檔案復制管理辦法一、總則（一）目的為加強公司檔案復制管理，確保檔案信息的安全與完整，規(guī)范檔案復制行為，根據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在檔案管理活動中涉及的檔案復制工作。（三）基本原則1.合法性原則：檔案復制工作必須遵守國家法律法規(guī)，不得侵犯國家、集體和個人的合法權益。2.安全性原則：確保檔案在復制過程中的信息安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的程序和要求進行檔案復制操作，保證復制件的質量和準確性。4.必要性原則：檔案復制應基于工作需要，嚴格控制復制范圍，避免不必要的復制行為。二、檔案復制的定義與分類（一）定義本辦法所稱檔案復制，是指采用復印、掃描、拍照、轉錄等方式，將公司檔案原件制作成與原件內容一致的副本或電子文件的行為。（二）分類1.按復制方式分類復印復制：通過復印機將檔案原件復印成紙質副本。掃描復制：利用掃描儀將檔案原件轉換為電子圖像文件。拍照復制：使用相機對檔案原件進行拍照留存。轉錄復制：將檔案原件中的文字、數據等信息轉錄到電子介質或其他載體上。2.按使用目的分類工作參考復制：為滿足日常工作查閱、參考、研究等需要而進行的檔案復制。證據留存復制：因工作需要作為證據留存而進行的檔案復制，如涉及法律糾紛、審計檢查等情況。對外提供復制：根據公司規(guī)定或相關部門要求，向外部單位或個人提供的檔案復制件。三、檔案復制的申請與審批（一）申請1.申請主體：公司內部各部門及所屬單位因工作需要進行檔案復制的，由經辦人員填寫《檔案復制申請表》（以下簡稱“申請表”）。申請表應詳細注明申請復制檔案的名稱、文號、形成時間、保管期限、復制用途、復制方式、預計復制數量等信息。2.申請流程：經辦人員將填寫完整的申請表提交所在部門負責人審核，部門負責人應根據工作實際情況對申請的必要性、復制范圍等進行審查，并簽署審核意見。（二）審批1.審批權限一般檔案復制：申請復制的檔案屬于一般保管期限且復制數量較少的，經部門負責人審核后，報檔案管理部門負責人審批。重要檔案復制：申請復制的檔案屬于重要保管期限、涉及公司核心機密或復制數量較大的，需經部門負責人審核、檔案管理部門負責人復核后，報公司分管領導審批。特殊檔案復制：涉及公司重大決策、商業(yè)秘密、國家安全等特殊檔案的復制，必須經公司主要領導審批。2.審批內容：審批人員應重點審查申請復制的必要性、復制范圍的合理性、復制方式的可行性以及對檔案安全的影響等。對于不符合規(guī)定的申請，應不予批準，并說明理由。（三）申請與審批的時間要求1.經辦人員應在開展檔案復制工作前提交申請表，確保審批流程有足夠的時間進行，避免因緊急情況而影響檔案復制工作的正常開展。2.審批部門應在收到申請表后的[X]個工作日內完成審批工作，對于緊急申請，應在[X]小時內給予答復。如遇特殊情況需要延長審批時間的，應及時向申請部門說明原因。四、檔案復制的操作規(guī)范（一）復制場所要求1.檔案復制應在符合安全保密要求的場所進行，避免無關人員進入。復制場所應具備必要的安全防護設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，以防止檔案信息泄露。2.對于涉及公司機密檔案的復制，應在專門的保密工作室進行，工作室應配備保密柜、碎紙機等保密設備，并嚴格限制人員進出。（二）復制設備與軟件管理1.檔案復制設備應定期進行維護和檢查，確保設備性能良好，能夠正常運行。復印機、掃描儀等設備應定期清潔、校準，防止出現卡紙、圖像模糊等問題影響復制質量。2.用于檔案復制的軟件應具備安全可靠、功能完善的特點，并定期進行更新和殺毒處理，防止因軟件故障或病毒感染導致檔案信息丟失或泄露。同時，應嚴格控制軟件的使用權限，確保只有經過授權的人員才能操作。（三）復制過程控制1.在進行檔案復制前，經辦人員應對檔案原件進行認真核對，確保檔案原件的完整性和準確性。對于破損、褪色或字跡模糊的檔案原件，應先進行修復或處理后再進行復制。2.嚴格按照規(guī)定的復制方式和技術要求進行操作，確保復制件與原件內容一致。復印時應選擇質量較好的紙張和設備，保證復印效果清晰可讀；掃描時應設置合適的分辨率和色彩模式，確保電子圖像文件的質量；拍照時應注意光線、角度等因素，保證照片清晰、完整。3.對復制過程進行記錄，記錄內容包括復制日期、復制檔案名稱、復制方式、復制數量、經辦人員等信息。記錄應妥善保存，以備查詢。（四）復制件的整理與標注1.