租房合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司租房合同管理，規(guī)范租房合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司作為出租方或承租方與自然人、法人及其他組織簽訂的各類房屋租賃合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保租房合同的簽訂與履行合法有效。2.公平公正原則合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益，避免顯失公平的條款。3.誠實(shí)守信原則雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。4.風(fēng)險防范原則注重合同風(fēng)險防范，對可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行充分評估，并采取相應(yīng)的防范措施。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.出租方審查-對出租房屋的產(chǎn)權(quán)情況進(jìn)行核實(shí)，確保出租方具有合法的出租權(quán)。要求出租方提供房屋產(chǎn)權(quán)證書、土地使用證等相關(guān)證明文件。-審查出租方的身份證明，如身份證、營業(yè)執(zhí)照等，核實(shí)其身份信息的真實(shí)性與有效性。2.承租方審查-要求承租方提供身份證明，如身份證、營業(yè)執(zhí)照副本等，核實(shí)其身份信息的真實(shí)性與有效性。-對于法人或其他組織作為承租方的，審查其經(jīng)營范圍是否與租賃房屋的用途相適應(yīng)，以及其信用狀況和經(jīng)營狀況?？赏ㄟ^查詢企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、第三方信用評級機(jī)構(gòu)等方式進(jìn)行評估。（二）合同條款擬定1.基本條款-明確出租方與承租方的基本信息，包括姓名、地址、聯(lián)系方式等。-詳細(xì)描述租賃房屋的位置、面積、戶型、用途等情況。-約定租賃期限，包括起始日期和終止日期，如有續(xù)租條款，應(yīng)明確續(xù)租條件和方式。2.租金及支付條款-明確租金金額及支付方式，如按月、季、半年或年支付，以及支付時間和支付賬戶。-約定租金調(diào)整的條件和方式，如根據(jù)市場行情或物價指數(shù)進(jìn)行調(diào)整。3.押金條款-確定押金金額，一般為一個月或多個月的租金。-明確押金的退還條件，如租賃期滿且承租方無違約行為，出租方應(yīng)在一定期限內(nèi)退還押金。4.房屋使用與維修條款-規(guī)定承租方對房屋的使用范圍和使用方式，不得擅自改變房屋結(jié)構(gòu)或用途。-明確房屋維修責(zé)任，一般情況下，出租方負(fù)責(zé)房屋主體結(jié)構(gòu)的維修，承租方負(fù)責(zé)房屋內(nèi)部設(shè)施的日常維修，但雙方另有約定的除外。5.違約責(zé)任條款-詳細(xì)列舉雙方可能出現(xiàn)的違約行為及相應(yīng)的違約責(zé)任，如逾期支付租金、擅自解除合同等。-約定違約金的金額或計算方式，違約金應(yīng)合理，既能起到約束違約行為的作用，又不能過高或過低。6.爭議解決條款-明確雙方在履行合同過程中發(fā)生爭議時的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟。-若選擇仲裁方式，應(yīng)明確仲裁機(jī)構(gòu)的名稱；若選擇訴訟方式，應(yīng)明確管轄法院。（三）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際需求，確定租賃意向后，填寫《租房合同簽訂申請表》，詳細(xì)說明租賃房屋的情況、租賃期限、租金等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。2.法務(wù)部門審核法務(wù)部門收到申請表及相關(guān)材料后，對合同主體資格、合同條款等進(jìn)行合法性審查。重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險，對審查中發(fā)現(xiàn)的問題及時與業(yè)務(wù)部門溝通并提出修改意見。3.領(lǐng)導(dǎo)審批經(jīng)法務(wù)部門審核通過的合同，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和相關(guān)政策，對合同進(jìn)行全面審查，做出是否批準(zhǔn)簽訂的決定。4.簽訂合同合同經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門與對方當(dāng)事人簽訂正式的租房合同。簽訂合同時，雙方應(yīng)仔細(xì)核對合同條款，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，并在合同上簽字蓋章。三、合同履行管理（一）交付與接收管理1.出租方交付出租方應(yīng)按照合同約定的時間和條件將租賃房屋交付給承租方。交付時，雙方應(yīng)共同對房屋的現(xiàn)狀進(jìn)行檢查，填寫《房屋交付清單》，明確房屋的設(shè)施設(shè)備、物品等情況，并由雙方簽字確認(rèn)。2.承租方接收承租方應(yīng)在約定的時間內(nèi)接收租賃房屋，對房屋的交付情況進(jìn)行認(rèn)真檢查。如發(fā)現(xiàn)房屋存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，應(yīng)及時向出租方提出書面異議，并要求出租方限期整改。（二）租金及押金管理1.租金收取財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的租金支付方式和時間，及時向承租方收取租金。建立租金收取臺賬，詳細(xì)記錄租金的收取情況，包括收取時間、金額、支付方式等。2.押金管理財務(wù)部門負(fù)責(zé)對押金進(jìn)行管理，按照合同約定的退還條件和方式進(jìn)行押金的退還。在退還押金時，應(yīng)核實(shí)承租方是否存在違約行為，如有違約，應(yīng)按照合同約定扣除相應(yīng)的違約金后再退還押金。