社團(tuán)貨款管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織社團(tuán)貨款的管理，規(guī)范貨款結(jié)算流程，保障資金安全，提高資金使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及社團(tuán)貨款業(yè)務(wù)的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保貨款管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：貨款的核算、記錄和結(jié)算應(yīng)準(zhǔn)確無誤，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。3.及時(shí)性原則：及時(shí)處理貨款的收付業(yè)務(wù)，避免逾期付款或收款，維護(hù)公司/組織良好的商業(yè)信用。4.安全性原則：采取有效措施保障貨款資金的安全，防止資金損失和風(fēng)險(xiǎn)。二、社團(tuán)貨款的定義與分類（一）定義社團(tuán)貨款是指本公司/組織與各類社團(tuán)組織之間因業(yè)務(wù)往來而產(chǎn)生的應(yīng)收或應(yīng)付賬款。（二）分類1.按業(yè)務(wù)類型分類-產(chǎn)品銷售貨款：因向社團(tuán)銷售產(chǎn)品而形成的貨款。-服務(wù)提供貨款：因向社團(tuán)提供服務(wù)而產(chǎn)生的貨款。2.按結(jié)算方式分類-現(xiàn)金結(jié)算貨款：以現(xiàn)金形式收付的貨款。-銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算貨款：通過銀行轉(zhuǎn)賬方式進(jìn)行收付的貨款。-票據(jù)結(jié)算貨款：如支票、匯票等票據(jù)形式結(jié)算的貨款。三、貨款管理職責(zé)分工（一）銷售/業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)與社團(tuán)客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，簽訂銷售合同或服務(wù)協(xié)議，明確貨款結(jié)算方式、付款期限等條款。2.跟蹤業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，及時(shí)掌握社團(tuán)客戶的付款能力和信用狀況，對(duì)可能出現(xiàn)的逾期付款情況進(jìn)行預(yù)警。3.協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行貨款催收工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和信息。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定貨款管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.審核銷售合同或服務(wù)協(xié)議中的貨款結(jié)算條款，確保符合公司/組織利益和財(cái)務(wù)管理要求。3.準(zhǔn)確記錄和核算社團(tuán)貨款的收付情況，定期編制貨款報(bào)表，進(jìn)行財(cái)務(wù)分析。4.負(fù)責(zé)貨款的催收和支付工作，對(duì)逾期未付貨款采取有效的催款措施，確保資金及時(shí)回籠。5.配合相關(guān)部門對(duì)貨款風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和控制，提出防范建議。（三）法務(wù)部門1.審查銷售合同或服務(wù)協(xié)議中的法律條款，確保其合法有效，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。2.為貨款管理提供法律咨詢和支持，協(xié)助處理貨款糾紛等法律事務(wù)。四、貨款結(jié)算流程（一）銷售合同簽訂1.銷售/業(yè)務(wù)部門與社團(tuán)客戶就業(yè)務(wù)合作事宜進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致后起草銷售合同或服務(wù)協(xié)議。2.合同內(nèi)容應(yīng)包括雙方基本信息、業(yè)務(wù)內(nèi)容、產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨或服務(wù)期限、貨款結(jié)算方式、付款期限、違約責(zé)任等條款。3.銷售合同或服務(wù)協(xié)議經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，并報(bào)送財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門備案。（二）發(fā)貨/服務(wù)提供1.銷售/業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定安排發(fā)貨或提供服務(wù)，并及時(shí)將發(fā)貨憑證或服務(wù)完成證明提交給財(cái)務(wù)部門。2.發(fā)貨憑證或服務(wù)完成證明應(yīng)包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期、服務(wù)內(nèi)容、完成時(shí)間等信息。（三）貨款結(jié)算申請1.銷售/業(yè)務(wù)部門在發(fā)貨或服務(wù)完成后，按照合同約定的結(jié)算方式和付款期限，填寫貨款結(jié)算申請表。2.貨款結(jié)算申請表應(yīng)包括客戶名稱、合同編號(hào)、業(yè)務(wù)內(nèi)容、發(fā)貨或服務(wù)日期、結(jié)算金額、付款方式、預(yù)計(jì)收款日期等信息，并附上發(fā)貨憑證或服務(wù)完成證明。3.銷售/業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)貨款結(jié)算申請表進(jìn)行審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門。（四）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門收到貨款結(jié)算申請表后，對(duì)其進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括合同條款的執(zhí)行情況、發(fā)貨或服務(wù)的真實(shí)性、結(jié)算金額的準(zhǔn)確性、付款方式和期限是否符合合同約定等。3.