復制完成后，經辦人員應對復制件進行整理，按照檔案分類標準進行分類、編號，并編制相應的目錄清單。對于電子復制件，應按照公司電子檔案管理規(guī)定進行命名和存儲。2.在復制件上應標注“復制件”字樣，并注明復制日期、復制單位、原件保管期限等信息。對于重要的復制件，還應加蓋檔案管理部門的印章，以證明其真實性和有效性。五、檔案復制的安全保密措施（一）人員管理1.參與檔案復制工作的人員應經過嚴格的審查和培訓，熟悉檔案管理的相關法律法規(guī)和公司保密制度，具備良好的職業(yè)道德和保密意識。2.與檔案復制工作無關的人員不得進入復制場所，嚴禁在復制場所內談論與檔案復制無關的話題。對于涉及公司機密檔案復制的工作人員，應簽訂保密協(xié)議，明確其保密責任和義務。（二）復制件的保管與傳遞1.復制件應按照檔案管理的相關規(guī)定進行保管，紙質復制件應存放在專門的檔案柜中，電子復制件應存儲在安全的服務器或存儲介質上，并設置相應的訪問權限。2.如需將復制件傳遞給其他部門或單位，應通過公司內部的文件傳遞渠道進行，并做好登記和簽收手續(xù)。對于涉及公司機密的復制件，應采取加密傳輸等安全措施，確保傳遞過程中的信息安全。（三）復制設備與存儲介質管理1.檔案復制設備應指定專人負責管理，操作人員應嚴格按照操作規(guī)程進行操作，不得擅自將設備帶出復制場所。設備使用完畢后，應及時關閉電源，并妥善保管。2.用于存儲檔案復制件的存儲介質應進行標識和登記，注明存儲內容、存儲日期、保管期限等信息。存儲介質應定期進行檢查和維護，防止因存儲介質損壞導致檔案信息丟失。同時，應采取數據備份等措施，確保檔案信息的安全性和完整性。（四）保密監(jiān)督與檢查1.檔案管理部門應定期對檔案復制工作進行保密監(jiān)督檢查，檢查內容包括人員管理、復制過程控制、安全保密措施落實情況等。對于發(fā)現的問題，應及時責令整改，并對相關責任人進行嚴肅處理。2.公司內部審計、紀檢等部門應不定期對檔案復制工作進行專項審計和檢查，重點審查檔案復制的合法性、合規(guī)性以及安全保密制度的執(zhí)行情況。對于違反規(guī)定的行為，應依法依規(guī)追究相關人員的責任。六、檔案復制的收費管理（一）收費原則1.公司內部各部門之間因工作需要進行檔案復制的，原則上不收取費用。但對于因特殊情況導致復制成本較高的，可根據實際情況收取一定的成本費用。2.向外部單位或個人提供檔案復制服務的，應按照國家有關規(guī)定和公司制定的收費標準收取費用。收費標準應合理、公正，并在公司網站或相關部門進行公示。（二）收費標準制定1.檔案復制收費標準應根據復制成本、市場行情等因素制定，包括紙張、耗材、設備折舊、人工成本等費用。對于不同類型的檔案復制，應分別制定相應的收費標準。2.收費標準應定期進行評估和調整，根據市場變化、物價波動等因素及時進行修訂，確保收費標準的合理性和適應性。（三）收費流程1.經辦人員在收到外部單位或個人的檔案復制申請后，應按照收費標準計算應收費用，并填寫《檔案復制收費通知單》（以下簡稱“通知單”）。通知單應注明申請復制檔案的名稱、文號、形成時間、保管期限、復制方式、預計復制數量、應收費用等信息。2.經辦人員將通知單提交所在部門負責人審核，部門負責人審核無誤后，報檔案管理部門負責人審批。審批通過后，經辦人員將通知單送達申請單位或個人，并按照規(guī)定收取費用。3.收取的檔案復制費用應及時上繳公司財務部門，并開具正式發(fā)票。財務部門應按照規(guī)定進行賬務處理，確保費用收支的規(guī)范和透明。七、檔案復制的監(jiān)督與責任追究（一）監(jiān)督機制1.檔案管理部門負責對檔案復制工作進行日常監(jiān)督檢查，定期對檔案復制申請、審批、操作、保管等環(huán)節(jié)進行檢查，發(fā)現問題及時督促整改。2.公司內部審計部門負責對檔案復制工作進行定期審計，審查檔案復制的合法性、合規(guī)性以及收費情況等，對發(fā)現的違規(guī)問題提出審計意見和建議。3.公司紀檢部門負責對檔案復制工作中涉及的違規(guī)違紀行為進行調查處理，嚴肅追究相關人員的責任。（二）責任追究1.對于違反本辦法規(guī)定進行檔案復制的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、記大過、降職、撤職等處分；構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。2.因檔案復制工作失誤導致檔案信息泄露、篡改或丟失的，應追究相關人