檔案文書管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案文書管理，確保檔案文書的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案文書的利用價(jià)值，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案文書的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案文書由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案文書的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案文書應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，保證其內(nèi)容真實(shí)可靠。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案文書的安全保密措施，防止檔案文書的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案文書管理流程，提高檔案文書的檢索和利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案文書管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案文書管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類檔案文書，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。3.對(duì)各部門形成的檔案文書進(jìn)行定期檢查和指導(dǎo)，確保檔案文書的質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)檔案文書的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。5.建立檔案文書檢索系統(tǒng)，為公司/組織提供檔案文書查閱、借閱等服務(wù)。6.開展檔案文書編研工作，開發(fā)檔案文書信息資源，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案文書的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案文書的日常管理工作，確保檔案文書的及時(shí)收集、整理和歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案文書的鑒定、銷毀等工作。三、檔案文書的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料，包括但不限于以下幾類：行政管理類：公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。業(yè)務(wù)管理類：合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表、市場(chǎng)調(diào)研資料等。財(cái)務(wù)管理類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。人力資源管理類：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。科技研發(fā)類：科研項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料、專利文件等。聲像檔案類：照片、錄音、錄像等。2.國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定需要?dú)w檔保存的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案文書的收集工作，確保檔案文書的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案文書應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)采用符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)格式進(jìn)行保存，并確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案文書的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法等。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案文書進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和檢索。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案文書目錄，包括檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案文書進(jìn)行裝訂，確保其整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)文件材料的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。四、檔案文書的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案文書整理完畢，并向檔案管理部門移交。2.對(duì)于一些特殊項(xiàng)目或緊急文件，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或文件辦理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對(duì)本部門整理好的檔案文書進(jìn)行初步審核，確保檔案文書的質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案文書移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。移交清單應(yīng)包括檔案文書的名稱、數(shù)量、檔號(hào)、移交日期等內(nèi)容。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案文書進(jìn)行再次審核，審核無誤后辦理接收手續(xù)，并將檔案文書存入檔案庫房。五、檔案文書的保管（一）保管期限1.檔案文書的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案文書：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案文書，應(yīng)列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案文書：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案文書，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限一般為16年至50年。短期保管的檔案文書：凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案文書，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限一般為5年以下。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案文書的內(nèi)容和價(jià)值，提出初步的保管期限建議，報(bào)檔案管理部門審核確定。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案文書的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案文書進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。六、檔案文書的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案文書進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案文書的價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀的檔案文書進(jìn)行審核鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案文書逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其價(jià)值。2.綜合分析鑒定法：結(jié)合檔案文書的形成背景、保管期限、利用情況等因素，綜合分析其價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案文書進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案文書的名稱、數(shù)量、檔號(hào)、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.將檔案銷毀清冊(cè)報(bào)檔案鑒定小組審核，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案文書的徹底銷毀。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。5.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)妥善保存，以備查考。七、檔案文書的查閱與借閱（一）查閱原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，確保檔案文書的安全。2.堅(jiān)持為公司/組織的各項(xiàng)工作服務(wù)的宗旨，方便檔案文書的查閱利用。3.對(duì)查閱檔案文書的人員進(jìn)行必要的登記和審查，防止檔案文書的非法利用。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案文書的名稱、檔號(hào)、查閱目的等內(nèi)容。2.將檔案查閱申請(qǐng)表提交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案文書，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案文書，不得擅自將檔案文書帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘抄檔案文書內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案文書歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱原則1.嚴(yán)格控制檔案文書的借閱范圍，確需借閱的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案文書，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案文書。如發(fā)現(xiàn)檔案文書有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（四）借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案文書的名稱、檔號(hào)、借閱期限、借閱目的等內(nèi)容。2.將檔案借閱申請(qǐng)表提交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為借閱人員辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，并將檔案文書交付借閱人員。4.借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還檔案文書，如需續(xù)借，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)。5.檔案管理部門對(duì)歸還的檔案文書進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。八、檔案文書的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案文書統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案文書的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)報(bào)送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門，為公司/組織的決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.公司/組織因機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤銷、合并等原因，需要對(duì)檔案文書進(jìn)行移交的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度辦