樣品贈品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司樣品與贈品的管理，規(guī)范樣品與贈品的申請、審批、發(fā)放、使用及核銷等流程，確保公司資源的合理利用，維護公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及樣品與贈品管理的相關活動，包括但不限于樣品的制作、贈送、展示，贈品的采購、發(fā)放等環(huán)節(jié)。（三）定義1.樣品：指公司為向客戶展示產(chǎn)品性能、質(zhì)量、款式等，而提供給客戶進行試用、檢測、評估或參考的產(chǎn)品實物。2.贈品：指公司為促進產(chǎn)品銷售、提高客戶滿意度、增強品牌影響力等目的，而額外贈送給客戶的物品。（四）管理原則1.合法性原則：樣品與贈品的管理活動必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求。2.合理性原則：根據(jù)公司業(yè)務需要和實際情況，合理控制樣品與贈品的數(shù)量、范圍和成本，確保資源的有效利用。3.審批規(guī)范原則：嚴格執(zhí)行申請、審批流程，未經(jīng)批準不得擅自處理樣品與贈品。4.記錄完整原則：對樣品與贈品的相關活動進行詳細記錄，確保信息可追溯。二、職責分工（一）市場部門1.根據(jù)市場推廣計劃和客戶需求，提出樣品與贈品的申請需求，并填寫相關申請表。2.負責與客戶溝通樣品與贈品的使用情況，收集客戶反饋信息。3.協(xié)助其他部門進行樣品與贈品的發(fā)放工作。（二）銷售部門1.配合市場部門進行樣品與贈品的申請工作，提供客戶信息及銷售相關數(shù)據(jù)。2.根據(jù)銷售策略和客戶需求，參與制定贈品方案，并負責贈品在銷售過程中的發(fā)放與管理。3.跟蹤贈品對銷售業(yè)績的影響，及時反饋相關信息。（三）研發(fā)部門1.根據(jù)市場需求和產(chǎn)品改進需要，提供樣品制作的技術支持和指導。2.協(xié)助評估樣品制作的可行性和成本效益，對樣品質(zhì)量進行把控。（四）采購部門1.根據(jù)批準的贈品采購計劃，負責贈品的采購工作，確保所采購的贈品符合質(zhì)量要求和預算標準。2.與供應商溝通協(xié)調(diào)贈品的交貨時間、價格、質(zhì)量等事宜，簽訂采購合同并跟蹤執(zhí)行情況。（五）財務部門1.負責審核樣品與贈品相關費用的預算和報銷，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。2.對樣品與贈品的成本進行核算和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持和決策建議。（六）行政部門1.負責樣品與贈品的倉儲管理，確保物品的安全存放和妥善保管。2.協(xié)助各部門進行樣品與贈品的發(fā)放工作，提供必要的行政支持。（七）法務部門1.對樣品與贈品管理辦法及相關合同進行法律審核，確保符合法律法規(guī)要求，防范法律風險。2.處理涉及樣品與贈品的法律糾紛和訴訟案件。三、樣品管理（一）樣品申請1.各部門因業(yè)務需要申請樣品時，應填寫《樣品申請表》，詳細說明申請樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預計發(fā)放對象等信息。2.申請表需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至相關審批部門進行審批。審批流程根據(jù)樣品的價值、數(shù)量等因素設定，一般分為部門經(jīng)理審批、分管領導審批和總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。（二）樣品制作1.研發(fā)部門根據(jù)批準的樣品申請，安排樣品制作工作。制作過程中應嚴格按照產(chǎn)品標準和工藝要求進行，確保樣品質(zhì)量符合要求。2.如需外委制作樣品，采購部門應選擇具備相應資質(zhì)和能力的供應商，并簽訂委托制作合同，明確雙方的權利義務、質(zhì)量標準、交貨時間等條款。（三）樣品發(fā)放1.行政部門根據(jù)批準的樣品發(fā)放清單，負責樣品的發(fā)放工作。發(fā)放時應要求領取人在《樣品發(fā)放登記表》上簽字確認，注明領取日期、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.對于重要客戶或特殊用途的樣品發(fā)放，可根據(jù)實際情況要求領取人提供身份證明或相關授權文件。（四）樣品使用跟蹤1.市場部門和銷售部門負責跟蹤樣品的使用情況，及時收集客戶反饋信息?？蛻舴答佇畔悠返氖褂眯Ч⑿阅茉u價、改進建議等內(nèi)容。2.根據(jù)客戶反饋，如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問題或需要改進的地方，應及時反饋給研發(fā)部門進行處理。研發(fā)部門應分析原因，制定改進措施，并跟蹤改進效果。（五）樣品回收與處置1.對于已發(fā)放的樣品，如客戶不再需要或樣品已完成使用目的，應及時回收?；厥盏臉悠窇M行妥善保管，避免損壞或丟失。2.對于回收的樣品，根據(jù)其狀況和公司規(guī)定進行處置?？蛇x擇再次利用、報廢、捐贈等方式。如需報廢處理，應填寫《樣品報廢申請表》，經(jīng)相關部門審批后進行銷毀，并做好記錄。四、贈品管理（一）贈品計劃制定1.市場部門和銷售部門應根據(jù)公司年度營銷計劃、市場推廣活動及銷售目標，結合客戶需求和市場競爭情況，制定贈品計劃。贈品計劃應包括贈品的種類、數(shù)量、預算、發(fā)放對象、發(fā)放時間等內(nèi)容。