科研檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司科研檔案管理，確?？蒲袡n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研檔案在公司科技創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有科研項目檔案的管理，包括科研項目的立項、研究、試驗、驗收等全過程形成的各類文件材料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司科研檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責(zé)歸口管理，確保科研檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。2.完整準(zhǔn)確原則科研項目承擔(dān)部門和人員應(yīng)按照科研工作進程，及時、準(zhǔn)確地收集、整理科研項目文件材料，保證檔案內(nèi)容與科研實際活動相符。3.同步管理原則科研項目檔案管理工作應(yīng)與科研項目實施過程同步進行，做到科研工作開展到哪里，檔案材料收集、整理、歸檔工作就跟進到哪里。4.便于利用原則優(yōu)化科研檔案管理流程，提高檔案信息化水平，便于科研人員和其他相關(guān)人員查閱和利用科研檔案。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)科研檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定公司科研檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)公司科研項目檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，對項目承擔(dān)部門和人員進行檔案管理培訓(xùn)。3.負責(zé)集中統(tǒng)一管理公司科研項目檔案，接收、整理、保管和統(tǒng)計科研項目檔案，建立科研檔案數(shù)據(jù)庫，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。4.參與科研項目的驗收工作，審核科研項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，對不符合要求的檔案提出整改意見。5.定期對公司科研檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀已到保管期限的檔案。6.開展科研檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司科研創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策提供支持。（二）項目承擔(dān)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門科研項目文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.明確本部門科研項目檔案管理責(zé)任人，負責(zé)與公司檔案管理部門溝通協(xié)調(diào)，及時移交科研項目檔案。3.按照公司科研檔案管理制度的要求，對科研項目文件材料進行分類整理，編制檔案目錄，裝訂成冊，并向公司檔案管理部門提交檔案移交清單。4.在科研項目實施過程中，配合公司檔案管理部門做好檔案管理工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（三）項目負責(zé)人職責(zé)1.負責(zé)組織本項目文件材料的形成、積累和整理工作，對項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負責(zé)。2.督促項目組成員及時整理各自工作中形成的文件材料，按照歸檔要求進行分類、編號、裝訂等工作。3.在項目驗收前，確保項目檔案已按照要求整理歸檔，并向公司檔案管理部門提交檔案移交申請。4.協(xié)助公司檔案管理部門做好項目檔案的審核和整改工作。三、科研檔案的收集與整理（一）收集范圍1.科研項目立項階段：包括項目申報書、可行性研究報告、項目批復(fù)文件等。2.科研項目研究階段：包括研究方案、實驗記錄、測試報告、會議紀要、技術(shù)交流材料、科研經(jīng)費使用情況等。3.科研項目試驗階段：包括試驗方案、試驗數(shù)據(jù)、試驗總結(jié)報告等。4.科研項目驗收階段：包括驗收申請書、驗收報告、成果鑒定文件、知識產(chǎn)權(quán)證明文件等。5.其他與科研項目相關(guān)的文件材料，如科研項目獲獎證書、專利證書、論文發(fā)表情況等。（二）收集要求1.項目承擔(dān)部門和人員應(yīng)按照科研項目進度，及時收集各自工作中形成的文件材料，確保文件材料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對紙質(zhì)文件材料，應(yīng)采用耐久性強的書寫材料和載體進行書寫、繪制，確保字跡清晰、圖案準(zhǔn)確。3.對電子文件材料，應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全、真實可讀。4.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的文件材料，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進行收集和管理。（三）整理要求1.科研項目文件材料應(yīng)按照項目進行分類整理，同一項目的文件材料應(yīng)集中在一起。2.對紙質(zhì)文件材料，應(yīng)按照文件形成的時間順序進行排列，依次編號，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括文件題名、日期、編號、責(zé)任者等內(nèi)容。3.對電子文件材料，應(yīng)按照其內(nèi)在邏輯關(guān)系進行分類整理，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并對電子文件進行命名和編號。電子文件的編號應(yīng)與紙質(zhì)文件的編號相對應(yīng)，便于查找和利用。4.對科研項目文件材料中的圖表、照片等，應(yīng)在相應(yīng)位置進行編號，并注明名稱、日期、來源等信息。圖表、照片等應(yīng)與文字說明材料一同整理歸檔。5.對科研項目文件材料中的聲像資料，如錄音帶、錄像帶、光盤等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行整理和標(biāo)注，確保聲像資料的完整性和可利用性。四、科研檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間科研項目文件材料應(yīng)在項目完成后[X]個月內(nèi)完成歸檔工作。對于跨年度的科研項目，應(yīng)在每年年底對當(dāng)年形成的文件材料進行歸檔。（二）歸檔程序1.項目承擔(dān)部門檔案管理責(zé)任人對整理好的科研項目檔案進行自查，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.