電子采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子采購活動(dòng)，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，加強(qiáng)采購管理與監(jiān)督，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門通過電子采購平臺進(jìn)行的物資采購、服務(wù)采購等活動(dòng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：電子采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購過程合法、合規(guī)、公正。2.公開透明原則：采購信息應(yīng)在規(guī)定范圍內(nèi)公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)方的監(jiān)督，保證采購過程的透明度。3.公平競爭原則：營造公平競爭的市場環(huán)境，鼓勵(lì)符合條件的供應(yīng)商參與采購活動(dòng)，確保采購結(jié)果的公正性。4.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分利用電子采購平臺的優(yōu)勢，提高采購效率，降低采購成本，實(shí)現(xiàn)公司效益最大化。二、采購機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）采購管理部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善電子采購管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。組織和協(xié)調(diào)公司電子采購活動(dòng)，監(jiān)督采購流程的執(zhí)行情況。管理電子采購平臺，維護(hù)供應(yīng)商信息庫，審核供應(yīng)商資質(zhì)。對采購項(xiàng)目進(jìn)行評估和分析，提出改進(jìn)建議，提高采購管理水平。處理采購過程中的投訴和糾紛，協(xié)調(diào)解決采購中的問題。2.人員配備設(shè)采購經(jīng)理一名，全面負(fù)責(zé)采購管理部門的工作，具備豐富的采購管理經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。根據(jù)工作需要配備若干采購專員，負(fù)責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作，要求熟悉采購流程和相關(guān)法律法規(guī)，具備良好的溝通能力和市場分析能力。（二）需求部門1.職責(zé)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提出物資采購或服務(wù)采購申請，明確采購項(xiàng)目的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等詳細(xì)信息。參與采購項(xiàng)目的評標(biāo)、談判等工作，提供技術(shù)支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)助采購管理部門確定采購方案。負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，對采購物資或服務(wù)的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)，確保符合合同要求。2.人員配備各需求部門指定專人負(fù)責(zé)采購申請和相關(guān)協(xié)調(diào)工作，該人員應(yīng)熟悉本部門業(yè)務(wù)，能夠準(zhǔn)確提出采購需求，并及時(shí)跟進(jìn)采購進(jìn)度。（三）財(cái)務(wù)部門1.職責(zé)參與采購預(yù)算的編制和審核，提供財(cái)務(wù)方面的建議和支持。負(fù)責(zé)審核采購合同的付款條款，確保付款方式和時(shí)間符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，對采購資金的使用進(jìn)行監(jiān)督和管理。定期對采購成本進(jìn)行核算和分析，為公司成本控制提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。2.人員配備設(shè)財(cái)務(wù)主管一名，負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部門整體工作，具備扎實(shí)的財(cái)務(wù)專業(yè)知識和豐富的財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)。配備若干財(cái)務(wù)專員，負(fù)責(zé)具體的財(cái)務(wù)核算、付款審核等工作，熟悉財(cái)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)。三、電子采購平臺管理（一）平臺選擇與建設(shè)1.根據(jù)公司采購業(yè)務(wù)需求和特點(diǎn)，選擇符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、功能完善、安全可靠的電子采購平臺。2.對選定的電子采購平臺進(jìn)行定制化建設(shè)，根據(jù)公司采購流程和管理要求，配置相應(yīng)的功能模塊，如采購申請、供應(yīng)商管理、采購訂單、合同管理、評標(biāo)管理、付款管理等，確保平臺能夠滿足公司電子采購活動(dòng)的實(shí)際需要。（二）平臺使用與維護(hù)1.采購管理部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員進(jìn)行電子采購平臺的培訓(xùn)，確保使用人員熟悉平臺操作流程和功能。2.定期對電子采購平臺進(jìn)行維護(hù)和升級，保證平臺的穩(wěn)定性、安全性和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。及時(shí)處理平臺運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，確保采購活動(dòng)的正常進(jìn)行。3.建立平臺數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期備份采購數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對涉及采購敏感信息的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保數(shù)據(jù)安全。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、預(yù)算金額等信息。2.采購申請表經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購管理部門。采購管理部門對采購申請進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、預(yù)算的合規(guī)性等。如審核通過，進(jìn)入采購流程；如審核不通過，反饋需求部門并說明原因，要求其修改或重新提交采購申請。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商信息收集采購管理部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分類，建立供應(yīng)商信息庫，記錄供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、聯(lián)系方式等信息。2.供應(yīng)商資質(zhì)審核根據(jù)采購項(xiàng)目的要求，采購管理部門對供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核。審核內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績證明等相關(guān)資質(zhì)文件。對于重要采購項(xiàng)目或涉及特定行業(yè)要求的采購項(xiàng)目，還需對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評估其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系等情況。3.供應(yīng)商選擇采購管理部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，從合格供應(yīng)商名單中選擇若干家供應(yīng)商參與采購項(xiàng)目。選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素。對于符合招標(biāo)條件的采購項(xiàng)目，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司招標(biāo)管理辦法進(jìn)行公開招標(biāo)，通過評標(biāo)確定中標(biāo)供應(yīng)商。