物流油卡管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物流油卡的管理，規(guī)范油卡的使用流程，確保油卡使用安全、合理、高效，降低物流成本，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及物流運(yùn)輸業(yè)務(wù)中油卡的管理，包括油卡的申請(qǐng)、發(fā)放、充值、使用、核銷及監(jiān)督等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保油卡管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全性原則：保障油卡信息安全，防止油卡被盜用、冒用等情況發(fā)生。3.合理性原則：根據(jù)物流業(yè)務(wù)實(shí)際需求，合理安排油卡的使用，杜絕浪費(fèi)。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在油卡管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、管理職責(zé)（一）物流部門1.根據(jù)物流業(yè)務(wù)需求，提出油卡申請(qǐng)計(jì)劃，并提交至相關(guān)審批部門。2.負(fù)責(zé)油卡的日常使用管理，監(jiān)督駕駛員按規(guī)定使用油卡，確保油卡用于物流運(yùn)輸車輛加油。3.定期對(duì)油卡使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況并上報(bào)。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)油卡充值資金的審核與支付，確保充值資金的準(zhǔn)確性和安全性。2.對(duì)油卡充值及使用費(fèi)用進(jìn)行賬務(wù)處理，定期與物流部門核對(duì)油卡賬目。3.協(xié)助物流部門進(jìn)行油卡使用情況的審計(jì)工作。（三）行政部門1.負(fù)責(zé)油卡的統(tǒng)一采購(gòu)、保管及發(fā)放工作，建立油卡臺(tái)賬，記錄油卡的領(lǐng)取、使用、回收等情況。2.制定油卡管理制度及操作流程，并監(jiān)督執(zhí)行情況。3.協(xié)調(diào)解決油卡管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查處理。（四）審計(jì)部門1.定期對(duì)油卡管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查油卡使用的合規(guī)性、合理性及安全性。2.對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。三、油卡申請(qǐng)與發(fā)放（一）申請(qǐng)1.物流部門根據(jù)物流運(yùn)輸業(yè)務(wù)量、車輛行駛里程等因素，每月[具體時(shí)間]前制定次月油卡申請(qǐng)計(jì)劃，詳細(xì)列出所需油卡數(shù)量、預(yù)計(jì)使用金額等信息，并提交至行政部門。2.申請(qǐng)計(jì)劃應(yīng)注明申請(qǐng)油卡的車輛車牌號(hào)、駕駛員姓名等相關(guān)信息，確保與實(shí)際物流運(yùn)輸業(yè)務(wù)相對(duì)應(yīng)。（二）審批1.行政部門收到物流部門的油卡申請(qǐng)計(jì)劃后，進(jìn)行初步審核，核實(shí)申請(qǐng)信息的真實(shí)性、合理性。2.對(duì)于金額較大的油卡申請(qǐng)，行政部門應(yīng)提交公司管理層進(jìn)行審批，審批通過(guò)后方可進(jìn)行下一步操作。（三）采購(gòu)與發(fā)放1.行政部門根據(jù)審批通過(guò)的油卡申請(qǐng)計(jì)劃，統(tǒng)一采購(gòu)油卡。采購(gòu)時(shí)應(yīng)選擇信譽(yù)良好、資質(zhì)齊全的加油站或油卡供應(yīng)商，確保油卡質(zhì)量及服務(wù)。2.油卡采購(gòu)?fù)瓿珊螅姓块T負(fù)責(zé)將油卡發(fā)放至物流部門指定的駕駛員手中。發(fā)放時(shí)應(yīng)辦理交接手續(xù)，由駕駛員簽字確認(rèn)領(lǐng)取油卡的數(shù)量、卡號(hào)等信息。3.行政部門應(yīng)建立油卡發(fā)放臺(tái)賬，詳細(xì)記錄油卡的發(fā)放日期、領(lǐng)取人、卡號(hào)、金額等信息，以備查詢和核對(duì)。四、油卡充值（一）充值申請(qǐng)1.當(dāng)油卡余額不足時(shí)，駕駛員應(yīng)及時(shí)向物流部門報(bào)告，物流部門核實(shí)情況后，填寫(xiě)油卡充值申請(qǐng)表，注明充值油卡的卡號(hào)、充值金額、充值原因等信息，并提交至財(cái)務(wù)部門。2.充值申請(qǐng)表應(yīng)附相關(guān)加油發(fā)票或加油記錄，作為充值依據(jù)。（二）充值審批1.財(cái)務(wù)部門收到油卡充值申請(qǐng)表后，對(duì)充值金額、充值依據(jù)等進(jìn)行審核。審核無(wú)誤后，提交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，將充值申請(qǐng)表交至公司管理層進(jìn)行最終審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門方可安排充值資金。（三）充值操作1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過(guò)的油卡充值申請(qǐng)表，通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬、網(wǎng)上支付等方式將充值資金支付至指定的加油站或油卡供應(yīng)商賬戶。2.充值完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與加油站或油卡供應(yīng)商核對(duì)充值信息，確保充值金額準(zhǔn)確到賬。