自查合格后，項目承擔(dān)部門檔案管理責(zé)任人填寫《科研項目檔案移交清單》，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交公司檔案管理部門。3.項目承擔(dān)部門檔案管理責(zé)任人將整理好的科研項目檔案及《科研項目檔案移交清單》一并提交給公司檔案管理部門。4.公司檔案管理部門對接收的科研項目檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回項目承擔(dān)部門進行整改。5.審核合格后，公司檔案管理部門在《科研項目檔案移交清單》上簽字確認，一份返還項目承擔(dān)部門，一份留存歸檔。（三）移交要求1.科研項目檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行移交，紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，電子檔案應(yīng)存儲在符合要求的載體上，并確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。2.移交的科研項目檔案應(yīng)包括全套文件材料，不得遺漏。同時，應(yīng)提供檔案目錄和電子索引，便于檔案管理部門進行管理和利用。3.項目承擔(dān)部門應(yīng)向公司檔案管理部門提交科研項目檔案的電子備份，電子備份應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照公司檔案管理部門的要求進行存儲和管理。五、科研檔案的保管與保護（一）保管期限科研項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的科研項目檔案包括：具有重要歷史價值、科學(xué)價值或涉及公司核心技術(shù)、重大利益的檔案，如公司承擔(dān)的國家重大科研項目檔案、獲得國家科技獎勵的科研項目檔案等。2.長期保管的科研項目檔案保管期限為[X]年，包括公司承擔(dān)的省部級科研項目檔案、對公司生產(chǎn)經(jīng)營和技術(shù)創(chuàng)新有重要影響的科研項目檔案等。3.短期保管的科研項目檔案保管期限為[X]年，包括公司內(nèi)部一般性科研項目檔案等。（二）保管條件1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的科研檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確?？蒲袡n案的安全保管。2.科研檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃-[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%-[X]%之間。3.對電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進行存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)采取必要的安全防護措施，防止電子檔案被篡改、泄露等。（三）檔案保護1.對紙質(zhì)科研檔案，應(yīng)定期進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。2.對電子科研檔案，應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)維護和檢查，確保電子檔案的存儲設(shè)備正常運行，數(shù)據(jù)安全可靠。同時，應(yīng)建立電子檔案的備份制度，定期將電子檔案備份到不同的存儲介質(zhì)上，并異地存放。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止科研檔案在利用過程中受到損壞或丟失。對借出的檔案應(yīng)及時催還，歸還時應(yīng)認真檢查檔案是否完好無損。六、科研檔案的利用與保密（一）利用范圍公司內(nèi)部科研人員、管理人員因科研創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等工作需要，可以查閱、借閱科研項目檔案。公司外部單位因工作需要查閱、借閱公司科研項目檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：科研人員、管理人員可到公司檔案管理部門查閱科研項目檔案。查閱時，應(yīng)填寫《科研項目檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并對查閱過程進行監(jiān)督。2.借閱：因工作需要借閱科研項目檔案的，應(yīng)填寫《科研項目檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)項目負責(zé)人或部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損檔案，不得擅自將檔案帶出公司。（三）保密要求1.公司科研項目檔案涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的，應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度進行管理，確保檔案信息不泄露。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴格遵守保密紀律，不得擅自向無關(guān)人員透露科研項目檔案的內(nèi)容。對涉及保密的檔案，應(yīng)在專門的保密場所進行查閱和借閱，并采取必要的保密措施。3.查閱、借閱科研項目檔案的人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。對違反保密規(guī)定的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、科研檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立科研檔案鑒定小組，由檔案管理部門、科研項目管理部門、技術(shù)專家等人員組成。鑒定小組負責(zé)對公司科研項目檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的歷史價值、科學(xué)價值和現(xiàn)實利用價值。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期的科研項目檔案進行清理，提出擬鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對擬鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的鑒定內(nèi)容，確定檔案的保管期限和存毀價值，并填寫《科研項目檔案鑒定意見書》。3.對確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《科研項目檔案銷毀清單》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進行銷毀。（四）銷毀要求1.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點進行，