文件掃描管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件掃描管理工作，規(guī)范文件掃描流程，確保文件掃描質(zhì)量，提高文件管理效率，有效保護(hù)公司文件信息安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位涉及的各類文件、資料、檔案等的掃描管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：文件掃描工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描過(guò)程合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：掃描文件應(yīng)保證內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，圖像清晰可讀，與原始文件一致。3.安全性原則：加強(qiáng)文件掃描過(guò)程中的信息安全管理，防止文件信息泄露、篡改等情況發(fā)生。4.規(guī)范性原則：明確文件掃描流程、標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)人員職責(zé)，確保掃描工作規(guī)范有序進(jìn)行。二、文件掃描職責(zé)分工（一）文件提供部門1.負(fù)責(zé)整理需掃描的文件資料，確保文件完整、清晰、無(wú)破損。2.按照規(guī)定的格式和要求對(duì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)，并填寫文件掃描交接清單，注明文件名稱、數(shù)量、所屬項(xiàng)目或部門等信息。3.將整理好的文件資料及時(shí)提交給文件掃描部門。（二）文件掃描部門1.配備專業(yè)的掃描設(shè)備和軟件，確保掃描工作正常開(kāi)展。2.按照文件提供部門的要求及本辦法規(guī)定的掃描標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件進(jìn)行掃描操作。3.對(duì)掃描后的文件圖像進(jìn)行質(zhì)量檢查，對(duì)不符合要求的及時(shí)進(jìn)行重新掃描。4.將掃描后的文件圖像按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，以便于查詢和檢索。（三）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)監(jiān)督文件掃描工作的全過(guò)程，確保掃描工作符合本辦法及相關(guān)檔案管理規(guī)定。2.對(duì)掃描后的文件圖像進(jìn)行審核，檢查其準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的提出整改意見(jiàn)。3.指導(dǎo)文件掃描部門做好文件掃描后的存儲(chǔ)、保管和利用工作，確保文件信息安全。（四）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)提供文件掃描所需的技術(shù)支持，保障掃描設(shè)備和軟件的正常運(yùn)行。2.協(xié)助制定文件掃描過(guò)程中的信息安全策略，確保文件信息在掃描、存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的安全性。3.對(duì)文件掃描管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和優(yōu)化，提高文件管理效率。三、文件掃描流程（一）文件整理1.文件提供部門收到文件后，應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行整理。檢查文件是否齊全、完整，有無(wú)破損、污漬等情況。對(duì)于不完整或有損壞的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修復(fù)。2.按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類，并編寫文件編號(hào)。文件編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。3.填寫文件掃描交接清單，詳細(xì)記錄文件的名稱、數(shù)量、所屬項(xiàng)目或部門、文件編號(hào)等信息。交接清單一式兩份，文件提供部門和文件掃描部門各執(zhí)一份。（二）掃描準(zhǔn)備1.文件掃描部門收到文件掃描交接清單后，應(yīng)根據(jù)文件的數(shù)量和類型，合理安排掃描人員和掃描設(shè)備。2.檢查掃描設(shè)備是否正常運(yùn)行，掃描軟件是否安裝正確且功能正常。對(duì)掃描設(shè)備進(jìn)行清潔和校準(zhǔn)，確保掃描圖像的質(zhì)量。3.根據(jù)文件的特點(diǎn)和掃描要求，設(shè)置掃描參數(shù)，如分辨率、色彩模式、圖像格式等。一般情況下，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，色彩模式應(yīng)為24位真彩色，圖像格式應(yīng)為常見(jiàn)的PDF、TIFF等。（三）文件掃描1.掃描人員按照文件提供部門的要求和掃描參數(shù)設(shè)置，對(duì)文件進(jìn)行逐頁(yè)掃描。在掃描過(guò)程中，應(yīng)注意保持文件的平整，避免出現(xiàn)褶皺、陰影等影響掃描質(zhì)量的情況。2.對(duì)于雙面文件，應(yīng)采用雙面掃描功能進(jìn)行掃描，確保兩面圖像清晰、完整。掃描后的圖像應(yīng)按照頁(yè)面順序排列，不得顛倒或錯(cuò)頁(yè)。3.掃描過(guò)程中，掃描人員應(yīng)實(shí)時(shí)檢查掃描圖像的質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)圖像模糊、缺頁(yè)、黑邊等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)重新掃描。（四）圖像處理1.掃描完成后，對(duì)掃描圖像進(jìn)行必要的處理。如調(diào)整圖像的亮度、對(duì)比度、色彩平衡等，使其更加清晰可讀。2.對(duì)掃描圖像進(jìn)行裁剪，去除不必要的空白邊緣，確保圖像內(nèi)容完整。3.對(duì)于多頁(yè)文件，應(yīng)將掃描后的圖像合并為一個(gè)完整的PDF或TIFF文件，并進(jìn)行頁(yè)碼標(biāo)注，方便查閱。（五）質(zhì)量檢查1.文件掃描部門完成圖像處理后，應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部質(zhì)量檢查。檢查人員按照掃描標(biāo)準(zhǔn)對(duì)掃描圖像進(jìn)行逐一核對(duì)，確保圖像內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，文件編號(hào)與交接清單一致。2.質(zhì)量檢查合格的文件，由檢查人員在文件掃描交接清單上簽字確認(rèn)。對(duì)于質(zhì)量檢查不合格的文件，應(yīng)返回掃描人員進(jìn)行重新掃描或處理，直至符合要求為止。（六）存儲(chǔ)與索引1.經(jīng)質(zhì)量檢查合格的文件圖像，應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行存儲(chǔ)。存儲(chǔ)路徑應(yīng)清晰明確，便于查找和管理。2.建立文件掃描索引目錄，索引目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、文件名稱、所屬項(xiàng)目或部門、掃描日期、存儲(chǔ)路徑等信息。索引目錄應(yīng)定期更新，確保與實(shí)際存儲(chǔ)的文件圖像一致。3.