窗口檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司/組織窗口檔案的科學管理，提高檔案利用效率，保障檔案的完整與安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各對外服務窗口所形成的各類檔案的管理。（三）定義本辦法所稱窗口檔案，是指窗口在業(yè)務辦理、服務群眾過程中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則窗口檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和準確性。2.真實可靠原則檔案內(nèi)容應如實反映窗口業(yè)務活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.方便利用原則在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用需求，簡化手續(xù)，提高利用效率。4.依法依規(guī)原則檔案管理工作應嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作的合法性和規(guī)范性。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理規(guī)定，制定和完善窗口檔案管理制度。2.負責窗口檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導和監(jiān)督各窗口檔案管理工作，對檔案管理人員進行業(yè)務培訓。4.定期對窗口檔案進行檢查和評估，確保檔案管理工作質(zhì)量。5.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。（二）窗口負責人職責1.負責本窗口檔案管理工作的組織領(lǐng)導，將檔案管理工作納入窗口日常工作范疇，明確專人負責檔案收集、整理等工作。2.監(jiān)督本窗口檔案管理制度的執(zhí)行情況，確保檔案及時、準確、完整地歸檔。3.支持檔案管理部門的工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問題。（三）檔案管理人員職責1.認真學習和掌握檔案管理業(yè)務知識，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責本窗口檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，確保檔案安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.積極為檔案利用者提供服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時準確地提供檔案資料。5.定期對檔案進行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，并做好相關(guān)記錄。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)務辦理過程中形成的各類申請表、審批表、登記表、協(xié)議書等文件材料。2.與業(yè)務相關(guān)的證明材料、證照復印件、檢驗檢測報告、評估報告等。3.窗口工作人員與服務對象之間的往來信函、電子郵件、電話記錄等。4.窗口組織開展的各類活動記錄，包括會議紀要、活動方案、照片、視頻等。5.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各窗口應明確檔案收集責任人，及時收集本窗口在業(yè)務活動中形成的檔案材料，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對于不符合要求的檔案材料，應及時退回相關(guān)部門或人員進行補充、更正。3.電子文件應按照規(guī)定格式和命名規(guī)則進行收集，并確保其可讀性和可追溯性。電子文件與紙質(zhì)文件應同步收集，相互對應。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類根據(jù)窗口業(yè)務特點和檔案內(nèi)容，將檔案分為業(yè)務類、管理類、服務類等類別。業(yè)務類檔案可進一步按照具體業(yè)務類型進行細分，如行政審批檔案、公共服務檔案等。管理類檔案包括窗口內(nèi)部管理文件、人員檔案等。服務類檔案主要是與服務對象相關(guān)的反饋意見、投訴處理記錄等。2.編號為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的標識和查詢。編號可采用數(shù)字編碼、字母與數(shù)字組合等方式。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項目。檔案目錄應打印或電子存儲，以便于檢索和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。裝訂應采用線裝或膠裝等方式，避免使用金屬釘或塑料夾。四、檔案的保管（一）保管場所1.應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃-24℃之間，相對濕度控制在45%-60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等設施設備，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）檔案裝具1.應使用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案裝具應根據(jù)檔案類別、保管期限等進行合理劃分，便于檔案的分類存放和查找。（三）檔案存儲1.檔案應按照分類、編號順序依次存放，不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行異地備份，確保數(shù)據(jù)安全。電子檔案存儲設備應定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.對重要檔案和易損檔案應采取特殊的保護措施，如加密存儲、復制備份等。（四）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、利用價值等因素，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要是反映公司/組織重大歷史事件、重要業(yè)務活動、具有長遠查考利用價值的檔案。3.定期保管的檔案保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年等，具體期限根據(jù)檔案內(nèi)容和業(yè)務需要確定。4.檔案保管期限的劃分應嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標準執(zhí)行，不得擅自延長或縮短保管期限。（五）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確、保管狀況良好。2.清查盤點應填寫檔案清查登記表，詳細記錄檔案的編號、題名、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息。對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時查明原因，并采取相應的處理措施。3.如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、泄密等情況，應立即報告上級主管部門，并按照規(guī)定進行處理。同時，應采取措施防止類似問題再次發(fā)生。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案管理部門應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.全面審查原則鑒定工作應全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形式等，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和法律價值。3.集體審議原則成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員、檔案管理人員等組成，對擬銷毀檔案進行集體審議，確保鑒定結(jié)果的公正性和準確性。（二）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進行審查，判斷其是否仍具有保存價值。審查內(nèi)容包括檔案的內(nèi)容是否重要、是否涉及法律糾紛、是否有后續(xù)利用需求等。2.價值評估法根據(jù)檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實作用等因素，對檔案的價值進行綜合評估，確定其保管期限和處置方式。（三）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)鑒定結(jié)果，編制擬銷毀檔案清單，清單應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等詳細信息。2.將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定小組進行審核，經(jīng)審核通過后，報公司/組織主管領(lǐng)導批準。3.經(jīng)批準銷毀的檔案，應采用焚燒、粉碎等符合環(huán)保要求的方式進行銷毀，并由專人負責監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應在銷毀記錄上簽字確認，確保檔案銷毀徹底、無遺漏。4.銷毀記錄應妥善保存，包括銷毀時間、地點、檔案清單、監(jiān)銷人員等信息，以備查考。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位或個人因法律法規(guī)規(guī)定、行政許可、司法調(diào)查等原因需要查閱、借閱檔案。3.其他符合規(guī)定的利用需求。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記。查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，期滿后應及時歸還。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應填寫統(tǒng)一格式的查閱申請表或借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門辦理。2.外部單位或個人查閱、借閱檔案，應出具單位介紹信、有效身份證件等證明材料，并填寫查閱申請表或借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司/組織主管領(lǐng)導批準后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案利用者查閱、借閱檔案時，檔案管理人員應認真核對利用者身份和申請信息，確保查閱、借閱手續(xù)完備。查閱、借閱檔案應嚴格按照規(guī)定的范圍和程序進行，不得超范圍、超程序利用檔案。（四）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、歸還時間等信息。檔案利用登記記錄應妥善保存，以便于統(tǒng)計分析和查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.推進檔案信息資源共享，實現(xiàn)與公司/組織內(nèi)部其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，為業(yè)務工作提供有力支持。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲和利用過程中的安全可靠。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。掃描圖像應按照檔案整理順序進行命名和存儲，便于后續(xù)檢索和利用。2.圖像處理對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。同時，對圖像進行加密存儲，確保檔案信息安全。3.數(shù)據(jù)錄入將檔案目錄信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)錄入應準確、完整，確保檔案信息與紙質(zhì)檔案一致。4.掛接與存儲將數(shù)字化檔案圖像與檔案目錄信息進行掛接，存儲在檔案信息管理系統(tǒng)中。同時，對數(shù)字化檔案進行備份，存儲在異地存儲設備上，確保數(shù)據(jù)安全。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案檢索檔案信息管理系統(tǒng)應具備強大的檢索功能，支持按檔案編號、題名、日期、保管期限、關(guān)鍵詞等多種方式進行檢索，方便快捷地查找所需檔案信息。2.借閱管理實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、提醒等功能。系統(tǒng)應自動記錄借閱信息，便于跟蹤和管理。3.權(quán)限管理根據(jù)不同人員的工作職責和權(quán)限，設置系統(tǒng)訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息。4.統(tǒng)計分析對檔案利用情況、檔案數(shù)量變化等數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四）信息安