物資代采管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司物資代采行為，加強物資采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證物資質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司范圍內(nèi)所有物資代采活動，包括但不限于生產(chǎn)物資、辦公用品、設(shè)備配件等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：物資代采活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：代采過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，不得偏袒任何一方。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購物資符合公司要求。4.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。5.責任明確原則：明確各部門在物資代采過程中的職責，確保采購工作順利進行。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定物資代采計劃，明確采購需求和采購標準。2.組織供應(yīng)商的選擇、評審和管理，建立供應(yīng)商檔案。3.負責與供應(yīng)商簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。4.負責采購物資的驗收、付款等工作。（二）需求部門1.提出物資采購需求，明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等要求。2.參與供應(yīng)商的選擇和評審，提供技術(shù)支持和質(zhì)量標準。3.負責對采購物資進行驗收，反饋物資質(zhì)量問題。（三）財務(wù)部門1.負責審核采購合同，確保合同條款符合財務(wù)規(guī)定。2.負責采購資金的安排和支付，監(jiān)督采購資金的使用情況。3.參與采購成本的分析和控制，提供財務(wù)建議。（四）質(zhì)量部門1.制定物資質(zhì)量檢驗標準和驗收流程。2.參與供應(yīng)商的評審，對采購物資進行質(zhì)量檢驗和驗收，確保物資質(zhì)量符合要求。3.負責處理物資質(zhì)量問題，提出整改措施和建議。三、代采流程（一）需求提出需求部門根據(jù)生產(chǎn)、經(jīng)營等需要，填寫《物資采購申請表》，詳細說明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間等信息，并提交給采購部門。（二）計劃制定采購部門收到《物資采購申請表》后，進行匯總和分析，結(jié)合庫存情況，制定物資代采計劃。代采計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并報相關(guān)領(lǐng)導審批。（三）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)代采計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、信譽狀況等。3.組織相關(guān)部門對符合資格要求的供應(yīng)商進行評審，評審內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等。評審結(jié)果應(yīng)形成《供應(yīng)商評審報告》，作為選擇供應(yīng)商的依據(jù)。4.根據(jù)評審結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂《采購合同》。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等內(nèi)容。（四）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購物資的具體要求和交貨時間。2.供應(yīng)商按照采購訂單的要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并及時向采購部門反饋發(fā)貨信息。3.采購部門跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（五）驗收付款1.物資到貨前，采購部門通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準備工作。2.物資到貨后，需求部門和質(zhì)量部門按照驗收標準對物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等。驗收合格后，填寫《物資驗收單》。3.采購部門根據(jù)《物資驗收單》和采購合同，辦理付款手續(xù)。財務(wù)部門審核相關(guān)單據(jù)后，按照合同約定支付貨款。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準入1.建立供應(yīng)商準入制度，明確供應(yīng)商的準入條件和流程。2.供應(yīng)商準入條件應(yīng)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。3.采購部門負責收集供應(yīng)商的相關(guān)資料，進行資格審查和評審，符合準入條件的供應(yīng)商方可進入公司供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評審1.定期對供應(yīng)商進行評審，評審周期一般為每年一次。2.評審內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)、合同執(zhí)行情況等方面。3.組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行綜合評價，評審結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對評審結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施，如警告、暫停合作、取消合作等。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.建立供應(yīng)商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，如優(yōu)先合作、增加采購量、提供優(yōu)惠政策等。2.建立供應(yīng)商約束機制，對違反合同約定的供應(yīng)商進行處罰，如扣除貨款、暫停合作、取消合作等。3.加強與供應(yīng)商的溝通與合作，定期召開供應(yīng)商座談會，及時了解供應(yīng)商的需求和意見，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應(yīng)定期對物資代采過程中的風險進行識別，包括市場風險、質(zhì)量風險、價格風險、交貨期風險、合同風險等。2.建立風險識別機制，通過數(shù)據(jù)分析、案例分析、專家咨詢等方式，及時發(fā)現(xiàn)潛在的風險。（二）風險評估1.對識別出的風險進行評估，評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對風險進行排序，確定風險等級。（三）風險應(yīng)對1.根據(jù)風險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施，如風險規(guī)避、風險降低、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等。2.針對不同的風險，采取不同的應(yīng)對措施。例如，對于市場風險，可以通過市場調(diào)研、價格談判等方式降低風險；對于質(zhì)量風險，可以加強供應(yīng)商管理、嚴格驗收標準等方式降低風險。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對物資代采活動進行審計，審查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本的控制情況等。2.審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。（二）紀檢監(jiān)察1.公司紀檢監(jiān)察部門對物資代采活動進行監(jiān)督，檢查采購過程中是否存在違規(guī)違紀行為。2.對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀行為，紀檢監(jiān)察部門應(yīng)依法依規(guī)進行處理，并追究相關(guān)人員的責任。（三）定期檢查1.采購部門定期對物資代采工作進行自查，檢查采購計劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購合同的履行情況等。2.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行整改，確保物資代采工作規(guī)范、有序進行。七、信息管理（一）建立物資采購信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立物資采購信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購需求、采購計劃、采購訂單、供應(yīng)商管理、驗收付款等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.物資采購信息系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，為采購決策提供支持。（二）信息共享1.采購部門、需求部門、財務(wù)部門、質(zhì)量部門等應(yīng)通過物資采購信息系統(tǒng)實現(xiàn)信息共享，及時溝通采購工作進展情況。2.建立信息共享機制，明確各部門在信息共享中的職責和權(quán)限，確保信息的準確性和及時性。八、培訓與考核（一）培訓1.定期組織物資代采相關(guān)人員進行培訓，培訓內(nèi)容包括采購法律法規(guī)、采購流程、供應(yīng)商管理、風險管理等方面。2.培訓方式可以采用內(nèi)部培訓、外部培訓、在線學習等多種形式，提高采購人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）考核1.建立物資代采人員考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力等方面進行考核。2.考核結(jié)果與采購人員的薪酬、晉升等掛鉤，激勵采購人員積極工作，提高采購