電商耗材管理辦法一、總則（一）目的為加強公司電商耗材的管理，規(guī)范電商耗材的采購、使用、存儲及處置等環(huán)節(jié)，確保電商業(yè)務(wù)的正常運營，降低成本，提高效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及電商耗材管理的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、電商運營部門等。（三）定義1.電商耗材：指在電商業(yè)務(wù)運營過程中所使用的各類消耗性材料，如包裝材料（紙箱、包裝袋、填充物等）、標(biāo)簽、快遞單、打印耗材（墨盒、硒鼓等）、電子設(shè)備配件等。2.采購：指公司為滿足電商業(yè)務(wù)需求，通過各種渠道獲取電商耗材的活動。3.庫存管理：指對電商耗材的入庫、存儲、盤點、出庫等環(huán)節(jié)進行管理和控制。4.使用部門：指在電商業(yè)務(wù)中實際使用電商耗材的部門，如電商運營部、客服部等。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：電商耗材的管理由公司指定的部門統(tǒng)一負責(zé)，確保管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.成本控制原則：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，合理控制電商耗材的采購成本、存儲成本和使用成本，提高資源利用效率。3.質(zhì)量保證原則：所采購的電商耗材應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，確保產(chǎn)品質(zhì)量，滿足電商業(yè)務(wù)的要求。4.流程規(guī)范原則：明確電商耗材管理的各個環(huán)節(jié)和流程，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進行操作，確保管理工作的有序進行。二、采購管理（一）采購計劃1.使用部門應(yīng)根據(jù)電商業(yè)務(wù)的發(fā)展趨勢、銷售預(yù)測及庫存情況，每月定期編制電商耗材采購計劃。采購計劃應(yīng)詳細列出所需耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息，并提交給采購部門。2.采購部門收到采購計劃后，應(yīng)進行匯總和審核。對于不合理的采購需求，采購部門應(yīng)與使用部門溝通協(xié)商，進行調(diào)整和優(yōu)化。審核通過后的采購計劃作為采購工作的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素。2.對新供應(yīng)商進行評估和審核。采購部門應(yīng)要求新供應(yīng)商提供相關(guān)資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告等，并對其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系等進行實地考察。經(jīng)評估合格的供應(yīng)商方可納入合格供應(yīng)商名錄。3.定期對供應(yīng)商進行考核。采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的交貨情況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面進行考核評價，對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施進行整改或淘汰。（三）采購實施1.采購部門應(yīng)根據(jù)審核通過的采購計劃，向合格供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購的耗材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等條款，并要求供應(yīng)商簽字確認。2.在采購過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通。及時了解采購訂單的執(zhí)行情況，對于出現(xiàn)的問題應(yīng)及時協(xié)商解決，確保采購任務(wù)的順利完成。3.采購部門應(yīng)建立采購檔案。采購檔案應(yīng)包括采購計劃、采購訂單、供應(yīng)商報價單、合同、驗收報告等相關(guān)資料，以便于查詢和追溯。三、庫存管理（一）入庫管理1.倉庫管理部門在收到電商耗材后，應(yīng)及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購訂單一致。對于驗收合格的耗材，應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。2.入庫單應(yīng)詳細記錄入庫耗材的信息，如供應(yīng)商名稱、采購訂單號、入庫日期、入庫數(shù)量、存放位置等。入庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交采購部門，一聯(lián)交財務(wù)部門。3.對于驗收不合格的耗材，倉庫管理部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。如需要退貨的，應(yīng)辦理退貨手續(xù)，并在入庫單上注明退貨原因。（二）存儲管理1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)電商耗材的特性和用途，合理安排存儲位置。將不同類型、規(guī)格、型號的耗材分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于查找和管理。