（三）房屋使用監(jiān)督1.定期檢查業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對租賃房屋的使用情況進(jìn)行檢查，一般每月或每季度進(jìn)行一次。檢查內(nèi)容包括房屋的使用狀況、設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況、承租方是否存在擅自改變房屋用途等違約行為。2.違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)承租方存在違規(guī)使用房屋的行為，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向承租方發(fā)出書面通知，要求其限期整改。如承租方拒不整改或整改后仍不符合要求，公司有權(quán)按照合同約定采取相應(yīng)的措施，如解除合同、扣除押金等。（四）維修管理1.維修申請承租方在租賃房屋使用過程中，如發(fā)現(xiàn)房屋或設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障需要維修，應(yīng)及時向業(yè)務(wù)部門提交《房屋維修申請表》，詳細(xì)說明維修內(nèi)容和維修要求。2.維修安排業(yè)務(wù)部門收到維修申請后，應(yīng)根據(jù)維修的緊急程度和實(shí)際情況，及時安排維修工作。對于一般性維修，可自行安排維修人員進(jìn)行維修；對于重大維修或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的維修，可委托專業(yè)的維修公司進(jìn)行維修。3.維修費(fèi)用承擔(dān)按照合同約定，明確維修費(fèi)用的承擔(dān)方。一般情況下，房屋主體結(jié)構(gòu)的維修費(fèi)用由出租方承擔(dān)，房屋內(nèi)部設(shè)施設(shè)備的日常維修費(fèi)用由承租方承擔(dān)，但雙方另有約定的除外。四、合同變更管理（一）變更情形1.租賃期限變更雙方協(xié)商一致，可對租賃期限進(jìn)行延長或縮短。2.租金變更根據(jù)市場行情變化或雙方協(xié)商，可對租金金額進(jìn)行調(diào)整。3.房屋用途變更經(jīng)出租方書面同意，承租方可以改變房屋的用途，但應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。4.其他變更如房屋附屬設(shè)施設(shè)備的增減、合同主體的變更等情況。（二）變更流程1.提出申請合同任何一方如需變更合同條款，應(yīng)向?qū)Ψ教岢鰰娴摹蹲夥亢贤兏暾埍怼?，詳?xì)說明變更的內(nèi)容及理由。2.協(xié)商一致雙方對變更申請進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后，簽訂《租房合同變更協(xié)議》。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的具體內(nèi)容、生效時間等，并作為原租房合同的補(bǔ)充文件。3.審核與審批變更協(xié)議簽訂后，按照合同簽訂流程，提交法務(wù)部門審核和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審核和審批通過后，變更協(xié)議生效。五、合同終止管理（一）終止情形1.租賃期限屆滿合同約定的租賃期限屆滿，雙方未續(xù)簽合同的，合同自然終止。2.合同解除-雙方協(xié)商一致，可以解除合同。-一方出現(xiàn)違約行為，另一方根據(jù)合同約定行使解除權(quán)，解除合同。-因不可抗力等不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行的，合同可以解除。3.房屋滅失租賃房屋因自然災(zāi)害、政府征收等原因滅失的，合同終止。（二）終止流程1.通知對方合同終止前，一方應(yīng)提前通知對方合同終止的時間和原因。2.房屋交接合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行房屋交接。承租方應(yīng)將租賃房屋及附屬設(shè)施設(shè)備、物品等恢復(fù)原狀或按照合同約定進(jìn)行交接，并填寫《房屋交接清單》。3.租金及押金結(jié)算財務(wù)部門根據(jù)合同約定和實(shí)際履行情況，對租金和押金進(jìn)行結(jié)算。如承租方存在違約行為，應(yīng)扣除相應(yīng)的違約金后進(jìn)行結(jié)算。4.合同歸檔合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將租房合同及相關(guān)文件資料整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。六、合同檔案管理（一）檔案收集業(yè)務(wù)部門在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，應(yīng)及時收集相關(guān)的文件資料，包括合同文本、申請表、審批文件、交付清單、維修記錄、變更協(xié)議等，確保檔案資料的完整性。（二）檔案整理對收集到的合同檔案資料進(jìn)行分類整理，按照合同類別、簽訂時間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行編號和排序，建立清晰的檔案目錄。（三）檔案保管設(shè)立專門的合同檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等。對合同檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。（四）檔案查閱嚴(yán)格檔案查閱制度，因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱人員不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查公司內(nèi)部審計部門定期對租房合同管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，合同檔案管理是否規(guī)范等。2.專項(xiàng)檢查針對租房合同管理中存在