如審核發(fā)現(xiàn)問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與銷售/業(yè)務(wù)部門溝通，要求其進(jìn)行更正或補(bǔ)充相關(guān)資料。（五）貨款支付1.經(jīng)財(cái)務(wù)審核無誤后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司/組織的資金狀況和付款計(jì)劃，安排貨款支付。2.對(duì)于現(xiàn)金結(jié)算貨款，財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定提取現(xiàn)金，并與客戶進(jìn)行當(dāng)面結(jié)算。3.對(duì)于銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算貨款，財(cái)務(wù)部門通過網(wǎng)上銀行或其他銀行渠道將款項(xiàng)支付至客戶指定的銀行賬戶。4.對(duì)于票據(jù)結(jié)算貨款，財(cái)務(wù)部門開具相應(yīng)的票據(jù)，并按照票據(jù)管理規(guī)定進(jìn)行交付和跟蹤。（六）貨款催收1.對(duì)于逾期未付的貨款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向銷售/業(yè)務(wù)部門發(fā)出催款通知，并與客戶溝通了解逾期原因。2.銷售/業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行溝通協(xié)商，督促其盡快支付貨款。對(duì)于多次催收仍未支付的客戶，應(yīng)采取進(jìn)一步的催款措施，如發(fā)送律師函、暫停業(yè)務(wù)合作等。3.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)逾期未付貨款進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，評(píng)估貨款風(fēng)險(xiǎn)，并向管理層匯報(bào)。五、貨款風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與控制（一）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)社團(tuán)客戶的信用狀況進(jìn)行評(píng)估，建立客戶信用檔案。2.信用評(píng)估指標(biāo)包括客戶的經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、信用記錄、付款能力等。3.根據(jù)信用評(píng)估結(jié)果，將客戶分為不同的信用等級(jí)，如A級(jí)（信用良好）、B級(jí)（信用一般）、C級(jí)（信用較差）、D級(jí)（信用惡劣）。（二）風(fēng)險(xiǎn)控制措施1.對(duì)于A級(jí)客戶，可給予一定的信用額度和優(yōu)惠結(jié)算政策，鼓勵(lì)其長期合作。2.對(duì)于B級(jí)客戶，應(yīng)加強(qiáng)貨款跟蹤和催收力度，適當(dāng)控制信用額度。3.對(duì)于C級(jí)客戶，采取較為嚴(yán)格的貨款結(jié)算方式，如要求預(yù)付款或現(xiàn)款現(xiàn)貨，并密切關(guān)注其付款情況。4.對(duì)于D級(jí)客戶，原則上停止與其業(yè)務(wù)合作，或在采取充分風(fēng)險(xiǎn)防范措施的前提下，謹(jǐn)慎開展業(yè)務(wù)。六、貨款核算與賬務(wù)處理（一）核算原則1.按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則進(jìn)行貨款核算，確保收入和成本費(fèi)用的準(zhǔn)確匹配。2.以實(shí)際發(fā)生的交易為依據(jù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄貨款的收付情況。（二）賬務(wù)處理1.銷售/業(yè)務(wù)部門發(fā)貨或服務(wù)完成后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)發(fā)貨憑證或服務(wù)完成證明確認(rèn)銷售收入，并同時(shí)確認(rèn)應(yīng)收賬款。2.收到客戶支付的貨款時(shí)，財(cái)務(wù)部門按照實(shí)際收到的金額沖減應(yīng)收賬款，并記錄銀行存款或現(xiàn)金的增加。3.對(duì)于因質(zhì)量問題、銷售折讓等原因發(fā)生的貨款調(diào)整，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)相關(guān)協(xié)議和審批文件進(jìn)行賬務(wù)處理，沖減相應(yīng)的銷售收入和應(yīng)收賬款。4.定期對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。對(duì)于確實(shí)無法收回的應(yīng)收賬款，按照公司/組織的壞賬核銷制度進(jìn)行核銷處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)社團(tuán)貨款管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查貨款管理制度的執(zhí)行情況、貨款結(jié)算流程的合規(guī)性、財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性等。2.審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）財(cái)務(wù)檢查1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)貨款管理情況進(jìn)行自查，包括賬務(wù)核對(duì)、賬款催收情況、風(fēng)險(xiǎn)控制措施執(zhí)行情況等。2.對(duì)自查發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，確保貨款管理工作規(guī)范有序。八、信息溝通與報(bào)告（一）信息溝通1.銷售/業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門之間應(yīng)建立有效的信息溝通機(jī)制，及時(shí)共享貨款管理相關(guān)信息。2.定期召開貨款管理工作會(huì)議，通報(bào)貨款收付情況、風(fēng)險(xiǎn)狀況、存在問題及解決措施等。（二）報(bào)告1.財(cái)務(wù)部門定期編制貨款管理報(bào)告，向管理層匯報(bào)社團(tuán)貨款的總體情況、收款進(jìn)度、逾期賬款情況、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果