檔案開發(fā)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案的開發(fā)與管理，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，提高公司的管理水平和工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位的檔案開發(fā)與管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案開發(fā)管理工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的安全與合法利用。2.統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、開發(fā)利用等工作。3.科學(xué)高效原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，提高檔案開發(fā)管理的效率和質(zhì)量，為公司發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。4.保密安全原則：加強(qiáng)檔案的保密工作，確保檔案信息不泄露，同時(shí)保障檔案實(shí)體的安全，防止檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。二、檔案開發(fā)管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案開發(fā)管理的規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。4.開展檔案的鑒定工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實(shí)體安全。6.積極開展檔案開發(fā)利用工作，根據(jù)公司需求提供檔案查閱、借閱服務(wù)，編制檔案參考資料，為公司決策、生產(chǎn)經(jīng)營、科研創(chuàng)新等提供支持。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.對(duì)公司各部門及所屬單位的檔案開發(fā)管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，按照公司檔案管理要求，定期將應(yīng)歸檔的文件材料移交綜合檔案室。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，配合綜合檔案室做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，在工作中需要查閱、借閱檔案時(shí)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并確保檔案的安全和及時(shí)歸還。4.積極支持和配合綜合檔案室開展檔案開發(fā)利用工作，提供相關(guān)信息和資料，共同挖掘檔案價(jià)值。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等。2.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、報(bào)表等文件材料。3.公司的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。4.公司的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等文件材料。5.公司的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等文件材料。6.公司的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案等專門檔案。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備。3.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并確保其可讀性和完整性。同時(shí)，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集和整理。4.照片、錄音、錄像等特殊載體檔案應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的文字說明材料，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.紙質(zhì)文件按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄。2.電子文件按照全宗、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件數(shù)據(jù)庫，并與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)。3.照片檔案按照年度、問題進(jìn)行分類，編制照片說明，注明照片的題名、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景等信息，按照一定順序排列并裝訂成冊(cè)。4.錄音、錄像檔案按照年度、內(nèi)容進(jìn)行分類，編制詳細(xì)的文字說明，注明錄制時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的目錄索引。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)公司歷史研究、生產(chǎn)經(jīng)營、決策支持等方面的價(jià)值。3.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、股東會(huì)議記錄、董事會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要合同協(xié)議、重大項(xiàng)目文件等。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。主要包括公司的一般性文件、業(yè)務(wù)往來文件、部門工作計(jì)劃總結(jié)等。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。主要包括臨時(shí)性的文件、一般性的報(bào)表等。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)公司檔案進(jìn)行全面清查，逐卷（件）分析檔案的價(jià)值和保管期限。2.對(duì)于保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理；對(duì)保管期限需要調(diào)整的檔案，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。五、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的地點(diǎn)。2.庫房應(yīng)具備足夠的空間，滿足檔案存放的需要，并按照不同保管期限、類別等進(jìn)行分區(qū)存放。3.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.上架的檔案應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，確保檔案存放有序。（三）庫房管理1.建立庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責(zé)，嚴(yán)格控制庫房出入人員。2.定期對(duì)庫房進(jìn)行檢查，包括溫濕度檢查、檔案實(shí)體檢查等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問題。3.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。4.加強(qiáng)對(duì)庫房設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。六、檔案的開發(fā)利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意。3.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，不得泄露檔案內(nèi)容。4.借閱檔案應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）檔案編研1.綜合檔案室應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展需要和檔案資源狀況，有計(jì)劃地開展檔案編研工作。2.檔案編研內(nèi)容包括公司大事記、組織沿革、重要文件匯編、專題資料匯編等。3.編研工作應(yīng)遵循科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，確保編研成果的質(zhì)量。編研成果應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）檔案信息服務(wù)1.綜合檔案室應(yīng)積極利用檔案管理信息系統(tǒng)，為公司員工提供便捷的檔案信息查詢服務(wù)。2.根據(jù)公司決策和業(yè)務(wù)需求，及時(shí)提供檔案信息參考，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。3.開展檔案咨詢服務(wù)，解答公司員工在檔案利用方面的疑問。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定公司檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.檔案信息化建設(shè)應(yīng)與公司整體信息化建設(shè)相協(xié)調(diào)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)公司重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化副本，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。2.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息系統(tǒng)管理1.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、開發(fā)利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。3.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.公司建立檔案開發(fā)管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各部門及所屬單位的檔案開發(fā)管理工作進(jìn)行檢查。2.綜合檔案室負(fù)責(zé)對(duì)檔案開發(fā)管理工作的日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)。2.檔案工作的規(guī)范化程度，如檔案分類、編號(hào)、編目等是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案安全保管情況，包括庫房設(shè)施設(shè)備、檔案實(shí)體安全等。4.檔案信息化建設(shè)情況，如檔案數(shù)字化進(jìn)度、信息系統(tǒng)運(yùn)行情況等。（三）問題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。2.各部門及所屬單位應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真進(jìn)行整改，并將整改情況及時(shí)反饋給綜合檔案室。3.綜合檔案室對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。九、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)在檔案開發(fā)管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，公司給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)