租賃材料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司租賃材料的管理，規(guī)范租賃材料的采購、租賃、使用、歸還及結算等流程，提高租賃材料的使用效率，降低成本，確保公司生產經營活動的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門及下屬單位在生產經營活動中涉及的租賃材料管理。（三）基本原則1.集中管理原則公司對租賃材料實行集中管理，統一調配，提高資源利用效率。2.成本控制原則在滿足生產經營需求的前提下，嚴格控制租賃材料的采購、租賃成本，降低費用支出。3.規(guī)范操作原則租賃材料的管理應嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行操作，確保各項業(yè)務的規(guī)范性和準確性。4.責任追究原則對租賃材料管理過程中出現的違規(guī)行為和造成的損失，追究相關責任人的責任。二、職責分工（一）物資管理部門1.負責制定租賃材料的采購計劃，根據公司生產經營需求，合理確定租賃材料的品種、規(guī)格、數量等。2.組織租賃材料的采購工作，選擇合格的供應商，簽訂采購合同，確保租賃材料的質量和供應及時性。3.建立租賃材料臺賬，詳細記錄租賃材料的采購、租賃、使用、歸還等情況，定期進行盤點和核對，保證賬實相符。4.負責租賃材料的驗收工作，對采購的租賃材料進行質量、數量等方面的檢驗，確保符合要求后辦理入庫手續(xù)。5.協調租賃材料在公司內部各部門之間的調配，提高租賃材料的使用效率。（二）使用部門1.根據生產經營任務，提前向物資管理部門提交租賃材料需求計劃，明確租賃材料的品種、規(guī)格、數量、租賃期限等。2.負責租賃材料的領用、使用和歸還工作，按照規(guī)定的流程辦理相關手續(xù)。3.合理使用租賃材料，避免浪費和損壞，確保租賃材料的安全和完整。如發(fā)現租賃材料有損壞或丟失情況，應及時向物資管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。4.配合物資管理部門做好租賃材料的盤點工作，提供相關資料和信息。（三）財務部門1.負責租賃材料采購資金的審核和支付，確保資金的合理使用。2.參與租賃材料租賃合同的審核，對租賃費用的結算進行監(jiān)督和管理。3.按照財務制度規(guī)定，及時準確地核算租賃材料的成本和費用，定期進行財務分析，為公司決策提供依據。（四）審計部門負責對租賃材料管理情況進行審計監(jiān)督，檢查租賃材料管理流程的執(zhí)行情況、內部控制制度的有效性等，對發(fā)現的問題提出審計意見和建議，督促整改落實。三、租賃材料的采購管理（一）采購計劃的制定1.物資管理部門應根據公司年度生產經營計劃、項目施工進度計劃等，結合庫存情況，提前制定租賃材料采購計劃。采購計劃應明確租賃材料的品種、規(guī)格、數量、采購時間等內容。2.在制定采購計劃時，應充分考慮市場供應情況、價格波動因素等，合理安排采購數量和時間，避免盲目采購和積壓庫存。3.采購計劃需經部門負責人審核，報公司分管領導審批后執(zhí)行。如因生產經營情況發(fā)生變化，需要調整采購計劃的，應按原審批程序進行調整。（二）供應商的選擇與管理1.物資管理部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行綜合評估，選擇優(yōu)質供應商。2.與供應商簽訂采購合同前，應審核合同條款，明確雙方的權利和義務，包括租賃材料的品種、規(guī)格、數量、質量標準、價格、交貨時間、交貨地點、驗收方式、付款方式、違約責任等內容。3.定期對供應商進行評價和考核，根據評價結果調整供應商名錄，對不合格供應商及時進行淘汰。（三）采購合同的簽訂與執(zhí)行1.采購合同由物資管理部門負責起草，經公司法律事務部門審核后，報公司分管領導審批簽訂。2.采購合同簽訂后，物資管理部門應跟蹤合同執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量供應租賃材料。3.如因供應商原因導致合同無法履行或租賃材料質量不符合要求等問題，物資管理部門應及時采取措施，如要求供應商補貨、換貨、退貨等，并追究供應商的違約責任。（四）采購驗收1.租賃材料到貨后，物資管理部門應組織使用部門、質量檢驗部門等相關人員進行驗收。驗收內容包括品種、規(guī)格、數量、質量等方面。2.驗收合格的租賃材料，應及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明租賃材料的名稱、規(guī)格、數量、供應商等信息。3.驗收不合格的租賃材料，物資管理部門應及時與供應商聯系，要求其更換或處理，并做好記錄。四、租賃材料的租賃管理（一）租賃合同的簽訂1.使用部門需要租賃材料時，應提前向物資管理部門提交租賃申請，注明租賃材料的品種、規(guī)格、數量、租賃期限等。2.物資管理部門根據使用部門的租賃申請，結合庫存情況，確定可供租賃的材料，并與使用部門簽訂租賃合同。