火災(zāi)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織火災(zāi)檔案管理，規(guī)范火災(zāi)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保火災(zāi)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為公司/組織消防安全管理提供有力支持，依據(jù)《中華人民共和國消防法》《機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)火災(zāi)檔案的管理工作。（三）定義本辦法所稱火災(zāi)檔案，是指公司/組織在火災(zāi)預(yù)防、火災(zāi)撲救、火災(zāi)調(diào)查等消防安全管理活動中形成的，具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄等的總稱。（四）管理原則火災(zāi)檔案管理應(yīng)遵循真實(shí)、完整、規(guī)范、安全、有效的原則，確保火災(zāi)檔案能夠準(zhǔn)確反映公司/組織消防安全管理工作的實(shí)際情況，并便于查閱和利用。二、火災(zāi)檔案的分類與編號（一）分類火災(zāi)檔案分為火災(zāi)預(yù)防檔案、火災(zāi)撲救檔案、火災(zāi)調(diào)查檔案三大類。1.火災(zāi)預(yù)防檔案消防設(shè)施檔案：包括消防設(shè)施的設(shè)計(jì)圖紙、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測報(bào)告等。消防安全管理制度檔案：公司/組織制定的各項(xiàng)消防安全管理制度、操作規(guī)程等文件。消防宣傳教育檔案：消防宣傳活動記錄、培訓(xùn)資料、員工消防安全培訓(xùn)檔案等?；馂?zāi)隱患排查治理檔案：火災(zāi)隱患排查記錄、整改方案、整改報(bào)告等。重點(diǎn)部位檔案：重點(diǎn)防火部位的基本情況、消防安全措施、責(zé)任人等資料。2.火災(zāi)撲救檔案火災(zāi)報(bào)警記錄：火災(zāi)發(fā)生時的報(bào)警時間、報(bào)警人、報(bào)警內(nèi)容等記錄。滅火救援預(yù)案及演練檔案：滅火救援預(yù)案文本、演練計(jì)劃、演練記錄等?；馂?zāi)撲救過程記錄：火災(zāi)撲救過程中的現(xiàn)場指揮、力量部署、滅火措施、火災(zāi)損失等情況記錄。火災(zāi)現(xiàn)場照片、錄像資料：火災(zāi)現(xiàn)場的照片、錄像，記錄火災(zāi)發(fā)生時的現(xiàn)場情況。3.火災(zāi)調(diào)查檔案火災(zāi)事故報(bào)告：火災(zāi)事故發(fā)生后，向上級主管部門及相關(guān)部門提交的事故報(bào)告?；馂?zāi)事故調(diào)查材料：火災(zāi)事故調(diào)查過程中形成的詢問筆錄、現(xiàn)場勘查記錄、技術(shù)鑒定報(bào)告等材料?；馂?zāi)事故處理結(jié)果檔案：火災(zāi)事故的處理決定、處罰文件等。（二）編號火災(zāi)檔案應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號規(guī)則如下：1.大類編號：火災(zāi)預(yù)防檔案編號為“YF”，火災(zāi)撲救檔案編號為“YP”，火災(zāi)調(diào)查檔案編號為“YD”。2.分類編號：在大類編號后，根據(jù)具體分類進(jìn)行編號，如消防設(shè)施檔案編號為“YF01”，消防安全管理制度檔案編號為“YF02”等。3.年度編號：在分類編號后，加上年份，如“YF0120XX”。4.順序編號：在年度編號后，按照檔案形成的先后順序進(jìn)行順序編號，如“YF0120XX001”。三、火災(zāi)檔案的收集（一）收集范圍各部門、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照本辦法規(guī)定的火災(zāi)檔案分類，及時收集本部門在消防安全管理活動中形成的各類文件、資料、記錄等，確?；馂?zāi)檔案的完整性。1.日常工作記錄：如消防設(shè)施巡查記錄、消防安全檢查記錄、火災(zāi)隱患整改記錄等。2.文件資料：包括上級部門下發(fā)的消防安全文件、公司/組織內(nèi)部制定的消防安全制度、應(yīng)急預(yù)案等。3.照片、錄像資料：火災(zāi)現(xiàn)場照片、消防演練照片、消防宣傳活動照片等。4.其他相關(guān)資料：與消防安全管理有關(guān)的會議紀(jì)要、報(bào)告、函件等。（二）收集要求1.及時性：各部門應(yīng)在火災(zāi)預(yù)防、撲救、調(diào)查等工作完成后，及時將相關(guān)檔案資料收集整理，移交至公司/組織檔案管理部門。2.完整性：收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，能夠準(zhǔn)確反映消防安全管理工作的全過程。3.真實(shí)性：檔案資料應(yīng)真實(shí)可靠，不得偽造、篡改。（三）收集流程1.部門收集：各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門火災(zāi)檔案的收集工作，按照收集范圍和要求，定期收集各類檔案資料。2.整理匯總：收集人員對收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，核對資料的完整性和準(zhǔn)確性，按照分類進(jìn)行匯總。3.移交檔案管理部門：各部門將整理匯總后的火災(zāi)檔案資料，定期移交至公司/組織檔案管理部門。移交時，應(yīng)填寫《火災(zāi)檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。四、火災(zāi)檔案的整理（一）整理原則火災(zāi)檔案整理應(yīng)遵循遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用的原則。