檔案分類體系，便于檔案的整理、保管和查閱利用。4.安全保密原則加強檔案的安全保密工作，采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、歸檔范圍（一）電力生產(chǎn)類1.發(fā)電設備的設計、制造、安裝、調(diào)試、運行、維護、檢修等文件材料。2.電網(wǎng)規(guī)劃、設計、建設、改造、運行、維護等文件材料。3.電力安全生產(chǎn)管理文件材料，包括安全規(guī)章制度、事故報告與處理、安全檢查與隱患排查等。4.電力調(diào)度運行文件材料，包括調(diào)度規(guī)程、運行方式、調(diào)度指令等。5.電力計量與試驗文件材料，包括計量裝置的安裝、調(diào)試、校驗，試驗報告等。（二）電力建設類1.電力工程項目的可行性研究報告、項目申請報告、環(huán)境影響評價報告等前期文件。2.工程設計文件，包括初步設計、施工圖設計等。3.工程招投標文件，包括招標文件、投標文件、評標報告等。4.工程合同文件，包括施工合同、設備采購合同、監(jiān)理合同等。5.工程建設過程中的文件材料，包括工程進度報告、質量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄等。6.工程竣工驗收文件，包括竣工驗收報告、竣工決算報告等。（三）電力營銷類1.電力市場分析與預測文件材料。2.電力營銷業(yè)務文件，包括用電申請、合同簽訂、電費核算與收繳、客戶服務等。3.電力計量與計費文件材料，包括電表安裝、抄表記錄、電費發(fā)票等。4.電力需求側管理文件材料，包括需求側管理方案、實施記錄等。（四）電力科技類1.電力科研項目立項文件，包括項目申請書、可行性研究報告等。2.科研項目研究過程中的文件材料，包括實驗記錄、研究報告、論文發(fā)表等。3.電力新技術、新工藝、新材料的應用文件材料。4.科技成果鑒定、驗收、獎勵等文件材料。（五）電力行政管理類1.公司行政文件，包括公司發(fā)文、收文、會議紀要、領導批示等。2.公司組織人事文件，包括人員招聘、任免、考核、培訓等。3.公司財務管理文件，包括財務預算、決算、審計報告等。4.公司物資管理文件，包括物資采購、庫存管理、報廢處理等。5.公司對外聯(lián)絡文件，包括與政府部門、上級單位、合作伙伴等的往來文件。三、歸檔要求（一）文件材料的形成1.各部門、各單位應明確專人負責文件材料的形成、收集和整理工作，確保文件材料的真實、完整、準確。2.文件材料應使用耐久性強的書寫材料和載體，如碳素墨水、藍黑墨水、檔案級紙張等。3.文件材料應字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全。（二）文件材料的收集1.各部門、各單位應按照歸檔范圍的要求，及時收集本部門、本單位形成的文件材料，并定期向檔案管理部門移交。2.對于重要文件材料，應實行“雙套制”歸檔，即同時保存紙質文件和電子文件。3.檔案管理部門應定期對各部門、各單位的文件材料收集情況進行檢查，對未按時移交或收集不齊全的部門、單位進行督促和催交。（三）文件材料的整理1.檔案管理部門應按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進行分類整理，確保文件材料的系統(tǒng)性和邏輯性。2.文件材料應按照文件形成的時間順序進行排列，同一事由的文件應集中排列在一起。3.文件材料應進行編號、編目，編制檔案目錄，以便于查閱和利用。（四）文件材料的裝訂1.紙質文件材料應進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于保管和查閱。2.裝訂時應去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.文件材料的頁邊距應符合檔案管理的要求，一般為上20mm、下15mm、左25mm、右15mm。（五）文件材料的編目1.檔案管理部門應按照檔案管理軟件的要求，對整理好的文件材料進行編目，錄入檔案信息。2.檔案編目應包括檔案編號、檔號、題名、責任者、日期、頁數(shù)、密級等內(nèi)容。3.檔案編目應準確、完整，確保檔案信息的一致性和準確性。四、歸檔流程（一）文件材料的收集與整理1.各部門、各單位的文件材料形成后，由專人負責收集和整理。2.收集到的文件材料應按照歸檔要求進行分類、排序、編號、編目等整理工作。3.整理好的文件材料應裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、檔號、題名、責任者、日期等信息。（二）文件材料的移交1.各部門、各單位應定期將整理好的文件材料移交至檔案管理部門。2.移交時，應填寫檔案移交清單，清單應包括檔案編號、檔號、題名、責任者、日期、頁數(shù)、密級等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認。3.檔案管理部門應對移交的文件材料進行核對，對不符合要求的文件材料應退回原部門、原單位進行補充或更正。（三）文件材料的歸檔1.檔案管理部門對核對無誤的文件材料進行歸檔，將檔案盒存入檔案庫房。2.歸檔后的檔案應按照檔案分類體系進行排列上架，便于保管和查閱利用。3.檔案管理部門應建立檔案臺賬，對檔案的歸檔、查閱、借閱等情況進行記錄。五、檔案保管（一）檔案庫房建設1.