2.倉庫應(yīng)保持良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲等條件。對于易受潮、易變質(zhì)的耗材，應(yīng)采取相應(yīng)的防護措施，如密封包裝、放置干燥劑等。3.倉庫管理部門應(yīng)建立庫存臺賬。詳細記錄電商耗材的出入庫情況，包括入庫日期、入庫數(shù)量、出庫日期、出庫數(shù)量、庫存余額等信息。庫存臺賬應(yīng)定期與財務(wù)部門進行核對，確保賬實相符。4.定期對庫存進行盤點。倉庫管理部門應(yīng)每月至少進行一次庫存盤點，盤點結(jié)果應(yīng)編制盤點報告。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并進行調(diào)整。（三）出庫管理1.使用部門如需領(lǐng)用電商耗材，應(yīng)填寫領(lǐng)料單。領(lǐng)料單應(yīng)注明領(lǐng)用耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.倉庫管理部門根據(jù)領(lǐng)料單進行發(fā)貨。發(fā)貨時應(yīng)認真核對領(lǐng)料單與庫存臺賬的信息，確保所發(fā)耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等與領(lǐng)料單一致。發(fā)貨后應(yīng)在領(lǐng)料單上簽字確認，并更新庫存臺賬。3.對于緊急領(lǐng)用的電商耗材，使用部門可先口頭申請，倉庫管理部門在確保庫存充足的情況下可先行發(fā)貨，但事后應(yīng)及時補辦領(lǐng)料手續(xù)。四、使用管理（一）使用規(guī)范1.使用部門應(yīng)制定電商耗材的使用規(guī)范和操作流程，并對部門員工進行培訓(xùn)，確保員工正確使用電商耗材，避免浪費和損壞。2.在使用電商耗材過程中，員工應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進行操作。對于包裝材料、標(biāo)簽等耗材，應(yīng)注意節(jié)約使用，避免過度包裝。對于打印耗材，應(yīng)合理設(shè)置打印參數(shù)，減少耗材消耗。3.使用部門應(yīng)建立耗材使用記錄。記錄內(nèi)容包括使用日期、使用人員、使用耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，以便于統(tǒng)計和分析。（二）廢舊耗材回收1.對于廢舊的電商耗材，如紙箱、包裝袋、快遞單等，使用部門應(yīng)及時進行清理和回收，并分類存放。2.倉庫管理部門應(yīng)定期對廢舊耗材進行回收和處理。對于可回收利用的廢舊耗材，應(yīng)聯(lián)系相關(guān)回收企業(yè)進行回收，實現(xiàn)資源的再利用。對于不可回收利用的廢舊耗材，應(yīng)按照環(huán)保要求進行妥善處置，避免對環(huán)境造成污染。五、成本控制（一）預(yù)算管理1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司電商業(yè)務(wù)的發(fā)展規(guī)劃和實際情況，編制電商耗材年度預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括采購成本、存儲成本、使用成本等方面的預(yù)算指標(biāo)，并提交公司管理層審批。2.在預(yù)算執(zhí)行過程中，財務(wù)部門應(yīng)定期對預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)偏差并采取措施進行調(diào)整，確保預(yù)算目標(biāo)的實現(xiàn)。（二）成本分析1.采購部門應(yīng)定期對電商耗材的采購成本進行分析。分析內(nèi)容包括不同供應(yīng)商的價格比較、采購數(shù)量與價格的關(guān)系、采購成本的變動趨勢等，以便于選擇合適的供應(yīng)商，降低采購成本。2.倉庫管理部門應(yīng)定期對電商耗材的存儲成本進行分析。分析內(nèi)容包括庫存占用資金、倉儲費用、庫存損耗等方面的情況，采取有效措施降低存儲成本。3.使用部門應(yīng)定期對電商耗材的使用成本進行分析。分析內(nèi)容包括耗材的使用效率、浪費情況、成本變動原因等，采取措施提高耗材的使用效率，降低使用成本。（三）成本考核1.公司應(yīng)建立電商耗材成本考核制度。對采購部門、倉庫管理部門、使用部門等相關(guān)部門的成本控制情況進行考核評價。2.考核指標(biāo)應(yīng)包括采購成本節(jié)約率、庫存周轉(zhuǎn)率、耗材使用效率等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行獎勵，對未完成成本控制目標(biāo)的部門和個人進行懲罰。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對電商耗材管理情況進行審計。審計內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商選擇與管理情況、庫存管理情況、使用管理情況、成本控制情況等方面。2.通過審計，發(fā)現(xiàn)存在的問題和風(fēng)險，并提出改進建議和措施。被審計部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計工作，認真落實審計意見和建議。（二）日常檢查1.采購部門、倉庫管理部門、使用部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對電商耗材管理工作進行自查。自查內(nèi)容包括本部門的工作流程執(zhí)行情況、制度落實情況、存在的問題及改進措施等方面。2.