檔案歸集管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案歸集管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案歸集管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的歸口管理，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交。2.真實(shí)完整原則。檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得篡改、偽造檔案。3.分類科學(xué)原則。按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于保管和利用。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和辦法。2.負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門檔案工作。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和編研等工作。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化。5.負(fù)責(zé)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。2.指導(dǎo)本部門工作人員做好文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保檔案的真實(shí)、完整。3.按照公司檔案管理規(guī)定，定期向綜合管理部門移交本部門的檔案。4.積極配合綜合管理部門做好檔案的利用和編研工作，提供相關(guān)資料和信息。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的材料，包括但不限于：行政管理類：公司發(fā)文、收文、會議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。業(yè)務(wù)經(jīng)營類：合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、市場調(diào)研報(bào)告、客戶資料等。財(cái)務(wù)管理類：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。人力資源類：員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料、薪酬福利文件等。工程技術(shù)類：項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、竣工驗(yàn)收報(bào)告等?？蒲许?xiàng)目類：科研課題申報(bào)材料、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。聲像檔案類：照片、錄音、錄像等。2.公司所屬單位在工作中形成的應(yīng)向公司移交的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，定期對本部門的文件材料進(jìn)行清理和收集，做到隨時(shí)產(chǎn)生、隨時(shí)收集，防止文件材料的散失。3.對于重要會議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行專項(xiàng)收集，確保檔案的齊全、完整。4.收集的檔案應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、剪裁、抽取或銷毀檔案材料。（三）收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并移交綜合管理部門。2.對于項(xiàng)目檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成檔案的收集和整理，并移交綜合管理部門。3.對于臨時(shí)工作或?qū)ｍ?xiàng)活動(dòng)形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束或活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成檔案的收集和整理，并移交綜合管理部門。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息檢索。（二）整理方法1.分類：按照檔案的類別和保管期限，對收集的檔案進(jìn)行分類。具體分類如下：行政管理類：分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理等類別。業(yè)務(wù)經(jīng)營類：分為市場營銷、合同管理、招投標(biāo)管理等類別。財(cái)務(wù)管理類：分為會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等類別。人力資源類：分為員工檔案、培訓(xùn)與開發(fā)、績效管理等類別。工程技術(shù)類：分為規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工管理、質(zhì)量監(jiān)督等類別?？蒲许?xiàng)目類：分為項(xiàng)目申報(bào)、研究過程、成果鑒定等類別。聲像檔案類：分為照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，便于計(jì)算機(jī)管理和信息檢索。（三）整理要求1.整理檔案應(yīng)做到分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、裝訂整齊、編目清晰。2.對于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。3.整理過程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始風(fēng)貌，不得隨意更改檔案內(nèi)容。五、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對檔案的價(jià)值進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的客觀性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究價(jià)值。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定保管期限，分為永久、長期和短期。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容和形式，確定其保存價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合公司的工作實(shí)際和發(fā)展需求，對檔案進(jìn)行綜合分析，確定其保存價(jià)值和保管期限。（五）鑒定結(jié)果處理1.經(jīng)鑒定具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；不具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案鑒定小組應(yīng)編制檔案鑒定報(bào)告，記錄鑒定工作的過程和結(jié)果，作為檔案管理的重要依據(jù)。六、檔案保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的目錄索引，便于查找和利用。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。3.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)工作，確保檔案的安全。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。2.采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和總結(jié)，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。八、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.服務(wù)為本原則。檔案利用應(yīng)堅(jiān)持為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的宗旨，滿足公司對檔案信息的需求。3.安全保密原則。在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，確保檔案信息的安全。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。2.借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明用途，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案材料。2.查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。3.復(fù)制檔案應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的復(fù)制設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的質(zhì)量。4.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合管理部門，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。九、檔案編研（一）編研原則1.圍繞公司中心工作，突出檔案的利用價(jià)值。2.遵循檔案編研的規(guī)律和方法，確保編研成果的科學(xué)性和實(shí)用性。3.注重保護(hù)檔案的原始風(fēng)貌，不得擅自篡改檔案內(nèi)容。（二）編研內(nèi)容1.公司大事記：記錄公司發(fā)展歷程中的重大事件、重要活動(dòng)等。2.組織沿革：反映公司的組織架構(gòu)、人員變動(dòng)等情況。3.專題資料匯編：圍繞公司的重點(diǎn)工作或熱點(diǎn)問題，收集相關(guān)檔案資料進(jìn)行匯編。4.其他：根據(jù)公司實(shí)際