公司應按照國家有關標準和要求，建設符合檔案保管要求的檔案庫房。2.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。3.檔案庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、溫濕度計、除濕機、空調(diào)、消防器材等。（二）檔案保管期限1.電力檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司重大決策、重要會議、重要活動、重要合同等文件材料。3.長期保管的檔案主要包括公司一般生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的文件材料，保管期限為30年。4.短期保管的檔案主要包括公司一般性文件材料，保管期限為10年。（三）檔案保管要求1.檔案應按照保管期限和檔案分類體系進行排列上架，便于保管和查閱利用。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，定期進行清掃和消毒。3.檔案庫房應嚴格控制溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。4.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題應及時采取措施進行處理。5.對破損、褪色、變質的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整和安全。六、檔案利用（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應對查閱申請表進行審核，對符合查閱條件的，應提供必要的查閱場所和設備，并安排專人負責查閱服務。3.查閱檔案時，查閱人員應遵守檔案查閱規(guī)定，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。4.查閱結束后，查閱人員應將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，借閱人員應遵守檔案借閱規(guī)定，不得將檔案轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。4.借閱結束后，借閱人員應將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案借閱登記表上簽字確認。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失的，借閱人員應承擔相應的賠償責任。（三）檔案復制1.公司內(nèi)部人員因工作需要復制檔案的，應填寫檔案復制申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理復制手續(xù)。2.檔案復制應使用檔案管理部門提供的設備和材料，確保復制件與原件一致。3.檔案管理部門應對復制申請表進行審核，對符合復制條件的，應按照規(guī)定收取復制費用，并提供復制服務。4.復制后的檔案應加蓋檔案管理部門的印章，并注明復制日期、復制人等信息。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織公司有關部門和人員組成檔案鑒定小組進行。3.檔案鑒定小組應按照檔案保管期限的規(guī)定，對保管期滿的檔案進行逐一審查，提出存毀意見。4.對涉及公司重大利益、重要歷史事件等具有重要保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核同意后，可適當延長保管期限。（二）檔案銷毀1.經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)公司分管領導簽字同意后，進行銷毀。2.檔案銷毀應在檔案管理部門指定的地點進行，由檔案管理部門和公司有關部門共同派員監(jiān)銷。3.檔案銷毀時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設1.公司應加強檔案信息化建設，建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應具備檔案收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、鑒定、銷毀等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。3.檔案管理部門應按照檔案信息化建設的要求，配備必要的計算機設備、網(wǎng)絡設備、存儲設備等硬件設施，以及檔案管理軟件等軟件系統(tǒng)。（二）檔案數(shù)字化加工1.檔案管理部門應按照檔案數(shù)字化加工的標準和要求，對紙質檔案進行數(shù)字化加工，將紙質檔案轉化為電子檔案。2.檔案數(shù)字化加工應包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄建庫、數(shù)據(jù)驗收等環(huán)節(jié)，確保數(shù)字化檔案的質量。3.檔案數(shù)字化加工完成后，應進行質量檢查，對不符合要求的數(shù)字化檔案應進行返工處理。（三）檔案信息安全管理1.公司應加