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將充值記錄及時(shí)錄入公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)，更新油卡余額。五、油卡使用（一）使用范圍油卡僅限用于公司物流運(yùn)輸車輛加油，不得挪作他用。（二）使用規(guī)定1.駕駛員在加油時(shí)，應(yīng)選擇公司指定的加油站進(jìn)行加油。如遇特殊情況需要在非指定加油站加油，應(yīng)提前向物流部門報(bào)告并獲得批準(zhǔn)。2.加油時(shí)，駕駛員應(yīng)要求加油站工作人員提供加油發(fā)票，并在發(fā)票上注明車輛車牌號(hào)、加油日期、加油金額等信息。加油發(fā)票應(yīng)妥善保管，作為油卡使用報(bào)銷的憑證。3.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格按照車輛實(shí)際耗油量使用油卡，不得虛開(kāi)發(fā)票、套取油卡資金。如發(fā)現(xiàn)駕駛員有違規(guī)行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）使用記錄1.駕駛員每次加油后，應(yīng)在車輛加油記錄簿上詳細(xì)記錄加油日期、加油站名稱、加油金額、加油量等信息，并簽字確認(rèn)。2.物流部門應(yīng)定期收集駕駛員的加油記錄簿，進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)分析，核實(shí)油卡使用情況的真實(shí)性和合理性。六、油卡核銷（一）核銷申請(qǐng)1.物流部門每月[具體時(shí)間]前，根據(jù)駕駛員的加油記錄和油卡使用情況，填寫(xiě)油卡核銷申請(qǐng)表，注明油卡卡號(hào)、使用期間、加油金額合計(jì)、剩余金額等信息，并提交至財(cái)務(wù)部門。2.油卡核銷申請(qǐng)表應(yīng)附駕駛員簽字確認(rèn)的加油記錄簿復(fù)印件、加油發(fā)票原件等相關(guān)資料，作為核銷依據(jù)。（二）核銷審批1.財(cái)務(wù)部門收到油卡核銷申請(qǐng)表后，對(duì)核銷金額、核銷依據(jù)等進(jìn)行審核。審核無(wú)誤后，提交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，將油卡核銷申請(qǐng)表交至公司管理層進(jìn)行最終審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門方可進(jìn)行油卡核銷操作。（三）核銷操作1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過(guò)的油卡核銷申請(qǐng)表，在公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)中對(duì)油卡進(jìn)行核銷處理，更新油卡余額。2.核銷完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將油卡核銷申請(qǐng)表、加油記錄簿復(fù)印件、加油發(fā)票原件等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存，以備審計(jì)和查詢。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門應(yīng)定期對(duì)油卡管理情況進(jìn)行檢查，包括油卡的發(fā)放、使用、核銷等環(huán)節(jié)。檢查內(nèi)容包括油卡臺(tái)賬記錄是否準(zhǔn)確、加油發(fā)票是否真實(shí)有效、駕駛員是否按規(guī)定使用油卡等。2.審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)油卡管理情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查油卡使用的合規(guī)性、合理性及安全性。審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合相關(guān)政府部門及行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供油卡管理的相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于政府部門及行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)提出的整改意見(jiàn)，公司應(yīng)認(rèn)真落實(shí)，及時(shí)整改到位，并將整改情況報(bào)告相關(guān)部門。八、違規(guī)處理（一）駕駛員違規(guī)處理1.駕駛員如有以下違規(guī)行為之一，將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、扣減績(jī)效獎(jiǎng)金、解除勞動(dòng)合同等處理：虛開(kāi)發(fā)票、套取油卡資金的；將油卡轉(zhuǎn)借他人或挪作他用的；不按規(guī)定在指定加油站加油的；加油記錄不真實(shí)、不完整的。2.因駕駛員違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將依法追究其賠償責(zé)任。（二）其他人員違規(guī)處理1.物流部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門等相關(guān)人員在油卡管理過(guò)程中，如有違反本管理辦法或其他相關(guān)規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、扣減績(jī)效獎(jiǎng)金、降職、撤職等處理。2.因相關(guān)人員違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，公司將依法追究其賠償責(zé)任，并要求其采取措施消除不良影響。九、附則（一）解釋權(quán)本管理辦法由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與廢