文聯(lián)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強文聯(lián)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在文聯(lián)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合文聯(lián)實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于文聯(lián)機關(guān)及所屬各部門、各協(xié)會、各事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文聯(lián)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保檔案管理的集中、規(guī)范。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映文聯(lián)各項工作的歷史面貌和實際情況。3.完整性原則：全面收集和整理文聯(lián)在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為文聯(lián)工作提供便捷的檔案服務(wù)。（四）管理職責(zé)1.文聯(lián)辦公室是檔案管理工作的主管部門，負(fù)責(zé)制定檔案管理制度、規(guī)劃檔案工作發(fā)展、監(jiān)督指導(dǎo)各部門檔案管理工作、組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案工作與業(yè)務(wù)工作同步進(jìn)行。3.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，負(fù)責(zé)檔案的日常管理、整理編目、數(shù)字化處理、查閱利用等工作。二、檔案的分類與歸檔范圍（一）文書檔案1.上級文件：包括黨和國家各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)頒發(fā)的與文聯(lián)工作相關(guān)的文件。2.文聯(lián)文件：文聯(lián)制發(fā)的各類公文，如決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。3.會議文件：文聯(lián)召開的各類會議形成的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。4.工作計劃與總結(jié)：文聯(lián)及各部門年度、季度、月度工作計劃和總結(jié)。5.人事檔案：干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資、黨員檔案等。6.財務(wù)檔案：文聯(lián)財務(wù)工作中形成的會計憑證、賬簿、報表等。7.其他文書：與文聯(lián)工作相關(guān)的各類信函、簡報、統(tǒng)計報表等。（二）業(yè)務(wù)檔案1.文藝創(chuàng)作檔案：文聯(lián)組織的各類文藝創(chuàng)作活動形成的檔案，包括創(chuàng)作計劃、作品征集、評選結(jié)果、獲獎作品等。2.文藝活動檔案：文聯(lián)舉辦或參與的各類文藝演出、展覽、比賽、講座等活動的策劃方案、活動記錄、宣傳資料、嘉賓名單、活動照片、視頻等。3.協(xié)會工作檔案：各文藝家協(xié)會開展的活動、會員管理、組織建設(shè)等方面形成的檔案。4.對外交流檔案：文聯(lián)與國內(nèi)外文化機構(gòu)、團體開展交流合作活動形成的檔案，包括合作協(xié)議、交流成果、出訪記錄等。（三）聲像檔案1.照片檔案：文聯(lián)在各項活動中拍攝的具有保存價值的照片，包括活動現(xiàn)場照片、領(lǐng)導(dǎo)嘉賓照片、文藝作品照片等。2.錄音檔案：文聯(lián)組織的會議、講座、演出等活動的錄音資料。3.錄像檔案：文聯(lián)舉辦的各類活動的視頻記錄，如文藝演出、展覽開幕式、專題片等。（四）實物檔案1.獎牌、獎杯、證書：文聯(lián)及所屬部門、協(xié)會獲得的各類榮譽獎牌、獎杯、證書等。2.紀(jì)念品：文聯(lián)在對外交流、重大活動中收到的具有紀(jì)念意義的禮品、紀(jì)念品等。3.印章：文聯(lián)及所屬部門使用過的印章印模。（五）電子檔案1.辦公自動化系統(tǒng)中形成的電子文件，如電子公文、工作計劃、工作總結(jié)等。2.數(shù)字化處理后的檔案，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案等的電子副本。3.網(wǎng)站、微信公眾號等新媒體平臺發(fā)布的與文聯(lián)工作相關(guān)的信息資料。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案歸檔范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對重要活動、重要項目形成的檔案材料，應(yīng)實行跟蹤收集，確保檔案材料的及時歸檔。（二）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。（三）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，采用“件”為單位進(jìn)行裝訂、編目。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，分別按照活動時間、項目階段等進(jìn)行分類整理，可采用“卷”或“件”為單位進(jìn)行編目。3.聲像檔案：按照形成時間、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類整理，照片應(yīng)進(jìn)行編號、標(biāo)注說明，錄音錄像應(yīng)注明日期、地點、內(nèi)容等信息。4.實物檔案：對獎牌、獎杯、證書等實物進(jìn)行登記造冊，注明頒發(fā)單位、時間、事由等信息，并拍照留存。5.電子檔案：按照檔案分類方案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可檢索性和可讀性。四、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、溫濕度計、防蟲藥品、消防器材等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案等的保管期限根據(jù)其重要程度和實際需要確定。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步保存，保管期限與紙質(zhì)檔案一致。（三）檔案裝具1.應(yīng)使用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案盒等裝具，對檔案進(jìn)行分類存放。2.檔案裝具應(yīng)標(biāo)注檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。（四）檔案清點與核對1.定期對檔案進(jìn)行清點，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.每年對檔案進(jìn)行一次全面核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家檔案法律法規(guī)和文聯(lián)檔案管理規(guī)定，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)優(yōu)先原則：以服務(wù)文聯(lián)工作為宗旨，積極為各部門和工作人員提供檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息安全。（二）利用范圍1.文聯(lián)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱文聯(lián)檔案，須經(jīng)文聯(lián)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。（三）利用方式1.查閱：在檔案查閱室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可提供檔案復(fù)印件或電子副本，但應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由文聯(lián)辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員為成員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表和檔案的實際價值，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案鑒定工作小組對檔案銷毀清冊進(jìn)行審核，簽署審核意見。3.經(jīng)審核批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，并在檔案銷毀清冊上注明銷毀時間、地點、方式等信息。（四）銷毀監(jiān)督檔案銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的文聯(lián)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能一體化。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平，為文聯(lián)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化處理1.對存量檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.建立檔案數(shù)字化副本數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案管理模塊：實現(xiàn)檔案的分類管理、錄入、編目、存儲、查詢、統(tǒng)計等功能。2.利用服務(wù)模塊：提供檔案查閱、借閱、復(fù)制申請及審批功能，記錄利用情況。3.安全管理模塊：設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計等功能，確保檔案信息安全。（四）數(shù)據(jù)安全與