海運(yùn)訂單管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司海運(yùn)訂單管理，規(guī)范訂單操作流程，提高訂單處理效率，確保貨物安全、及時(shí)、準(zhǔn)確運(yùn)輸，保障公司業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有海運(yùn)訂單的管理，包括但不限于出口訂單、進(jìn)口訂單以及相關(guān)的貨代業(yè)務(wù)訂單。（三）基本原則1.合法性原則：海運(yùn)訂單管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及國(guó)際海運(yùn)相關(guān)公約和規(guī)則，確保業(yè)務(wù)操作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：訂單信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，包括貨物描述、數(shù)量、重量、體積、收發(fā)貨人信息、運(yùn)輸條款等，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的運(yùn)輸延誤、費(fèi)用增加等問(wèn)題。3.及時(shí)性原則：各環(huán)節(jié)工作人員應(yīng)及時(shí)處理訂單，確保訂單流轉(zhuǎn)順暢，按時(shí)完成運(yùn)輸任務(wù)，滿足客戶需求。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及崗位在海運(yùn)訂單管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。二、訂單受理（一）客戶咨詢與溝通1.業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)回復(fù)客戶關(guān)于海運(yùn)運(yùn)輸?shù)淖稍儯獯鹂蛻粢蓡?wèn)，提供專業(yè)的運(yùn)輸建議。2.與客戶充分溝通運(yùn)輸需求，包括貨物性質(zhì)、運(yùn)輸時(shí)間要求、運(yùn)輸路線偏好、特殊要求等，確保準(zhǔn)確理解客戶意圖。（二）訂單錄入1.業(yè)務(wù)人員根據(jù)與客戶溝通的結(jié)果，在公司訂單管理系統(tǒng)中準(zhǔn)確錄入海運(yùn)訂單信息。訂單信息應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：訂單編號(hào)：由系統(tǒng)自動(dòng)生成，具有唯一性，便于訂單跟蹤和查詢?？蛻粜畔ⅲ喊蛻裘Q、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、地址等。貨物信息：詳細(xì)描述貨物名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、重量、體積等。運(yùn)輸信息：起運(yùn)港、目的港、預(yù)計(jì)開(kāi)航日期、運(yùn)輸方式（整箱或拼箱）等。費(fèi)用信息：運(yùn)費(fèi)、雜費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用的明細(xì)及金額。特殊要求：如貨物的包裝要求、裝卸注意事項(xiàng)、運(yùn)輸過(guò)程中的特殊監(jiān)管要求等。2.錄入完成后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)訂單信息，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)信息有誤，應(yīng)及時(shí)修改并重新核對(duì)。（三）訂單審核1.訂單錄入后，由業(yè)務(wù)主管對(duì)訂單進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括訂單信息的完整性、準(zhǔn)確性、合理性以及與客戶溝通的情況等。2.對(duì)于審核通過(guò)的訂單，業(yè)務(wù)主管在系統(tǒng)中進(jìn)行確認(rèn)；對(duì)于審核不通過(guò)的訂單，應(yīng)注明原因并退回業(yè)務(wù)人員，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。3.涉及重大訂單或特殊情況的訂單，業(yè)務(wù)主管應(yīng)提交部門經(jīng)理進(jìn)行審核，部門經(jīng)理審核通過(guò)后，訂單方可進(jìn)入下一流程。三、訂艙與配載（一）訂艙1.根據(jù)訂單信息，業(yè)務(wù)人員選擇合適的船公司或貨代進(jìn)行訂艙。訂艙時(shí)應(yīng)向?qū)Ψ教峁?zhǔn)確、詳細(xì)的貨物信息和運(yùn)輸要求，確保訂艙的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.與船公司或貨代確認(rèn)訂艙情況，獲取訂艙確認(rèn)書（S/O）。訂艙確認(rèn)書應(yīng)包括船名、航次、提單號(hào)、預(yù)計(jì)開(kāi)航日期、截單日期、截港日期等信息。3.將訂艙確認(rèn)書及時(shí)反饋給客戶，并告知客戶相關(guān)注意事項(xiàng)，如截單時(shí)間、報(bào)關(guān)時(shí)間、貨物進(jìn)港時(shí)間等。（二）配載1.根據(jù)訂艙確認(rèn)書和貨物實(shí)際情況，安排貨物的配載。配載時(shí)應(yīng)遵循以下原則：貨物性質(zhì)：不同性質(zhì)的貨物應(yīng)分開(kāi)配載，避免相互影響。如易燃易爆貨物應(yīng)與普通貨物分開(kāi)，食品應(yīng)與有毒有害貨物分開(kāi)等。重量和體積平衡：合理安排貨物在船艙內(nèi)的分布，確保船舶的穩(wěn)性和航行安全，同時(shí)充分利用船艙空間，提高運(yùn)輸效率。