對于非招標(biāo)采購項(xiàng)目，可以采用競爭性談判、詢價(jià)、單一來源采購等方式選擇供應(yīng)商。（三）采購談判與合同簽訂1.采購談判采購管理部門組織需求部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。談判內(nèi)容包括采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式等條款。在談判過程中，雙方應(yīng)充分溝通，明確各自的權(quán)利和義務(wù)，達(dá)成共識后形成采購談判紀(jì)要。采購談判紀(jì)要應(yīng)經(jīng)雙方簽字確認(rèn)，作為合同簽訂的重要依據(jù)。2.合同簽訂根據(jù)采購談判結(jié)果，采購管理部門起草采購合同。采購合同應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、價(jià)格、付款方式、售后服務(wù)等條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。采購合同經(jīng)采購管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門會簽。各部門應(yīng)從本部門職責(zé)出發(fā)，對合同條款進(jìn)行審核，提出修改意見。采購合同經(jīng)各部門會簽通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂后的采購合同應(yīng)及時(shí)在電子采購平臺上備案，并按照合同約定執(zhí)行。（四）采購訂單下達(dá)1.采購合同簽訂后，采購管理部門在電子采購平臺上下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購項(xiàng)目的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等內(nèi)容，確保與采購合同一致。2.采購訂單下達(dá)后，系統(tǒng)自動(dòng)通知供應(yīng)商接收訂單。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)確認(rèn)訂單，并按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。（五）采購驗(yàn)收1.采購項(xiàng)目到貨前，需求部門應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收人員。2.采購項(xiàng)目到貨后，需求部門按照驗(yàn)收方案組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。對于技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求的采購項(xiàng)目，還需邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格后，需求部門填寫驗(yàn)收報(bào)告，并經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)作為付款的重要依據(jù)之一。如驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取整改措施或重新提供貨物。如供應(yīng)商未能按時(shí)整改或重新提供合格貨物，采購管理部門應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。（六）采購付款1.采購管理部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，填寫付款申請單，提交至財(cái)務(wù)部門。付款申請單應(yīng)注明采購項(xiàng)目名稱、合同編號、付款金額、付款方式等信息。2.財(cái)務(wù)部門對付款申請單進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收報(bào)告的真實(shí)性、付款金額的準(zhǔn)確性等。審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。3.對于采用預(yù)付款方式的采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在審核采購合同和預(yù)付款申請單后，按照合同約定支付預(yù)付款。對于貨到付款或驗(yàn)收合格后付款的采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在收到驗(yàn)收報(bào)告和付款申請單后，及時(shí)支付貨款。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.采購管理部門定期對電子采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對識別出的風(fēng)險(xiǎn)因素，采用定性和定量相結(jié)合的方法進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果應(yīng)作為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的重要依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對在采購合同中明確供應(yīng)商的違約責(zé)任，如逾期交貨、質(zhì)量不合格、未履行售后服務(wù)承諾等情況下應(yīng)承擔(dān)的賠償責(zé)任。加強(qiáng)對供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，定期評估供應(yīng)商的履約情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，及時(shí)采取措施，如要求其整改、扣除違約金、暫停合作等，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究其法律責(zé)任。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。加強(qiáng)采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。對于重要采購項(xiàng)目，可以增加抽檢頻次或委托第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取整改措施或退換貨物，確保采購物資符合質(zhì)量要求。3.價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對對于價(jià)格波動(dòng)較大的物資或服務(wù)，在采購合同中約定價(jià)格調(diào)整條款，如根據(jù)市場價(jià)格指數(shù)、原材料價(jià)格變化等因素調(diào)整采購價(jià)格。建立價(jià)格監(jiān)測機(jī)制，及時(shí)關(guān)注市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，定期對采購價(jià)格進(jìn)行分析和評估。如發(fā)現(xiàn)價(jià)格異常波動(dòng)，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整價(jià)格或采取其他應(yīng)對措施，降低價(jià)格波動(dòng)對公司采購成本的影響。4.法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對加強(qiáng)對采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高其法律意識和合規(guī)意識。在采購活動(dòng)中，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購流程合法合規(guī)。對于重大采購項(xiàng)目，可聘請法律顧問進(jìn)行法律審查，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。六、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對電子采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購活動(dòng)中存在的問題，并提出整改建議。采購管理部門和相關(guān)部門應(yīng)按照審計(jì)意見進(jìn)行整改，確保采購活動(dòng)規(guī)范、有序進(jìn)行。（二）供應(yīng)商評價(jià)與考核1.采購管理部門定期對供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行評價(jià)和考核，評價(jià)指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)供應(yīng)商評價(jià)結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰，建立供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，促進(jìn)供應(yīng)商