特費使用管理辦法總則制定目的為加強(qiáng)公司特費的使用管理，規(guī)范特費支出行為，提高特費使用效率，確保特費使用合理、合規(guī)、透明，結(jié)合公司實際情況及國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及特費使用的部門、項目及人員。特費是指公司為實現(xiàn)特定業(yè)務(wù)目標(biāo)、處理特殊事項或應(yīng)對突發(fā)情況而專門設(shè)立的費用，主要包括業(yè)務(wù)拓展特費、危機(jī)公關(guān)特費、重大項目特費等。管理原則1.合法性原則：特費的使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司的各項規(guī)章制度，確保每一筆支出都有合法依據(jù)。2.合理性原則：特費的申請和使用應(yīng)基于實際業(yè)務(wù)需求，具有明確的目標(biāo)和合理的預(yù)算，避免浪費和不必要的支出。3.效益性原則：特費的使用應(yīng)注重投入產(chǎn)出比，以最小的成本實現(xiàn)最大的效益，為公司創(chuàng)造價值。4.透明性原則：特費的申請、審批、使用和報銷等環(huán)節(jié)應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部審計和監(jiān)督。特費的分類與使用范圍業(yè)務(wù)拓展特費1.使用范圍：主要用于公司市場開拓、客戶關(guān)系維護(hù)、商務(wù)談判等業(yè)務(wù)活動中發(fā)生的費用，如招待費、禮品費、差旅費等。2.具體規(guī)定：業(yè)務(wù)拓展特費應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要合理安排，嚴(yán)格控制支出標(biāo)準(zhǔn)。招待費應(yīng)遵循節(jié)儉原則，避免鋪張浪費；禮品費應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定，不得贈送貴重禮品；差旅費應(yīng)按照公司的差旅費管理辦法執(zhí)行。危機(jī)公關(guān)特費1.使用范圍：用于處理公司面臨的各種危機(jī)事件，如產(chǎn)品質(zhì)量危機(jī)、媒體負(fù)面報道、公共關(guān)系危機(jī)等。包括聘請專業(yè)公關(guān)機(jī)構(gòu)的費用、媒體溝通費用、危機(jī)處理人員的差旅費等。2.具體規(guī)定：危機(jī)公關(guān)特費應(yīng)在危機(jī)事件發(fā)生后及時申請，確保資金能夠及時到位。費用支出應(yīng)與危機(jī)處理工作直接相關(guān)，嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行報銷。重大項目特費1.使用范圍：針對公司的重大項目，如新產(chǎn)品研發(fā)項目、重大工程建設(shè)項目等，為確保項目順利進(jìn)行而專門設(shè)立的費用。包括項目調(diào)研費、專家咨詢費、設(shè)備采購費等。2.具體規(guī)定：重大項目特費應(yīng)根據(jù)項目預(yù)算進(jìn)行合理安排，?？顚Ｓ?。費用支出應(yīng)與項目進(jìn)度相匹配，嚴(yán)格按照項目合同和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行支付。特費的申請與審批申請流程1.申請人填寫申請表：申請人應(yīng)根據(jù)特費的使用需求，詳細(xì)填寫《特費申請表》，注明特費的用途、金額、預(yù)計使用時間等信息，并附上相關(guān)的證明材料，如業(yè)務(wù)拓展計劃、危機(jī)處理方案、項目預(yù)算等。2.部門負(fù)責(zé)人審核：申請人所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)特費的申請是否符合部門業(yè)務(wù)需求和公司相關(guān)規(guī)定。審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在申請表上簽字確認(rèn)。3.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門應(yīng)對申請表進(jìn)行財務(wù)審核，主要審核特費的預(yù)算合理性、資金來源、報銷標(biāo)準(zhǔn)等。審核通過后，財務(wù)部門在申請表上簽字確認(rèn)。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門審核通過后，申請表應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)特費的性質(zhì)和金額大小，進(jìn)行最終審批。審批權(quán)限1.小額特費（金額在[X]元以下）：由部門負(fù)責(zé)人審批后即可執(zhí)行。2.中等額度特費（金額在[X]元至[X]元之間）：由部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.大額特費（金額在[X]元以上）：由部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門審核后，報公司總經(jīng)理審批。對于特別重大的特費支出，還需提交公司董事會審議批準(zhǔn)。特費的使用與管理使用要求1.?？顚Ｓ茫禾刭M必須按照申請用途?？顚Ｓ?，不得挪作他用。如因特殊情況需要變更用途，應(yīng)重新履行申請和審批手續(xù)。2.嚴(yán)格控制支出：特費使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批的預(yù)算和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行支出，不得超支。如因?qū)嶋H情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前申請并經(jīng)審批同意后方可執(zhí)行。3.及時報銷：特費使用完畢后，使用人員應(yīng)及時辦理報銷手續(xù)。報銷時應(yīng)提供真實、合法、有效的發(fā)票和相關(guān)憑證，按照公司的報銷流程進(jìn)行操作。管理措施1.建立特費臺賬：財務(wù)部門應(yīng)建立特費臺賬，對每一筆特費的申請、審批、使用和報銷情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于查詢和統(tǒng)計。2.定期檢查：公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對特費的使用情況進(jìn)行檢查，確保特費的使用符合本辦法的規(guī)定。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.信息公開：公司應(yīng)定期公布特費的使用情況，接受全體員工的監(jiān)督。公開內(nèi)容包括特費的申請金額、審批情況、使用明細(xì)等。特費的報銷與核算報銷流程1.整理報銷憑證：特費使用人員在費用發(fā)生后，應(yīng)及時收集和整理相關(guān)的報銷憑證，如發(fā)票、收據(jù)、合同等。報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效，符合公司的報銷要求。2.填寫報銷單：使用人員應(yīng)根據(jù)報銷憑證填寫《特費報銷單》，注明特費的用途、金額、報銷日期等信息，并附上相關(guān)的證明材料。3.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對報銷單進(jìn)行審核，確認(rèn)報銷內(nèi)容是否與申請用途一致，報銷金額是否符合預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在報銷單上簽字確認(rèn)。4.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門應(yīng)對報銷單進(jìn)行財務(wù)審核，主要審核報銷憑證的合法性、合規(guī)性，報銷金額的準(zhǔn)確性等。審核通過后，財務(wù)部門在報銷單上簽字確認(rèn)。5.公司領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門審核通過后，報銷單應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)報銷金額的大小進(jìn)行最終審批。6.報銷支付：報銷單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門應(yīng)及時辦理報銷支付手續(xù)，將報銷款項支付給報銷人員。核算方法1.單獨核算：特費應(yīng)進(jìn)行單獨核算，設(shè)立專門的會計科目進(jìn)行記錄。財務(wù)部門應(yīng)按照特費的分類和項目進(jìn)行明細(xì)核算，準(zhǔn)確反映特費的收支情況。2.成本分?jǐn)偅簩τ谂c多個項目或部門相關(guān)的特費，應(yīng)按照合理的方法進(jìn)行成本分?jǐn)?，確保成本核算的準(zhǔn)確性。監(jiān)督與責(zé)任追究監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對特費的使用情況進(jìn)行審計，檢查特費的申請、審批、使用和報銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。審計結(jié)果應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。2.員工監(jiān)督：公司全體員工有權(quán)對特費的使用情況進(jìn)行監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)特費使用存在違規(guī)行為，可向公司內(nèi)部審計部門或其他相關(guān)部門舉報。責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自挪用特費、超支使用特費、虛報冒領(lǐng)特費等行為，一經(jīng)查實，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.情節(jié)較