2.贈品計劃需經(jīng)部門負責人審核后，提交至財務部門進行預算審核。財務部門根據(jù)公司財務狀況和預算安排，對贈品計劃的費用進行審核，并提出意見。審核通過后的贈品計劃報分管領導和總經(jīng)理審批。（二）贈品采購1.采購部門根據(jù)批準的贈品采購計劃，負責贈品的采購工作。采購過程中應遵循公開、公平、公正的原則，選擇優(yōu)質(zhì)的供應商，確保所采購的贈品符合質(zhì)量要求和公司規(guī)定。2.采購部門應與供應商簽訂采購合同，明確贈品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務等條款。合同簽訂后，應跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交付贈品。（三）贈品入庫1.行政部門負責贈品的入庫管理。贈品到貨后，采購部門應及時通知行政部門進行驗收。行政部門按照采購合同和相關標準對贈品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行驗收，確保贈品符合要求。2.驗收合格的贈品應辦理入庫手續(xù)，填寫《贈品入庫單》，注明贈品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商等信息。入庫單應一式多聯(lián)，分別由采購部門、行政部門、財務部門等留存。（四）贈品發(fā)放1.銷售部門和市場部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《贈品發(fā)放申請表》，注明發(fā)放對象、贈品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至行政部門進行發(fā)放。2.行政部門按照批準的發(fā)放申請表，負責贈品的發(fā)放工作。發(fā)放時應要求領取人在《贈品發(fā)放登記表》上簽字確認，注明領取日期、贈品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.對于批量發(fā)放贈品的情況，可采用集中發(fā)放或郵寄等方式進行。發(fā)放過程中應注意贈品的安全運輸和妥善保管，避免損壞或丟失。（五）贈品使用跟蹤與效果評估1.銷售部門和市場部門負責跟蹤贈品的使用情況和效果，收集客戶反饋信息?？蛻舴答佇畔ㄙ浧返臐M意度、對銷售業(yè)績的影響等內(nèi)容。2.根據(jù)客戶反饋和銷售數(shù)據(jù)，對贈品的使用效果進行評估。評估指標可包括贈品的吸引力、客戶轉化率、銷售額增長等。通過效果評估，總結經(jīng)驗教訓，為后續(xù)贈品計劃的制定和調(diào)整提供參考依據(jù)。（六）贈品核銷1.財務部門負責贈品的核銷工作。每月末，行政部門應將當月贈品發(fā)放情況匯總后提交給財務部門。財務部門根據(jù)采購合同、入庫單、發(fā)放登記表等相關資料，對贈品的采購成本和發(fā)放數(shù)量進行核對和核銷。2.核銷過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與采購部門、行政部門等相關部門溝通協(xié)調(diào)，查明原因并進行處理。確保贈品的采購、發(fā)放和使用情況與財務記錄一致，保證公司財務數(shù)據(jù)的準確性。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對樣品與贈品的管理情況進行審計，檢查樣品與贈品的申請、審批、發(fā)放、使用及核銷等流程是否合規(guī)，相關記錄是否完整、準確。2.審計過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。對違反本辦法規(guī)定的行為，應按照公司相關制度進行處理。（二）定期盤點1.行政部門應定期對樣品與贈品進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況設定，一般為季度或年度盤點。2.盤點結束后，應編制盤點報告，說明盤點情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理建議。如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應及時查明原因，進行調(diào)整和處理，并追究相關責任人的責任。（三）投訴處理1.設立樣品與贈品管理投訴渠道，接受公司內(nèi)部員工和外部客戶的投訴和舉報。投訴渠道可包括電話、郵件、意見箱等方式。2.對收到的投訴和舉報，應及時進行調(diào)查核實。如情況屬實，應按照本辦法和公司相關規(guī)定進行處理，并將處理結果及時反饋給投訴舉報人。六、罰則（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)批準擅自申請、制作、發(fā)放樣品或贈品的。2.在樣品與贈品管理過程中，虛報、瞞報相關信息，騙取公司資源的。3.因保管不善導致樣品或贈品丟失、損壞，給公司造成損失的。4.違反本辦法規(guī)定，擅自處置樣品或贈品，造成公司資產(chǎn)流失的。5.其他違反本辦法及公司相關規(guī)定的行為。（二）處罰措施1.對于違規(guī)行為較輕的，給予警告處分，并責令其限期整改。2.對于違規(guī)行為造成一定損失或影響的，給予相應的經(jīng)濟處罰，并視情節(jié)輕重給予記過、記大過等處分。3.對于違規(guī)行為嚴重，給公司造成重大損失或惡劣影響的，除給予經(jīng)濟處罰外，給予降職、撤職、辭退等處分，并依法追究其法律責任