科技采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司科技采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，確保采購質量，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有與科技相關的采購活動，包括但不限于信息技術設備、科研儀器、軟件工具、技術服務等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證采購質量的前提下，充分考慮成本效益，實現采購資源的優(yōu)化配置。3.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，確保所有符合條件的供應商都有平等參與競爭的機會，不偏袒任何一方。4.誠信原則：采購各方應誠實守信，履行各自的權利和義務，維護良好的市場秩序。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，負責對重大科技采購項目進行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成，其職責包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批重大采購項目的采購計劃、預算和采購方式。3.協(xié)調解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門公司指定[采購部門名稱]作為科技采購的執(zhí)行部門，其職責如下：1.貫徹執(zhí)行公司采購決策機構的決議和采購管理辦法。2.制定和執(zhí)行具體的采購計劃，組織實施采購活動。3.負責供應商的開發(fā)、評估、選擇和管理。4.簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。5.收集、整理采購相關信息，建立采購檔案。（三）需求部門各需求部門負責提出科技采購需求，配合采購執(zhí)行部門開展采購工作，其職責包括：1.根據公司業(yè)務發(fā)展和科研需要，準確提出采購需求，包括技術規(guī)格、數量、交貨期等要求。2.參與供應商的評估和選擇，提供技術方面的支持和意見。3.協(xié)助采購執(zhí)行部門進行合同的驗收工作。（四）其他部門財務部門負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的使用；審計部門負責對采購活動進行審計監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)、資金使用合理有效。三、采購預算管理（一）預算編制1.各需求部門應根據年度業(yè)務計劃和科研項目安排，在每年[具體時間]前向采購執(zhí)行部門提交下一年度的科技采購需求及預算申請。2.采購執(zhí)行部門對各需求部門提交的采購需求和預算申請進行匯總、審核和平衡，結合公司整體預算安排，編制年度科技采購預算草案，報采購決策委員會審批。3.經采購決策委員會審批通過的年度科技采購預算，由采購執(zhí)行部門下達給各需求部門，并作為采購活動的控制依據。（二）預算執(zhí)行1.采購執(zhí)行部門應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照預算編制程序重新申報和審批。2.各需求部門應嚴格控制采購需求，確保采購項目符合預算要求。對于超出預算的采購需求，應及時與采購執(zhí)行部門溝通，并按規(guī)定程序辦理預算調整手續(xù)。（三）預算監(jiān)督與考核1.財務部門負責對科技采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，定期向采購決策委員會報告預算執(zhí)行情況。2.公司建立采購預算考核制度，對采購預算執(zhí)行情況良好的部門和個人給予獎勵，對未嚴格執(zhí)行預算的部門和個人進行相應的處罰。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據實際工作需要，填寫《科技采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數量、技術要求、預算金額、交貨期等內容，并提交相關的技術文件和資料。2.《科技采購申請表》經需求部門負責人審核簽字后，報采購執(zhí)行部門。（二）采購審批1.采購執(zhí)行部門收到《科技采購申請表》后，對采購需求進行初步審核，重點審核采購需求的合理性、合規(guī)性以及預算的準確性。2.對于金額較小的采購項目（具體金額標準由公司根據實際情況確定），由采購執(zhí)行部門負責人審批；對于金額較大的采購項目，采購執(zhí)行部門應組織相關人員進行論證，并報采購決策委員會審批。（三）采購實施1.采購執(zhí)行部門根據審批通過的采購申請，制定采購計劃，明確采購方式、采購時間安排、供應商選擇標準等內容。2.采購執(zhí)行部門按照采購計劃開展采購活動，選擇合適的采購方式進行采購：-招標采購：適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的項目。采購執(zhí)行部門應按照國家有關招投標法律法規(guī)的要求，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。-競爭性談判采購：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目；不能事先計算出價格總額的項目。采購執(zhí)行部門應成立談判小組，與符合資格條件的供應商進行談判，確定成交供應商。-詢價采購：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購執(zhí)行部門應向多家供應商發(fā)出詢價通知書，對供應商的報價進行比較，確定成交供應商。