租賃合同應明確雙方的權利和義務，包括租賃材料的品種、規(guī)格、數量、租賃期限、租金標準、租金支付方式、租賃材料的交付與歸還、損壞賠償等內容。3.租賃合同需經部門負責人審核，報公司分管領導審批后執(zhí)行。（二）租賃材料的交付1.物資管理部門按照租賃合同約定的時間和地點，將租賃材料交付給使用部門。交付時，雙方應辦理交接手續(xù)，填寫交接清單，注明租賃材料的名稱、規(guī)格、數量、狀態(tài)等信息。2.使用部門在接收租賃材料時，應檢查租賃材料的質量和數量，如發(fā)現問題應及時向物資管理部門提出。（三）租金計算與支付1.租金按照租賃合同約定的租金標準計算，租金計算周期可根據實際情況確定，如按月、按季或按年計算。2.使用部門應按照租賃合同約定的租金支付方式和時間，及時向物資管理部門支付租金。物資管理部門收到租金后，應開具正式發(fā)票。3.如因特殊情況需要延期支付租金的，使用部門應提前向物資管理部門提出申請，經同意后方可延期支付。延期支付租金的，應按照合同約定支付逾期違約金。（四）租賃期限的變更與續(xù)租1.如因生產經營需要變更租賃期限的，使用部門應提前向物資管理部門提出申請，經雙方協商一致后，簽訂補充協議變更租賃期限。2.租賃期限屆滿，使用部門如需續(xù)租的，應提前向物資管理部門提出續(xù)租申請。物資管理部門根據庫存情況和公司生產經營需求，決定是否續(xù)租。如同意續(xù)租，雙方應重新簽訂租賃合同。五、租賃材料的使用管理（一）領用與發(fā)放1.使用部門憑租賃合同和物資管理部門開具的領料單到倉庫領取租賃材料。倉庫管理人員應按照領料單的要求發(fā)放租賃材料，并做好發(fā)放記錄。2.領用的租賃材料應妥善保管，存放在指定的地點，避免丟失、損壞和挪用。（二）使用要求1.使用部門應按照租賃材料的使用說明書和操作規(guī)程正確使用租賃材料，確保租賃材料的安全和正常運行。2.在使用過程中，如發(fā)現租賃材料有故障或損壞情況，應及時停止使用，并通知物資管理部門進行維修或更換。嚴禁擅自拆卸、改裝租賃材料。3.使用部門應合理安排租賃材料的使用時間，提高使用效率，避免閑置浪費。（三）現場管理1.使用部門應對租賃材料的使用現場進行管理，保持現場整潔、有序，防止租賃材料被盜、被破壞。2.在施工現場等場所使用租賃材料時，應設置明顯的標識，標明租賃材料的名稱、規(guī)格、數量等信息，便于管理和監(jiān)督。六、租賃材料的歸還管理（一）歸還通知1.租賃期限屆滿前，物資管理部門應提前通知使用部門做好租賃材料的歸還準備工作。2.使用部門應按照通知要求，在租賃期限屆滿時及時歸還租賃材料。（二）歸還驗收1.物資管理部門在接收歸還的租賃材料時，應組織使用部門、質量檢驗部門等相關人員進行驗收。驗收內容包括品種、規(guī)格、數量、質量等方面。2.如發(fā)現歸還的租賃材料有損壞、丟失等情況，物資管理部門應按照租賃合同約定，要求使用部門進行賠償。賠償金額應根據租賃材料的損壞程度、市場價格等因素確定。3.驗收合格的租賃材料，物資管理部門應辦理入庫手續(xù)，并在租賃合同上注明歸還情況。七、租賃材料的盤點與清查（一）盤點計劃1.物資管理部門應定期組織租賃材料的盤點工作，制定盤點計劃，明確盤點時間、范圍、人員等。2.盤點計劃需經部門負責人審核，報公司分管領導審批后執(zhí)行。（二）盤點實施1.盤點人員應按照盤點計劃對租賃材料進行逐一清點，記錄實際數量、規(guī)格、狀態(tài)等信息。2.在盤點過程中，如發(fā)現賬實不符情況，應及時查明原因，并填寫盤點差異表，注明差異的原因、數量、金額等信息。（三）盤點結果處理1.物資管理部門根據盤點結果編制盤點報告，分析盤點差異產生的原因，提出處理意見和建議。2.對于盤盈的租賃材料，應及時辦理入庫手續(xù)，并調整相關賬目；對于盤虧的租賃材料，應查明原因，屬于責任人原因造成的，應追究責任人的責任；屬于不可抗力等原因造成的，應按照規(guī)定進行處理。3.盤點報告需經部門負責人審核，報公司分管領導審批后存檔。八、租賃材料的成本核算與分析（一）成本核算1.財務部門應按照財務制度規(guī)定，對租賃材料的采購成本、租賃成本、使用成本等進行核算。2.租賃材料的采購成本包括購買價格、運輸費、裝卸費、保險費等；租賃成本包括租金、手續(xù)費等；使用成本包括維修保養(yǎng)費、折舊費等。3.財務部門應定期編制租賃材料成本報表，反映租賃材料的成本構成和變動情況。（二）成本分析1.物資管理部門和財務部門應定期對租賃材料的成本進行分析，找出成本控制的關鍵點和存在的問題。2.通過成本分析，評估租賃材料管理的效益，為公司決策提供依據。如發(fā)現成本過高或不合理情況，應及時采取措施進行調整和改進。九、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司審計部門應定期對租賃材料管理情況進行審計監(jiān)督，檢查租賃材料管理流程的執(zhí)行情況、內部控制制度的有效性等。2.物資管理部門應加強對租賃材料管理