電子關(guān)封管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子關(guān)封管理，規(guī)范電子關(guān)封的制作、使用、流轉(zhuǎn)及存儲(chǔ)等流程，確保公司業(yè)務(wù)在海關(guān)監(jiān)管下高效、準(zhǔn)確、安全地運(yùn)行，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司涉及海關(guān)監(jiān)管貨物進(jìn)出口業(yè)務(wù)中電子關(guān)封的管理活動(dòng)，包括但不限于貨物申報(bào)、查驗(yàn)、放行等環(huán)節(jié)中電子關(guān)封的使用。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家海關(guān)法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保電子關(guān)封管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：電子關(guān)封所承載的信息必須準(zhǔn)確、完整，與實(shí)際貨物情況及業(yè)務(wù)流程相符。3.安全性原則：采取有效措施保障電子關(guān)封數(shù)據(jù)的安全，防止信息泄露、篡改等情況發(fā)生。4.高效性原則：優(yōu)化電子關(guān)封管理流程，提高工作效率，減少業(yè)務(wù)操作時(shí)間和成本。二、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，發(fā)起電子關(guān)封的制作申請(qǐng)，并提供準(zhǔn)確的貨物信息及相關(guān)資料。2.負(fù)責(zé)在業(yè)務(wù)操作過(guò)程中正確使用電子關(guān)封，確保關(guān)封與貨物一致，并按照規(guī)定流程流轉(zhuǎn)。3.配合海關(guān)及其他相關(guān)部門對(duì)電子關(guān)封進(jìn)行查驗(yàn)、核對(duì)等工作。（二）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)電子關(guān)封管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.提供技術(shù)支持，保障電子關(guān)封信息在系統(tǒng)中的準(zhǔn)確錄入、存儲(chǔ)和傳輸。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門解決電子關(guān)封使用過(guò)程中的技術(shù)問(wèn)題。（三）關(guān)務(wù)部門1.審核業(yè)務(wù)部門提交的電子關(guān)封制作申請(qǐng)，確保申請(qǐng)符合海關(guān)規(guī)定和公司業(yè)務(wù)要求。2.負(fù)責(zé)與海關(guān)溝通協(xié)調(diào)電子關(guān)封相關(guān)事宜，及時(shí)了解海關(guān)政策變化并傳達(dá)給相關(guān)部門。3.對(duì)電子關(guān)封的整個(gè)生命周期進(jìn)行監(jiān)控和管理，確保關(guān)封的使用規(guī)范、流轉(zhuǎn)順暢。（四）風(fēng)險(xiǎn)管理部門1.對(duì)電子關(guān)封管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和分析，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施。2.監(jiān)督各部門在電子關(guān)封管理中的風(fēng)險(xiǎn)管理執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正潛在風(fēng)險(xiǎn)。三、電子關(guān)封的制作（一）制作申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門在需要使用電子關(guān)封時(shí)，應(yīng)填寫《電子關(guān)封制作申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)值、申報(bào)口岸、運(yùn)輸方式等信息，并附上相關(guān)的貿(mào)易合同、發(fā)票、裝箱單等資料。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至關(guān)務(wù)部門。（二）審核關(guān)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)資料的完整性、準(zhǔn)確性，貨物信息與海關(guān)監(jiān)管要求的符合性等。如審核通過(guò)，關(guān)務(wù)部門在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)信息傳遞給信息技術(shù)部門。（三）系統(tǒng)錄入信息技術(shù)部門根據(jù)關(guān)務(wù)部門傳遞的申請(qǐng)信息，在電子關(guān)封管理系統(tǒng)中進(jìn)行準(zhǔn)確錄入。錄入內(nèi)容應(yīng)包括貨物基本信息、關(guān)封編號(hào)、制作時(shí)間、有效期等。錄入完成后，系統(tǒng)自動(dòng)生成電子關(guān)封數(shù)據(jù)，并進(jìn)行加密存儲(chǔ)。（四）關(guān)封生成信息技術(shù)部門依據(jù)系統(tǒng)錄入的數(shù)據(jù)，通過(guò)特定的加密算法和安全機(jī)制，生成電子關(guān)封文件。電子關(guān)封文件應(yīng)具備唯一性、不可篡改性和可追溯性。生成后的電子關(guān)封文件將與系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，并存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器上。（五）發(fā)放關(guān)務(wù)部門在確認(rèn)電子關(guān)封制作完成后，將電子關(guān)封文件發(fā)放給業(yè)務(wù)部門。發(fā)放方式可采用電子傳輸或存儲(chǔ)介質(zhì)拷貝等安全方式，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括發(fā)放時(shí)間、發(fā)放對(duì)象、關(guān)封編號(hào)等信息。四、電子關(guān)封的使用（一）領(lǐng)取業(yè)務(wù)部門在收到關(guān)務(wù)部門發(fā)放的電子關(guān)封后，應(yīng)及時(shí)安排專人領(lǐng)取。領(lǐng)取人員需在《電子關(guān)封領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)，確保關(guān)封領(lǐng)取的準(zhǔn)確性和可追溯性。（二）使用要求1.業(yè)務(wù)部門在使用電子關(guān)封時(shí)，必須嚴(yán)格按照海關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行操作。電子關(guān)封應(yīng)與實(shí)際貨物一一對(duì)應(yīng)，不得擅自更改關(guān)封內(nèi)容或用于其他貨物。2.在貨物申報(bào)環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將電子關(guān)封信息準(zhǔn)確錄入海關(guān)申報(bào)系統(tǒng)，確保申報(bào)數(shù)據(jù)與關(guān)封數(shù)據(jù)一致。3.在貨物運(yùn)輸過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)妥善保管電子關(guān)封，防止關(guān)封丟失、損壞或被盜用。如發(fā)現(xiàn)電子關(guān)封出現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即向關(guān)務(wù)部門報(bào)告。（三）流轉(zhuǎn)1.電子關(guān)封在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過(guò)程中，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行傳遞。傳遞過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)做好交接記錄，記錄內(nèi)容包括交接時(shí)間、交接人員、關(guān)封編號(hào)等。2.