申購(gòu)流程管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織的申購(gòu)流程，加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)活動(dòng)的管理，確保申購(gòu)行為的合規(guī)性、合理性和高效性，保障公司/組織的正常運(yùn)營(yíng)，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要進(jìn)行的各類(lèi)物資、設(shè)備、服務(wù)等的申購(gòu)活動(dòng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：申購(gòu)流程必須嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司/組織的采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.合理性原則：申購(gòu)應(yīng)基于實(shí)際工作需求，避免盲目采購(gòu)和浪費(fèi)，確保資源的合理配置。3.高效性原則：優(yōu)化申購(gòu)流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤，提高采購(gòu)效率，滿(mǎn)足工作的及時(shí)性要求。4.權(quán)責(zé)明確原則：明確各部門(mén)及相關(guān)人員在申購(gòu)流程中的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任清晰，各司其職。二、申購(gòu)流程職責(zé)分工（一）申購(gòu)部門(mén)1.提出申購(gòu)需求：根據(jù)本部門(mén)的工作任務(wù)和實(shí)際需要，準(zhǔn)確填寫(xiě)申購(gòu)單，詳細(xì)說(shuō)明申購(gòu)物資/設(shè)備/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。2.提供技術(shù)參數(shù)和質(zhì)量要求：對(duì)于專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的物資/設(shè)備，申購(gòu)部門(mén)應(yīng)提供相應(yīng)的技術(shù)參數(shù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)的物資/設(shè)備符合工作要求。3.審核申購(gòu)內(nèi)容：申購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)的申購(gòu)內(nèi)容進(jìn)行審核，確保申購(gòu)需求真實(shí)、合理，并簽字確認(rèn)。（二）歸口管理部門(mén)1.審核申購(gòu)合理性：歸口管理部門(mén)根據(jù)公司/組織的相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)需求，對(duì)申購(gòu)部門(mén)提交的申購(gòu)單進(jìn)行合理性審核，判斷申購(gòu)是否必要，是否符合公司/組織的整體規(guī)劃和資源配置。2.協(xié)調(diào)資源：對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)或需要跨部門(mén)協(xié)調(diào)的申購(gòu)事項(xiàng)，歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)，確保申購(gòu)流程的順利進(jìn)行。3.提出專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)：歸口管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)申購(gòu)物資/設(shè)備/服務(wù)的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量要求等提出專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)，為采購(gòu)決策提供參考。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.資金預(yù)算審核：財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)申購(gòu)項(xiàng)目的資金預(yù)算進(jìn)行審核，確保申購(gòu)資金在公司/組織的預(yù)算范圍內(nèi)，并有足夠的資金支持采購(gòu)活動(dòng)。2.費(fèi)用控制：在采購(gòu)過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)控，確保采購(gòu)成本符合預(yù)算要求，避免超支情況的發(fā)生。3.付款審核：根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)審批文件，財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)款項(xiàng)的支付進(jìn)行審核，確保付款手續(xù)齊全、合規(guī)，保障公司/組織的資金安全。（四）采購(gòu)部門(mén)1.采購(gòu)執(zhí)行：根據(jù)審核通過(guò)的申購(gòu)單，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)按照規(guī)定的采購(gòu)方式和流程，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.合同簽訂與管理：采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和管理。3.采購(gòu)進(jìn)度跟蹤：及時(shí)向申購(gòu)部門(mén)反饋采購(gòu)進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)完成。（五）驗(yàn)收部門(mén)1.制定驗(yàn)收方案：驗(yàn)收部門(mén)根據(jù)申購(gòu)物資/設(shè)備/服務(wù)的特點(diǎn)和要求，制定詳細(xì)的驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法和驗(yàn)收流程。2.組織驗(yàn)收：按照驗(yàn)收方案對(duì)采購(gòu)的物資/設(shè)備/服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，檢查其數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等是否符合申購(gòu)要求和合同約定。