運(yùn)輸要求：根據(jù)客戶的特殊運(yùn)輸要求，如冷藏、通風(fēng)、防潮等，選擇合適的艙位進(jìn)行配載。2.配載完成后，生成配載圖，并將配載信息及時(shí)通知相關(guān)部門，如倉(cāng)庫(kù)、報(bào)關(guān)行等，以便做好貨物出運(yùn)前的準(zhǔn)備工作。四、貨物準(zhǔn)備（一）貨物包裝1.根據(jù)貨物性質(zhì)和運(yùn)輸要求，指導(dǎo)客戶或安排公司內(nèi)部人員對(duì)貨物進(jìn)行適當(dāng)?shù)陌b。包裝應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及國(guó)際運(yùn)輸?shù)耐ㄓ靡?，確保貨物在運(yùn)輸過(guò)程中不受損壞。2.在包裝上應(yīng)標(biāo)明貨物的名稱、數(shù)量、重量、體積、目的地等信息，便于識(shí)別和運(yùn)輸。（二）貨物標(biāo)識(shí)1.對(duì)于需要特殊標(biāo)識(shí)的貨物，如危險(xiǎn)貨物、易腐貨物等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、持久，以便在運(yùn)輸過(guò)程中能夠及時(shí)識(shí)別和處理。2.標(biāo)識(shí)內(nèi)容應(yīng)包括貨物的危險(xiǎn)性質(zhì)、應(yīng)急處理措施、警示標(biāo)志等，確保運(yùn)輸過(guò)程中的安全。（三）貨物集港1.根據(jù)配載信息和船期安排，通知倉(cāng)庫(kù)將貨物按時(shí)集港。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)按照要求對(duì)貨物進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保貨物的數(shù)量、質(zhì)量與訂單信息一致。2.在貨物集港過(guò)程中，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)做好貨物的保管工作，防止貨物受損、丟失或被盜。對(duì)于貴重貨物、特殊貨物，應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，如專人看管、監(jiān)控等。五、報(bào)關(guān)與報(bào)檢（一）報(bào)關(guān)1.報(bào)關(guān)行根據(jù)訂單信息和貨物實(shí)際情況，準(zhǔn)備報(bào)關(guān)所需的單證，包括報(bào)關(guān)單、發(fā)票、裝箱單、合同、提單等。2.在規(guī)定的報(bào)關(guān)期限內(nèi)，向海關(guān)申報(bào)貨物信息。報(bào)關(guān)單內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，與所提供的其他單證一致。3.配合海關(guān)的查驗(yàn)工作，提供必要的協(xié)助和資料。如海關(guān)對(duì)貨物有疑問(wèn)或需要進(jìn)一步核實(shí)的情況，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，確保問(wèn)題得到妥善解決。4.繳納海關(guān)稅費(fèi)，獲取海關(guān)放行通知。海關(guān)放行后，報(bào)關(guān)行應(yīng)及時(shí)將放行信息反饋給公司相關(guān)部門。（二）報(bào)檢1.根據(jù)貨物的性質(zhì)和目的地國(guó)家或地區(qū)的要求，確定是否需要報(bào)檢。如需報(bào)檢，應(yīng)及時(shí)通知報(bào)檢機(jī)構(gòu)，并提供相關(guān)資料，如報(bào)檢單、發(fā)票、裝箱單、合同等。2.報(bào)檢機(jī)構(gòu)對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)檢疫，檢驗(yàn)檢疫合格后出具檢驗(yàn)檢疫證書。如檢驗(yàn)檢疫不合格，應(yīng)按照?qǐng)?bào)檢機(jī)構(gòu)的要求進(jìn)行整改或處理，直至合格為止。六、提單簽發(fā)（一）提單確認(rèn)1.在貨物裝船完畢后，船公司或貨代根據(jù)實(shí)際裝船情況制作提單草稿，并發(fā)送給業(yè)務(wù)人員進(jìn)行確認(rèn)。2.業(yè)務(wù)人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)提單草稿中的各項(xiàng)信息，包括貨物信息、運(yùn)輸信息、收發(fā)貨人信息等，確保與訂單信息一致。如發(fā)現(xiàn)信息有誤，應(yīng)及時(shí)通知船公司或貨代進(jìn)行修改。3.提單確認(rèn)無(wú)誤后，業(yè)務(wù)人員在系統(tǒng)中進(jìn)行確認(rèn)，并通知船公司或貨代簽發(fā)正本提單。（二）提單簽發(fā)1.船公司或貨代根據(jù)業(yè)務(wù)人員的確認(rèn)信息，簽發(fā)正本提單。正本提單一般為一式三份，分別為發(fā)貨人持有、收貨人持有和銀行結(jié)匯使用。2.提單簽發(fā)后，船公司或貨代應(yīng)及時(shí)將正本提單交付給業(yè)務(wù)人員。業(yè)務(wù)人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將提單交付給客戶，并告知客戶提單的使用注意事項(xiàng)。3.對(duì)于電放提單的情況，業(yè)務(wù)人員應(yīng)按照公司規(guī)定的流程辦理電放手續(xù)，確保電放提單的安全性和有效性。七、運(yùn)輸跟蹤（一）船舶動(dòng)態(tài)跟蹤1.安排專人負(fù)責(zé)跟蹤船舶動(dòng)態(tài)，及時(shí)獲取船舶的航行信息，如船位、航速、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等。2.