物業(yè)印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，維護(hù)公司利益，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、下屬項(xiàng)目所使用的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章、部門章、項(xiàng)目章等。（三）印章定義1.公章：公司對(duì)外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任、證明身份等具有法律效力的正式印章。2.合同專用章：用于簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)法律文件的專用印章。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)活動(dòng)的印章。4.法人章：代表公司法定代表人身份，用于特定財(cái)務(wù)、法律文件簽署等的印章。5.部門章：各職能部門為履行職責(zé)，在公司內(nèi)部使用的印章，用于部門文件、通知、報(bào)告等內(nèi)部事務(wù)處理。6.項(xiàng)目章：為特定項(xiàng)目設(shè)立，用于該項(xiàng)目相關(guān)文件簽署、資料確認(rèn)等的印章。（四）印章管理原則1.分級(jí)管理原則：實(shí)行公司總部、分支機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目三級(jí)管理，明確各級(jí)管理職責(zé)。2.專人負(fù)責(zé)原則：每枚印章指定專人保管，確保印章使用安全。3.審批使用原則：嚴(yán)格執(zhí)行印章使用審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用印章。4.登記備案原則：對(duì)印章的刻制、啟用、變更、停用、銷毀等情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案。二、印章的刻制與啟用（一）刻制申請(qǐng)1.因工作需要刻制印章的部門或項(xiàng)目，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)。2.申請(qǐng)表提交至公司行政部門，行政部門審核申請(qǐng)的必要性和合理性后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）刻制流程1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門統(tǒng)一安排印章刻制工作。選擇具有合法資質(zhì)、信譽(yù)良好的印章制作單位進(jìn)行刻制。2.刻制單位應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行印章制作，確保印章質(zhì)量和安全性。印章刻制完成后，制作單位應(yīng)提供印章印模及相關(guān)證明文件。（三）啟用程序1.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括印章規(guī)格、字體、圖案、材質(zhì)等是否符合要求，印章是否清晰、完整、無瑕疵。2.驗(yàn)收合格后，填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，注明印章名稱、啟用日期、保管人等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門發(fā)布印章啟用通知，明確印章的使用范圍、管理要求等事項(xiàng)。同時(shí)，在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等顯著位置進(jìn)行公示。三、印章的保管（一）保管職責(zé)1.公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章由公司行政部門指定專人保管，部門章由各職能部門指定專人保管，項(xiàng)目章由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定專人保管。2.印章保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，確保印章安全。不得擅自將印章交予他人保管或使用。（二）保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、密碼箱等，并妥善保管鑰匙或密碼。2.印章保管人因出差、請(qǐng)假等原因需要臨時(shí)移交印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章移交登記表》，明確移交時(shí)間、移交人、接收人等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。接收人應(yīng)在《印章移交登記表》上簽字確認(rèn)。3.印章保管人離職時(shí)，應(yīng)將印章及相關(guān)資料完整移交給公司指定的接管人員，并辦理印章交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括填寫《印章交接清單》，雙方簽字確認(rèn)，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目經(jīng)理見證。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報(bào)表、證明等的簽署。2.合同專用章用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等法律文件。3.財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)活動(dòng)。4.法人章用于特定財(cái)務(wù)、法律文件的簽署，如支票、匯票、財(cái)務(wù)報(bào)表等。5.部門章用于部門內(nèi)部文件、通知、報(bào)告等的簽署，不得對(duì)外使用。6.項(xiàng)目章用于特定項(xiàng)目相關(guān)文件的簽署、資料確認(rèn)等，不得超出項(xiàng)目范圍使用。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用印章的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用印章的事由、文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)。2.審批：《印章使用申請(qǐng)表》提交至印章保管人，保管人審核申請(qǐng)內(nèi)容是否完整、合規(guī)，簽字是否齊全。對(duì)于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的用印申請(qǐng)，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.用?。航?jīng)審批通過后，印章保管人在指定位置用印，并確保印章清晰、端正、完整。用印完成后，在《印章使用登記表》上記錄用印時(shí)間、用印人、文件名稱等信息。4.蓋章登記：印章保管人應(yīng)對(duì)每次用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括用印日期、用印部門或個(gè)人、文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)、審批人等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法事先履行審批手續(xù)時(shí)，印章使用人應(yīng)電話請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.涉及多頁文件需加蓋騎縫章時(shí)，應(yīng)確保印章完整覆蓋所有頁面的接縫處。五、印章的變更與停用（一）變更1.因公司名稱變更、經(jīng)營范圍調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要變更印章的，由行政部門填寫《印章變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容等信息，并附上相關(guān)證明文件。2.《印章變更申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，按照印章刻制與啟用的流程進(jìn)行變更操作。3.印章變更后，應(yīng)及時(shí)收回原印章，并進(jìn)行登記備案。原印章應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。（二）停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)終止、印章?lián)p壞等原因需要停用印章的，由行政部門填寫《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明停用原因、停用日期等信息，并附上相關(guān)證明文件。2.《印章停用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，發(fā)布印章停用通知，明確停用印章的名稱、停用日期等事項(xiàng)。3.印章停用后，保管人應(yīng)將印章妥善保管，并在《印章保管登記表》上注明停用日期。對(duì)于重要印章，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行封存或上繳。六、印章的銷毀（一）銷毀申請(qǐng)1.對(duì)于已停用、作廢或不再使用的印章，由印章保管人填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、停用日期、銷毀原因等信息，并附上相關(guān)證明文件。2.《印章銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀流程1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門組織相關(guān)人員對(duì)印章進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并拍照記錄。2.印章銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀完成后，填寫《印章銷毀登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人簽字確認(rèn)。3.《印章銷毀登記表》應(yīng)作為重要檔案資料妥善保存，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)印章管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保印章管理規(guī)定的執(zhí)行情況。2.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)印章使用情況進(jìn)行不定期審計(jì)，重點(diǎn)檢查印章使用的合規(guī)性、審批流程的執(zhí)行情況等。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況，包括保管環(huán)境、保管人員職責(zé)履行情況等。2.印章使用審批流程執(zhí)行情況，是否存在未經(jīng)審批擅自使用印章的情況。3.印章使用登記情況，登記記錄是否完整、準(zhǔn)確。4.印章變更、停用、銷毀等手續(xù)辦理情況，是否符合規(guī)定。（三）問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門或個(gè)人限期整改。2.對(duì)違反印章管理規(guī)定的