法律檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司法律檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高公司依法治理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的法律檔案管理工作。法律檔案是指公司在經(jīng)營管理活動中形成的，具有保存價值的各類法律文件、資料、記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司法律檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則。嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理流程，保障檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施確保法律檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供及時、有效的檔案支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)法律檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和提供利用等工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善法律檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門法律文件材料的形成、積累和歸檔工作。3.負(fù)責(zé)法律檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全檔案管理臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.按照檔案整理規(guī)范，對法律檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的整齊有序。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護(hù)工作，保障檔案的安全保管。6.定期對法律檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后對失去保存價值的檔案進(jìn)行銷毀處理。7.根據(jù)公司工作需要，及時、準(zhǔn)確地提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。8.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門法律文件材料的形成、積累和初步整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門法律文件材料的管理，確保文件材料的齊全、完整，并及時歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.在工作中需要查閱、借閱檔案時，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損毀檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類法律文件，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、登記注冊文件、股東會議決議等。2.合同協(xié)議類檔案，包括各類業(yè)務(wù)合同、租賃合同、借款合同、擔(dān)保合同、技術(shù)合同等。3.訴訟與非訴訟法律事務(wù)檔案，如起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、代理詞、調(diào)解書、判決書、仲裁裁決書等。4.知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)檔案，如商標(biāo)注冊文件、專利申請文件、著作權(quán)登記文件等。5.勞動人事法律事務(wù)檔案，如勞動合同、員工培訓(xùn)協(xié)議、競業(yè)禁止協(xié)議、勞動爭議處理文件等。6.合規(guī)管理檔案，包括合規(guī)檢查報告、合規(guī)培訓(xùn)記錄、違規(guī)處理文件等。7.其他與公司法律事務(wù)相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在法律文件材料形成后及時收集，確保文件材料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要的法律文件材料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；如因特殊原因無法收集原件的，應(yīng)收集與原件核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.收集的法律文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理方法1.分類法律檔案按照其內(nèi)容和性質(zhì)分為以下幾類：綜合類：包括公司設(shè)立、變更、終止等綜合性法律文件。合同協(xié)議類：各類業(yè)務(wù)合同、租賃合同、借款合同等。訴訟與非訴訟法律事務(wù)類：訴訟案件檔案、仲裁案件檔案、律師函、法律意見書等。知識產(chǎn)權(quán)類：商標(biāo)、專利、著作權(quán)等相關(guān)文件。勞動人事類：勞動合同、勞動爭議處理文件等。合規(guī)管理類：合規(guī)檢查報告、違規(guī)處理文件等。其他類：不屬于上述分類的其他法律文件材料。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號規(guī)則如下：綜合類：ZHL[年份][序號]合同協(xié)議類：HTXY[年份][序號]訴訟與非訴訟法律事務(wù)類：SSL[年份][序號]知識產(chǎn)權(quán)類：ZSCQ[年份][序號]勞動人事類：LDRS[年份][序號]合規(guī)管理類：HGGL[年份][序號]其他類：QT[年份][序號]其中，[年份]為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，[序號]為該類檔案在當(dāng)年的流水號。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，日期為檔案形成日期，保管期限和密級按照相關(guān)規(guī)定填寫。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損或折疊的檔案材料進(jìn)行整理和修復(fù)，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固。四、檔案的保管（一）保管期限法律檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和歷史價值分為永久、長期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管的檔案公司設(shè)立、變更、終止過程中形成的重要法律文件，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、登記注冊文件等。涉及公司重大權(quán)益、重大訴訟案件或非訴訟法律事務(wù)的檔案，如判決書、仲裁裁決書、重大合同協(xié)議等。具有重要歷史價值和長期利用價值的其他法律文件材料。2.長期保管的檔案一般業(yè)務(wù)合同、租賃合同、借款合同等，保管期限為[X]年。勞動人事法律事務(wù)檔案，保管期限為[X]年。知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)檔案，保管期限為[X]年。其他對公司經(jīng)營管理有一定參考價值的法律文件材料，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案一般性的法律文件材料，如一般性的通知、函件等，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保檔案的安全保管。2.采用密集架或檔案柜存放檔案，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，異地存放，確保電子檔案的安全性和可恢復(fù)性。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格控制庫房出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。2.定期對庫房進(jìn)行檢查和盤點，確保檔案的存放位置準(zhǔn)確無誤，賬實相符。3.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔干燥。4.配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運行。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期組織對已到保管期限的法律檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)逐卷（件）進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。（二）銷毀審批1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫《法律檔案銷毀審批表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀處理。（三）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行格式化處理，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《法律檔案銷毀審批表》上簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱法律檔案。涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案查閱人應(yīng)填寫《法律檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人提供查閱服務(wù)，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。查閱人應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱檔案借閱人應(yīng)填寫《法律檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，符合借閱條件的，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案，并在檔案借閱登記簿上記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱期限、歸還時間等信息。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄或損毀檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。（三）利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，檢查檔案利用手續(xù)是否齊全，檔案是否按時歸還。對違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時進(jìn)行糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司法律檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子圖像文件，確保圖像清晰、完整。2.對掃描后的電子圖像文件進(jìn)行命名、分類、編號等處理，建立與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的電子檔案目錄。3.對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，將檔案的題名、日期、保管期限、密級等信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，便于檢索和利用。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)法律檔案的基本信息錄入、修改、刪除等操作。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理功能：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱期限、歸還時間等信息，并進(jìn)行借閱提醒和逾期處理。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，