如電子關(guān)封需要跨部門流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)部門應(yīng)及時(shí)通知關(guān)務(wù)部門，關(guān)務(wù)部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)事宜，確保關(guān)封流轉(zhuǎn)的順暢和安全。（四）查驗(yàn)配合1.海關(guān)對(duì)貨物進(jìn)行查驗(yàn)時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合，及時(shí)提供電子關(guān)封及相關(guān)資料。2.如海關(guān)在查驗(yàn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)電子關(guān)封存在問(wèn)題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)協(xié)助關(guān)務(wù)部門進(jìn)行核實(shí)和處理，并按照海關(guān)要求進(jìn)行整改。五、電子關(guān)封的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式電子關(guān)封數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在公司專門的服務(wù)器上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。存儲(chǔ)服務(wù)器應(yīng)具備安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止數(shù)據(jù)被非法訪問(wèn)和篡改。（二）保管期限電子關(guān)封數(shù)據(jù)及相關(guān)資料的保管期限應(yīng)按照海關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為自貨物放行之日起[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)關(guān)務(wù)部門審核同意，方可進(jìn)行銷毀。（三）訪問(wèn)權(quán)限1.信息技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)各部門的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，設(shè)置不同的電子關(guān)封管理系統(tǒng)訪問(wèn)權(quán)限。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作電子關(guān)封相關(guān)數(shù)據(jù)。2.訪問(wèn)權(quán)限應(yīng)定期進(jìn)行審核和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置的合理性和安全性。（四）安全審計(jì)1.公司應(yīng)建立電子關(guān)封管理安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)電子關(guān)封的制作、使用、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和審計(jì)。2.審計(jì)內(nèi)容包括操作記錄、數(shù)據(jù)訪問(wèn)記錄、系統(tǒng)異常情況等。審計(jì)結(jié)果應(yīng)定期進(jìn)行分析和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正潛在的安全問(wèn)題。六、電子關(guān)封的變更與注銷（一）變更1.在電子關(guān)封有效期內(nèi)，如因貨物信息變更、運(yùn)輸方式調(diào)整等原因需要對(duì)電子關(guān)封內(nèi)容進(jìn)行變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《電子關(guān)封變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更原因及變更內(nèi)容，并附上相關(guān)證明材料。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至關(guān)務(wù)部門。關(guān)務(wù)部門審核通過(guò)后，將變更申請(qǐng)傳遞給信息技術(shù)部門。3.信息技術(shù)部門對(duì)電子關(guān)封管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)變更，并重新生成電子關(guān)封文件。變更后的電子關(guān)封文件應(yīng)按照本辦法規(guī)定的流程進(jìn)行發(fā)放和使用。（二）注銷1.電子關(guān)封在有效期屆滿后，或因貨物已放行、退運(yùn)、放棄等原因不再需要使用時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《電子關(guān)封注銷申請(qǐng)表》，提交至關(guān)務(wù)部門。2.關(guān)務(wù)部門審核申請(qǐng)后，通知信息技術(shù)部門對(duì)電子關(guān)封管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行注銷處理，并將相關(guān)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行妥善保管或銷毀。3.注銷記錄應(yīng)詳細(xì)記錄注銷時(shí)間、注銷原因、關(guān)封編號(hào)等信息，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.關(guān)務(wù)部門應(yīng)制定年度電子關(guān)封管理培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織業(yè)務(wù)部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括海關(guān)法律法規(guī)、電子關(guān)封管理辦法、系統(tǒng)操作流程、風(fēng)險(xiǎn)防控等方面的知識(shí)和技能。（二）培訓(xùn)方式培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、案例分析、實(shí)地操作等多種形式，以提高培訓(xùn)效果，確保相關(guān)人員熟悉和掌握電子關(guān)封管理的各項(xiàng)要求和操作技能。（三）宣傳推廣1.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子關(guān)封管理辦法的宣傳推廣工作，通過(guò)內(nèi)部公告、宣傳欄、郵件等方式，向全體員工宣傳電子關(guān)封管理的重要性和相關(guān)規(guī)定。2.鼓勵(lì)員工積極參與電子關(guān)封管理工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋，共同維護(hù)公司電子關(guān)封管理的規(guī)范和安全。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.關(guān)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)公司電子關(guān)封管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)業(yè)務(wù)部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)部門的電子關(guān)封管理情況進(jìn)行抽查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括電子關(guān)封的制作、使用、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、變更、注銷等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，以及相關(guān)記錄的完整性和準(zhǔn)確性等。（二）問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，關(guān)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)制定詳細(xì)的整改措施，明確整改責(zé)任人及整改期限，并將整改情況及時(shí)反饋給關(guān)務(wù)部門。3.關(guān)務(wù)部門對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、績(jī)效扣分等。2.如因違規(guī)行為導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失或法律風(fēng)險(xiǎn)