電子用印管理辦法總則目的為規(guī)范公司電子用印行為，提高工作效率，確保電子印章使用的安全性、合法性和有效性，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內部各部門在各類業(yè)務活動中涉及電子印章的使用與管理?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：電子用印行為必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保印章使用合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障電子印章及相關數(shù)據(jù)的安全，防止信息泄露和濫用。3.權限明確原則：明確電子印章使用人員的權限范圍，嚴格按照授權進行操作。4.痕跡可查原則：對電子用印過程進行詳細記錄，確保操作過程可追溯。電子印章的定義與分類定義電子印章是指以電子形式存在的，依附于電子文件并與其邏輯關聯(lián)，用于識別電子文件簽署者身份，表明簽署者認可電子文件內容的電子簽名數(shù)據(jù)。分類1.公司公章電子印章：代表公司對外行使權力和承擔責任的主要電子印章。2.法人章電子印章：用于特定法人行為的電子印章。3.財務專用章電子印章：用于財務相關業(yè)務的電子印章。4.合同專用章電子印章：專門用于簽訂合同的電子印章。5.其他業(yè)務專用章電子印章：根據(jù)公司業(yè)務需要設置的其他專用電子印章。電子印章的申請與審批申請1.各部門因業(yè)務需要使用電子印章的，應填寫《電子印章申請表》，詳細說明申請電子印章的名稱、用途、使用范圍、使用頻率等信息。2.申請表需經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至公司行政管理部門。審批1.行政管理部門收到申請表后，對申請事項進行審核，重點審核申請理由、使用范圍、權限設置等是否合理合規(guī)。2.審核通過后，將申請表提交至公司分管領導審批。3.分管領導根據(jù)公司業(yè)務情況和管理要求進行審批，審批通過后，申請表返回行政管理部門。印章制作與發(fā)放1.行政管理部門根據(jù)審批結果，通知電子印章制作單位制作電子印章。2.電子印章制作完成后，行政管理部門負責將電子印章發(fā)放至申請部門，并進行使用培訓。3.申請部門收到電子印章后，應指定專人負責保管和使用，并及時在公司電子印章管理系統(tǒng)中進行登記。電子印章的使用管理使用流程1.文件起草：業(yè)務人員起草涉及電子印章使用的文件，確保文件內容準確、合法、合規(guī)。2.用印申請：文件起草完成后，業(yè)務人員通過公司電子印章管理系統(tǒng)提交用印申請，填寫用印文件名稱、文號、用印內容、用印人等信息，并上傳電子文件。3.審批流程：用印申請?zhí)峤缓?，按照預先設定的審批流程進行流轉，相關審批人員應在規(guī)定時間內完成審批。4.電子用?。簩徟ㄟ^后，用印人使用電子印章管理系統(tǒng)進行電子用印操作，系統(tǒng)自動記錄用印時間、用印人、用印文件等信息。5.文件存檔：用印完成后，業(yè)務人員負責將用印后的電子文件按照公司檔案管理規(guī)定進行存檔。使用權限1.公司根據(jù)業(yè)務需要和崗位職責，為不同人員設置不同的電子印章使用權限。2.使用權限分為查閱、審批、用印等不同級別，嚴禁越權使用電子印章。3.電子印章使用人員應妥善保管自己的賬號和密碼，不得將賬號轉借他人使用。使用規(guī)范1.電子印章只能用于公司內部合法合規(guī)的業(yè)務文件簽署，嚴禁用于任何違法違規(guī)活動。2.使用電子印章時，應確保電子文件內容與紙質文件內容一致，不得擅自修改文件內容。3.電子印章應與電子文件緊密結合，不得單獨使用電子印章蓋章空白紙張。4.用印完成后，應及時關閉電子印章管理系統(tǒng)，防止他人冒用。電子印章的安全管理存儲安全1.電子印章存儲在公司指定的安全服務器上，服務器應具備完善的安全防護措施，包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密等。2.定期對服務器進行安全檢查和維護，確保服務器運行穩(wěn)定，數(shù)據(jù)安全。3.電子印章數(shù)據(jù)應進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在異地存儲設備上，以防止數(shù)據(jù)丟失。傳輸安全1.電子印章在傳輸過程中應采用加密技術，確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴?.嚴禁通過不安全的網(wǎng)絡渠道傳輸電子印章數(shù)據(jù)，如公共無線網(wǎng)絡等。用戶認證與授權1.采用多因素認證方式，如用戶名、密碼、數(shù)字證書等，確保電子印章使用人員身份的真實性和合法性。2.定期對電子印章使用人員的身份信息進行驗證和更新，防止身份被盜用。3.根據(jù)業(yè)務需要和人員變動情況，及時調整電子印章使用人員的權限，確保權限設置合理合規(guī)。安全審計1.建立電子印章安全審計機制，對電子印章的使用情況進行實時監(jiān)測和審計。2.審計內容包括用印時間、用印人、用印文件、審批流程等，發(fā)現(xiàn)異常情況及時進行處理。3.定期對安全審計數(shù)據(jù)進行分析和總結，不斷完善電子印章安全管理措施。電子印章的變更與注銷變更1.電子印章的名稱、用途、使用范圍等信息發(fā)生變更的，使用部門應填寫《電子印章變更申請表》，提交至公司行政管理部門。2.行政管理部門按照電子印章申請與審批流程進行審核和審批，審批通過后，通知電子印章制作單位進行變更。3.變更完成后，行政管理部門負責更新公司電子印章管理系統(tǒng)中的相關信息，并對使用部門進行培訓。注銷1.電子印章不再使用的，使用部門應填寫《電子印章注銷申請表》，提交至公司行政管理部門。2.行政管理部門對申請事項進行審核，確認電子印章已停止使用且無未處理的用印事項后，提交至公司分管領導審批。3.分管領導審批通過后，行政管理部門通知電子印章制作單位進行注銷，并在公司電子印章管理系統(tǒng)中進行注銷操作。4.電子印章注銷后，相關數(shù)據(jù)應按照公司檔案管理規(guī)定進行妥善保存。監(jiān)督與檢查內部監(jiān)督1.公司行政管理部門負責對電子印章的使用與管理情況進行定期檢查和不定期抽查。2.檢查內容包括電子印章的申請、審批、使用、安全管理等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。外部監(jiān)督1.積極配合國家相關部門和行業(yè)監(jiān)管機構的監(jiān)督檢查，如實提供電子印章使用與管理情況的相關資料。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，及時完善公司電子印章管理辦法和相關制度。責任追究違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權使用電子印章的。2.超越權限使用電子印章的。3.使用電子印章簽署虛假文件的。4.因保管不善導致電子印章被盜用或信息泄露的。5.違反電子印章使用管理規(guī)定的其他行為。責任追究措施1.對于違規(guī)使用電子印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評