將文件掃描索引目錄備份至電子存儲(chǔ)介質(zhì)，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（七）文件交接1.文件掃描部門完成文件掃描及存儲(chǔ)工作后，應(yīng)及時(shí)將掃描后的文件圖像及文件掃描交接清單移交檔案管理部門。2.檔案管理部門接收文件掃描交接清單和文件圖像后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保文件數(shù)量、內(nèi)容、存儲(chǔ)方式等與交接清單一致。核對(duì)無(wú)誤后，雙方在交接清單上簽字確認(rèn)。四、文件掃描標(biāo)準(zhǔn)（一）圖像質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.掃描圖像應(yīng)清晰可讀，文字、圖表等內(nèi)容完整無(wú)缺漏。2.圖像分辨率不低于300dpi，色彩模式為24位真彩色，以保證圖像的清晰度和色彩還原度。3.掃描圖像應(yīng)無(wú)明顯的黑邊、白邊、陰影、模糊、褶皺等影響閱讀的瑕疵。（二）文件格式標(biāo)準(zhǔn)1.掃描后的文件圖像一般應(yīng)存儲(chǔ)為PDF或TIFF格式。PDF格式應(yīng)采用可搜索文本的方式存儲(chǔ)，以便于文件內(nèi)容的檢索。2.對(duì)于特殊格式要求的文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)，如CAD文件應(yīng)存儲(chǔ)為DWG或DXF格式，圖片文件應(yīng)保持原格式不變。（三）命名規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)1.文件掃描后的命名應(yīng)遵循唯一性和規(guī)范性原則，便于識(shí)別和管理。2.命名格式一般為：文件編號(hào)+文件名稱+掃描日期。例如：001年度工作總結(jié)報(bào)告20230501.pdf3.文件編號(hào)應(yīng)與文件提供部門填寫的文件編號(hào)一致，確保文件命名與原始文件編號(hào)的對(duì)應(yīng)關(guān)系。（四）索引編制標(biāo)準(zhǔn)1.文件掃描索引目錄應(yīng)按照文件類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類編制，層次清晰，便于查詢。2.索引目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、文件名稱、所屬項(xiàng)目或部門、掃描日期、存儲(chǔ)路徑等詳細(xì)信息，確保能夠快速準(zhǔn)確地定位到所需文件。3.索引目錄應(yīng)定期更新，及時(shí)反映文件的變動(dòng)情況，如文件的新增、刪除、修改等。五、文件掃描安全管理（一）人員安全管理1.對(duì)參與文件掃描工作的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括信息安全法規(guī)、文件保密制度、掃描設(shè)備操作規(guī)程等。2.與文件掃描人員簽訂保密協(xié)議，明確其在文件掃描過(guò)程中的保密義務(wù)和責(zé)任。保密協(xié)議應(yīng)涵蓋文件信息的保護(hù)范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.定期對(duì)文件掃描人員進(jìn)行背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和安全意識(shí)，避免因人員問(wèn)題導(dǎo)致文件信息泄露。（二）設(shè)備安全管理1.加強(qiáng)對(duì)掃描設(shè)備的日常維護(hù)和管理，定期進(jìn)行檢查、清潔和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.為掃描設(shè)備設(shè)置必要的安全防護(hù)措施，如設(shè)置開(kāi)機(jī)密碼、安裝殺毒軟件和防火墻等，防止病毒入侵和惡意攻擊。3.對(duì)掃描設(shè)備進(jìn)行定期的數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的位置，并異地存放。數(shù)據(jù)備份的頻率應(yīng)根據(jù)文件掃描量和重要性確定，一般每周或每月進(jìn)行一次全量備份。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.對(duì)掃描后的文件圖像進(jìn)行加密存儲(chǔ)，加密算法應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。加密密鑰應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格控制訪問(wèn)權(quán)限。2.在文件傳輸過(guò)程中，采用安全的傳輸協(xié)議，如SSL/TLS等，確保文件數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中的安全性。3.限制對(duì)文件掃描存儲(chǔ)系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)人員職責(zé)分配不同的訪問(wèn)級(jí)別。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相應(yīng)的文件數(shù)據(jù)，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員擅自訪問(wèn)、修改或刪除文件。（四）環(huán)境安全管理1.文件掃描工作場(chǎng)所應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等安全設(shè)施。2.配備必要的消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。工作人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的火災(zāi)應(yīng)急處理技能。3.安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)文件掃描工作場(chǎng)所進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，記錄人員出入情況和操作過(guò)程。監(jiān)控視頻應(yīng)保存一定期限，以便在需要時(shí)進(jìn)行查閱。六、文件掃描監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)文件掃描工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件掃描流程的執(zhí)行情況、掃描質(zhì)量、安全管理等方面。2.內(nèi)部監(jiān)督檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃，明確檢查的范圍、內(nèi)容、方法和頻率。檢查計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。3.對(duì)于內(nèi)部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)提交整改報(bào)告，檔案管理部門進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）外部審計(jì)1.公司應(yīng)定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)文件掃描管理工作進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括文件掃描管理制度的執(zhí)行情況、文件信息安全狀況、掃描