3.出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收部門(mén)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，作為采購(gòu)款項(xiàng)支付和資產(chǎn)入賬的依據(jù)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)和供應(yīng)商溝通，協(xié)商解決問(wèn)題。三、申購(gòu)流程具體步驟（一）申購(gòu)申請(qǐng)1.申購(gòu)部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《申購(gòu)單》?！渡曩?gòu)單》應(yīng)包括以下內(nèi)容：申購(gòu)部門(mén)名稱(chēng)、申請(qǐng)人姓名及聯(lián)系方式；申購(gòu)日期；申購(gòu)物資/設(shè)備/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、詳細(xì)用途說(shuō)明；預(yù)計(jì)到貨日期；技術(shù)參數(shù)和質(zhì)量要求（如有）；預(yù)算金額。2.申購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申購(gòu)內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)申購(gòu)需求真實(shí)、合理后簽字，并提交歸口管理部門(mén)。（二）歸口審核1.歸口管理部門(mén)收到申購(gòu)單后，按照職責(zé)分工對(duì)申購(gòu)內(nèi)容進(jìn)行合理性審核。審核要點(diǎn)包括：申購(gòu)是否符合公司/組織的業(yè)務(wù)需求和發(fā)展規(guī)劃；申購(gòu)數(shù)量是否合理，是否存在浪費(fèi)或過(guò)度申購(gòu)的情況；技術(shù)參數(shù)和質(zhì)量要求是否明確、合理，是否符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；預(yù)算金額是否在公司/組織的預(yù)算范圍內(nèi)。2.如申購(gòu)內(nèi)容存在問(wèn)題或需要進(jìn)一步補(bǔ)充信息，歸口管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與申購(gòu)部門(mén)溝通，提出修改意見(jiàn)。申購(gòu)部門(mén)修改完善后重新提交審核。3.歸口管理部門(mén)審核通過(guò)后，簽字確認(rèn)并提交財(cái)務(wù)部門(mén)。（三）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門(mén)收到申購(gòu)單后，對(duì)申購(gòu)項(xiàng)目的資金預(yù)算進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括：申購(gòu)項(xiàng)目是否有相應(yīng)的預(yù)算安排；預(yù)算金額是否準(zhǔn)確，是否與公司/組織的財(cái)務(wù)規(guī)劃相符；資金來(lái)源是否可靠。2.如申購(gòu)項(xiàng)目的資金預(yù)算存在問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與申購(gòu)部門(mén)和歸口管理部門(mén)溝通，提出調(diào)整建議。申購(gòu)部門(mén)和歸口管理部門(mén)根據(jù)建議進(jìn)行修改或重新申請(qǐng)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，簽字確認(rèn)并提交采購(gòu)部門(mén)。（四）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門(mén)收到審核通過(guò)的申購(gòu)單后，按照以下采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)：集中采購(gòu)：對(duì)于金額較大、通用性強(qiáng)、采購(gòu)頻率高的物資/設(shè)備/服務(wù)，采用集中采購(gòu)方式。采購(gòu)部門(mén)通過(guò)招標(biāo)、詢(xún)價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。分散采購(gòu)：對(duì)于金額較小、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)、個(gè)性化需求較高的物資/設(shè)備/服務(wù)，采用分散采購(gòu)方式。采購(gòu)部門(mén)在公司/組織認(rèn)可的供應(yīng)商范圍內(nèi)，通過(guò)直接采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等方式進(jìn)行采購(gòu)。2.在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商充分溝通，確保采購(gòu)物資/設(shè)備/服務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等符合申購(gòu)要求和合同約定。3.采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，合同應(yīng)明確以下主要條款：雙方的名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式；采購(gòu)物資/設(shè)備/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；價(jià)格及付款方式；交貨期、交貨地點(diǎn)及交貨方式；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法；違約責(zé)任及爭(zhēng)議解決方式等。（五）到貨驗(yàn)收1.采購(gòu)部門(mén)在物資/設(shè)備/服務(wù)到貨前，應(yīng)及時(shí)通知申購(gòu)部門(mén)和驗(yàn)收部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.