-單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的項目；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的項目；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。采購執(zhí)行部門應與單一供應商進行協(xié)商，簽訂采購合同。3.在采購過程中，采購執(zhí)行部門應與供應商保持密切溝通，及時了解采購項目的進展情況，協(xié)調解決出現的問題。同時，應要求供應商提供必要的證明文件和資料，確保采購項目的質量和合法性。（四）合同簽訂1.采購項目確定成交供應商后，采購執(zhí)行部門應按照公司合同管理的相關規(guī)定，與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等內容。2.采購合同簽訂前，采購執(zhí)行部門應將合同草案提交法律部門進行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風險。法律部門審核通過后，采購合同方可正式簽訂。（五）合同履行與驗收1.采購合同簽訂后，采購執(zhí)行部門應跟蹤合同履行情況，督促供應商按時、按質、按量履行合同義務。供應商應按照合同約定的時間、地點和方式交付貨物或提供服務。2.貨物或服務交付后，需求部門應按照合同約定的質量標準進行驗收。驗收合格后，需求部門應簽署《科技采購驗收報告》。如驗收不合格，需求部門應及時通知采購執(zhí)行部門，采購執(zhí)行部門應與供應商協(xié)商解決，直至達到驗收標準為止。3.采購執(zhí)行部門應在合同履行完畢后，及時辦理結算手續(xù)。結算時，應提供合同、發(fā)票、驗收報告等相關資料，經財務部門審核無誤后，按照合同約定的付款方式支付貨款。（六）采購檔案管理1.采購執(zhí)行部門負責建立和管理科技采購檔案，對采購活動全過程的相關文件和資料進行歸檔保存。采購檔案應包括采購申請、采購審批文件、采購計劃、采購文件（招標文件、談判文件、詢價文件等）、投標文件、合同、驗收報告、發(fā)票等。2.采購檔案應按照檔案管理的相關規(guī)定進行分類、編號、裝訂和保管，確保檔案的完整性和可查閱性。采購檔案的保管期限應符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定的要求。五、供應商管理（一）供應商開發(fā)1.采購執(zhí)行部門應根據公司科技采購需求，通過多種渠道開發(fā)供應商，建立供應商資源庫。供應商開發(fā)渠道包括但不限于網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦、參加行業(yè)展會等。2.在供應商開發(fā)過程中，采購執(zhí)行部門應對供應商的資質、信譽、生產能力、技術水平、產品質量等方面進行調查和評估，收集供應商的相關資料，填寫《供應商調查表》。（二）供應商評估與選擇1.采購執(zhí)行部門定期（每年至少一次）對供應商資源庫中的供應商進行評估，評估內容包括供應商的產品質量、交貨期、價格、售后服務、技術支持等方面。評估方式可采用問卷調查、實地考察、數據分析、用戶反饋等多種形式。2.根據供應商評估結果，采購執(zhí)行部門建立供應商評估檔案，對供應商進行分類管理。對于評估優(yōu)秀的供應商，可作為優(yōu)先選擇的對象；對于評估不合格的供應商，應及時從供應商資源庫中刪除，并停止與其合作。3.在進行具體采購項目時，采購執(zhí)行部門應根據采購項目的特點和要求，從合格供應商中選擇合適的供應商參與采購活動。選擇供應商時，應綜合考慮供應商的報價、產品質量、交貨期、售后服務等因素，確保選擇的供應商能夠滿足采購項目的需求。（三）供應商考核與激勵1.采購執(zhí)行部門應建立供應商考核制度，定期對供應商的表現進行考核?？己酥笜税óa品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。考核結果應及時反饋給供應商，并要求供應商采取改進措施。2.根據供應商考核結果，采購執(zhí)行部門對供應商進行相應的激勵和處罰。對于考核優(yōu)秀的供應商，可給予增加采購份額、優(yōu)先付款、合作項目獎勵等激勵措施；對于考核不合格的供應商，可采取減少采購份額、暫停合作、取消合作資格等處罰措施。3.采購執(zhí)行部門應與供應商保持良好的溝通與合作關系，定期召開供應商座談會，聽取供應商的意見和建議，共同解決合作過程中出現的問題，促進雙方的共同發(fā)展。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購執(zhí)行部門應定期對科技采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，包括市場風險、質量風險、供應商風險、法律風險、合同風險等。2.對于識別出的風險因素，采購執(zhí)行部門應進行評估，確定風險的可能性和影響程度，并制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對：密切關注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動和供應情況變化，合理安排采購時間和采購數量，采取套期保值等手段降低市場風險。2.質量風險應對：加強對采購產品的質量控制，在采購合同中明確質量標準和驗收條款，嚴格按照驗收程序進行驗收，對不合格產品及時要求供應商進行整改或退換貨。3.供應商風險應對：建立供應商評估和管理機制，加強對供應商的選擇、評估和考核，降低供應商違約風險。同時，與多家供應商建立合作關系，避免對單一供應商過度依賴。4.法律風險應對：加強對采購法律法規(guī)的學習和研究，確保采購活動合法合規(guī)。在采購合同簽訂前，由法律部門對合同條款進行審核，避免法律糾紛。5.合同風險應對：規(guī)范采購合同的簽訂和管理，明確合同雙方的權利和義務，加強對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時