根據(jù)船舶動(dòng)態(tài)信息，提前做好貨物到達(dá)目的港的準(zhǔn)備工作，如通知收貨人、安排提貨車輛等。3.如船舶出現(xiàn)延誤、繞航等異常情況，應(yīng)及時(shí)與船公司或貨代溝通，了解原因，并將相關(guān)情況通知客戶，做好解釋和安撫工作。（二）貨物運(yùn)輸狀態(tài)跟蹤1.通過(guò)公司訂單管理系統(tǒng)或與相關(guān)部門溝通，實(shí)時(shí)跟蹤貨物在運(yùn)輸過(guò)程中的狀態(tài)，如貨物是否已裝船、是否已到達(dá)目的港、是否已清關(guān)等。2.及時(shí)處理運(yùn)輸過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如貨物損壞、丟失、延誤等。對(duì)于貨物損壞或丟失的情況，應(yīng)按照保險(xiǎn)條款和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，及時(shí)向保險(xiǎn)公司報(bào)案，并協(xié)助客戶進(jìn)行理賠工作。3.定期向客戶反饋貨物運(yùn)輸狀態(tài)，讓客戶及時(shí)了解貨物的運(yùn)輸情況，增強(qiáng)客戶滿意度。八、費(fèi)用結(jié)算（一）費(fèi)用核算1.業(yè)務(wù)人員根據(jù)訂單信息和實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用情況，對(duì)海運(yùn)訂單的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行核算，包括運(yùn)費(fèi)、雜費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、報(bào)關(guān)費(fèi)、報(bào)檢費(fèi)等。2.費(fèi)用核算應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保各項(xiàng)費(fèi)用的計(jì)算依據(jù)充分、合理。如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用計(jì)算有誤，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。（二）費(fèi)用結(jié)算1.按照與客戶簽訂的合同約定，及時(shí)向客戶發(fā)送費(fèi)用結(jié)算清單，明確各項(xiàng)費(fèi)用的金額和支付方式。2.跟蹤客戶的費(fèi)用支付情況，對(duì)于逾期未支付的客戶，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解原因，并采取相應(yīng)的催款措施。3.與船公司或貨代進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，按照約定的時(shí)間和方式支付運(yùn)費(fèi)、雜費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用。在結(jié)算過(guò)程中，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)費(fèi)用明細(xì)，確保支付金額準(zhǔn)確無(wú)誤。九、訂單變更與取消（一）訂單變更1.客戶如需變更訂單信息，應(yīng)提前通知業(yè)務(wù)人員。業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)了解客戶變更的內(nèi)容和原因，并評(píng)估變更對(duì)訂單操作的影響。2.根據(jù)變更的情況，與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，如船公司、貨代、倉(cāng)庫(kù)、報(bào)關(guān)行等，確保變更后的訂單能夠順利操作。3.對(duì)于涉及費(fèi)用變更的訂單，應(yīng)與客戶重新確認(rèn)費(fèi)用金額，并按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行費(fèi)用調(diào)整。（二）訂單取消1.客戶如需取消訂單，應(yīng)提前通知業(yè)務(wù)人員。業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)了解客戶取消訂單的原因，并評(píng)估取消訂單對(duì)公司造成的損失。2.根據(jù)訂單的執(zhí)行情況，與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，如船公司、貨代、倉(cāng)庫(kù)、報(bào)關(guān)行等，辦理訂單取消手續(xù)。對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的費(fèi)用，按照合同約定和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.如因客戶取消訂單給公司造成損失的，應(yīng)按照合同約定向客戶索賠，維護(hù)公司的合法權(quán)益。十、檔案管理（一）訂單檔案建立1.業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)收集、整理海運(yùn)訂單在操作過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件和資料，包括訂單合同、訂艙確認(rèn)書、提單、報(bào)關(guān)單、報(bào)檢單、發(fā)票、裝箱單、費(fèi)用結(jié)算清單等。2.將上述文件和資料按照訂單編號(hào)進(jìn)行分類歸檔，建立訂單檔案。訂單檔案應(yīng)確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，便于查詢和追溯。（二）檔案保管與查閱1.安排專人負(fù)責(zé)訂單檔案的保管工作，確