驗(yàn)收部門(mén)按照制定的驗(yàn)收方案對(duì)到貨的物資/設(shè)備/服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括：數(shù)量驗(yàn)收：核對(duì)到貨數(shù)量是否與申購(gòu)單和采購(gòu)合同一致；規(guī)格型號(hào)驗(yàn)收：檢查到貨物資/設(shè)備的規(guī)格、型號(hào)是否符合申購(gòu)要求；質(zhì)量驗(yàn)收：按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資/設(shè)備的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，可采用檢驗(yàn)報(bào)告、試用、測(cè)試等方式；外觀(guān)驗(yàn)收：檢查物資/設(shè)備的外觀(guān)是否有損壞、變形等情況。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收部門(mén)出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》應(yīng)包括以下內(nèi)容：驗(yàn)收項(xiàng)目名稱(chēng)；驗(yàn)收日期；申購(gòu)部門(mén)名稱(chēng)、采購(gòu)合同編號(hào)；物資/設(shè)備/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量；驗(yàn)收情況描述（包括驗(yàn)收結(jié)果、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況）；驗(yàn)收人員簽字。4.如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《驗(yàn)收不合格報(bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明不合格情況及原因，并提交采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決問(wèn)題，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，并跟蹤處理結(jié)果。（六）入庫(kù)及付款1.驗(yàn)收合格的物資/設(shè)備辦理入庫(kù)手續(xù)，倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》和采購(gòu)合同，核對(duì)物資/設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息，無(wú)誤后辦理入庫(kù)登記，并更新庫(kù)存臺(tái)賬。2.采購(gòu)部門(mén)將驗(yàn)收通過(guò)的采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料提交財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定和審批流程進(jìn)行付款審核，審核通過(guò)后辦理付款手續(xù)。四、特殊情況處理（一）緊急申購(gòu)1.因工作急需，無(wú)法按照正常申購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)的物資/設(shè)備/服務(wù)，申購(gòu)部門(mén)可提出緊急申購(gòu)申請(qǐng)。2.緊急申購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明緊急原因、所需物資/設(shè)備/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，并經(jīng)申購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交歸口管理部門(mén)審核。3.歸口管理部門(mén)審核通過(guò)后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)立即啟動(dòng)緊急采購(gòu)程序，優(yōu)先滿(mǎn)足工作需求。4.緊急采購(gòu)?fù)瓿珊?，申?gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)申購(gòu)手續(xù)，并按照正常流程進(jìn)行驗(yàn)收、入庫(kù)和付款。（二）變更申購(gòu)1.在申購(gòu)流程執(zhí)行過(guò)程中，如因工作需要對(duì)申購(gòu)內(nèi)容進(jìn)行變更，申購(gòu)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《申購(gòu)變更單》，詳細(xì)說(shuō)明變更的內(nèi)容、原因及影響，并經(jīng)申購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交歸口管理部門(mén)審核。2.歸口管理部門(mén)審核通過(guò)后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審核資金預(yù)算變更情況。財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，提交采購(gòu)部門(mén)。3.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)《申購(gòu)變更單》與供應(yīng)商協(xié)商變更采購(gòu)合同條款，并重新簽訂補(bǔ)充合同或變更原合同。4.變更后的申購(gòu)按照新的申購(gòu)流程進(jìn)行后續(xù)操作，包括驗(yàn)收、入庫(kù)和付款等。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)申購(gòu)流程的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查申購(gòu)行為是否合規(guī)、合理，采購(gòu)過(guò)程是否規(guī)范，資金使用是否符合預(yù)算要求等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常監(jiān)督1.各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)申購(gòu)流程執(zhí)行情況的自查自糾，確保申購(gòu)行為符合規(guī)定要求。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期向公司/組織匯報(bào)采購(gòu)工作進(jìn)展情況，包括申購(gòu)執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、采購(gòu)成本控制情況等，接受公司/組織的監(jiān)督檢查。（三）違規(guī)處理對(duì)于在申購(gòu)流程中違反本管理辦法及相關(guān)法律法規(guī)的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重