（二）整理方法1.分類整理：按照本辦法規(guī)定的火災(zāi)檔案分類，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。同一類別的檔案資料應(yīng)集中存放，并按照編號順序排列。2.裝訂成冊：對紙張較多的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊。裝訂時應(yīng)注意保持文件的完整性，不得損壞文件內(nèi)容。3.編目編號：對整理好的火災(zāi)檔案進(jìn)行編目編號，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。（三）整理要求1.準(zhǔn)確性：整理后的火災(zāi)檔案應(yīng)準(zhǔn)確反映消防安全管理工作的實(shí)際情況，檔案內(nèi)容與編號應(yīng)一一對應(yīng)。2.規(guī)范性：整理過程應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定的分類和編號規(guī)則進(jìn)行，確保檔案整理的規(guī)范性。3.美觀性：裝訂成冊的檔案應(yīng)整齊美觀，頁面整潔，無褶皺、破損等情況。五、火災(zāi)檔案的保管（一）保管場所公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的火災(zāi)檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確?；馂?zāi)檔案的安全保管。（二）保管期限火災(zāi)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值確定，具體保管期限如下：1.永久保管：公司/組織的消防安全管理制度、滅火救援預(yù)案等重要文件。重大火災(zāi)事故的調(diào)查材料、處理結(jié)果等檔案。2.長期保管：消防設(shè)施檔案、火災(zāi)隱患排查治理檔案等與消防安全管理密切相關(guān)的檔案，保管期限為10年?；馂?zāi)撲救過程記錄、火災(zāi)現(xiàn)場照片、錄像資料等檔案，保管期限為5年。3.短期保管：消防宣傳教育檔案、日常消防安全檢查記錄等檔案，保管期限為3年。（三）保管要求1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對火災(zāi)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全保管。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管環(huán)境等。2.維護(hù)保養(yǎng)：根據(jù)檔案保管的需要，對檔案保管場所和設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保檔案保管環(huán)境符合要求。3.安全防護(hù)：加強(qiáng)對火災(zāi)檔案保管場所的安全防護(hù)，防止火災(zāi)、盜竊、損壞等事故的發(fā)生。六、火災(zāi)檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門因消防安全管理工作需要，可以查閱、借閱火災(zāi)檔案。外部單位因工作需要查閱公司/組織火災(zāi)檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部部門查閱火災(zāi)檔案時，應(yīng)填寫《火災(zāi)檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱記錄。2.內(nèi)部借閱：因工作需要借閱火災(zāi)檔案的，借閱人應(yīng)填寫《火災(zāi)檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等內(nèi)容，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。3.外部查閱：外部單位查閱公司/組織火災(zāi)檔案的，應(yīng)提前向公司/組織提交查閱申請，說明查閱目的、范圍等內(nèi)容。經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定提供檔案，并安排專人陪同查閱。查閱過程中，查閱人員應(yīng)遵守公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（三）利用要求1.遵守規(guī)定：利用火災(zāi)檔案的人員應(yīng)遵守本辦法及公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。2.保護(hù)檔案：在利用火災(zāi)檔案過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全，不得損壞檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。七、火災(zāi)檔案的銷毀（一）銷毀條件火災(zāi)檔案保管期滿后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門對檔案進(jìn)行鑒定，確無保存價(jià)值的，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.編制銷毀清冊：檔案管理部門對擬銷毀的火災(zāi)檔案進(jìn)行清理，編制《火災(zāi)檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.審批：《火災(zāi)檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施：檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)火災(zāi)檔案的銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底。銷毀后，在《火