案件管理辦法證據(jù)一、總則（一）目的為規(guī)范公司案件管理中證據(jù)的收集、整理、保存、使用等工作，確保案件處理過程中證據(jù)的合法性、真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及的各類案件，包括但不限于合同糾紛、侵權(quán)糾紛、勞動糾紛等案件處理過程中證據(jù)的管理。（三）基本原則1.合法性原則證據(jù)的收集、整理、保存和使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。嚴(yán)禁通過非法手段獲取證據(jù)，確保所有證據(jù)來源合法。2.真實(shí)性原則證據(jù)應(yīng)真實(shí)反映案件事實(shí)，不得偽造、篡改證據(jù)。對證據(jù)的真實(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保提交給司法機(jī)關(guān)或其他相關(guān)部門的證據(jù)真實(shí)可靠。3.關(guān)聯(lián)性原則所收集的證據(jù)應(yīng)與案件事實(shí)具有直接或間接的關(guān)聯(lián)，能夠證明案件的關(guān)鍵事實(shí)和爭議焦點(diǎn)。避免收集與案件無關(guān)的證據(jù)，提高證據(jù)的有效性。4.及時(shí)性原則在案件處理過程中，應(yīng)及時(shí)收集、整理和保存證據(jù)，避免證據(jù)因時(shí)間推移而滅失或難以獲取。對于可能滅失或以后難以取得的證據(jù)，應(yīng)及時(shí)采取保全措施。二、證據(jù)的收集（一）收集主體公司各部門應(yīng)根據(jù)職責(zé)分工，負(fù)責(zé)涉及本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)案件證據(jù)的收集工作。法務(wù)部門負(fù)責(zé)對證據(jù)收集工作進(jìn)行指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和審核，確保證據(jù)收集的合法性和有效性。（二）收集途徑1.當(dāng)事人提供要求案件涉及的當(dāng)事人提供與案件有關(guān)的證據(jù)，明確告知當(dāng)事人提供證據(jù)的義務(wù)和要求，以及不提供證據(jù)或提供虛假證據(jù)的法律后果。2.查閱、復(fù)制根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定，有權(quán)查閱、復(fù)制與案件相關(guān)的文件、資料、記錄等。如向?qū)Ψ疆?dāng)事人、第三方機(jī)構(gòu)或政府部門查閱、復(fù)制相關(guān)證據(jù)材料。3.現(xiàn)場勘查對于涉及現(xiàn)場情況的案件，組織相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場勘查，制作現(xiàn)場勘查筆錄，拍攝現(xiàn)場照片、錄像等，以獲取與案件有關(guān)的現(xiàn)場證據(jù)。4.調(diào)查詢問對案件相關(guān)的證人、當(dāng)事人等進(jìn)行調(diào)查詢問，制作詢問筆錄。詢問過程中應(yīng)遵循法定程序，確保詢問筆錄的真實(shí)性和合法性。5.鑒定對于需要專業(yè)判斷的事項(xiàng)，委托有資質(zhì)的鑒定機(jī)構(gòu)進(jìn)行鑒定，獲取鑒定意見作為證據(jù)。鑒定機(jī)構(gòu)的選擇應(yīng)符合法律法規(guī)規(guī)定，并確保鑒定過程的公正性和客觀性。（三）收集要求1.明確證據(jù)清單在收集證據(jù)過程中，應(yīng)制作詳細(xì)的證據(jù)清單，記錄證據(jù)的名稱、來源、取得時(shí)間、內(nèi)容摘要等信息，確保對證據(jù)的全面管理和跟蹤。2.原件優(yōu)先盡量收集證據(jù)原件，確保證據(jù)的原始性和證明力。如無法取得原件，應(yīng)取得經(jīng)核對無誤的復(fù)印件，并由原件保存方簽字或蓋章確認(rèn)。3.注明證據(jù)來源對于通過多種途徑收集的證據(jù)，應(yīng)注明證據(jù)的具體來源，以便在案件處理過程中能夠清晰追溯證據(jù)的獲取過程。4.妥善保管收集到的證據(jù)應(yīng)妥善保管，防止證據(jù)損壞、丟失或被篡改。對于易損、易滅失的證據(jù)，應(yīng)采取特殊的保管措施。三、證據(jù)的整理（一）分類整理根據(jù)證據(jù)的性質(zhì)、種類和與案件事實(shí)的關(guān)聯(lián)程度，對收集到的證據(jù)進(jìn)行分類整理。常見的證據(jù)分類包括書證、物證、視聽資料、證人證言、當(dāng)事人陳述、鑒定意見、勘驗(yàn)筆錄等。（二）編號標(biāo)識為便于對證據(jù)進(jìn)行管理和查找，對每一份證據(jù)進(jìn)行編號標(biāo)識。編號應(yīng)具有唯一性，能夠清晰反映證據(jù)的類別、年份、順序等信息。例如，書證可編號為“SZ[年份][順序號]”，物證可編號為“WZ[年份][順序號]”等。（三）制作證據(jù)目錄根據(jù)證據(jù)分類和編號，制作證據(jù)目錄。證據(jù)目錄應(yīng)包括證據(jù)編號、名稱、來源、證明內(nèi)容、頁碼等信息，以便快速查閱和了解證據(jù)的基本情況。（四）裝訂成冊對于紙質(zhì)證據(jù)，應(yīng)按照證據(jù)目錄的順序進(jìn)行裝訂成冊。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持證據(jù)的完整性和整潔性，避免證據(jù)散失或損壞。對于電子證據(jù)，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和使用。四、證據(jù)的保存（一）保存方式1.紙質(zhì)檔案保存對于紙質(zhì)證據(jù)，應(yīng)建立專門的檔案庫或檔案柜進(jìn)行保存。檔案庫或檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能，確保紙質(zhì)證據(jù)的安全保存。2.電子檔案保存對于電子證據(jù)，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行備份存儲，如硬盤、光盤、磁帶等。同時(shí)，應(yīng)建立電子證據(jù)的存儲管理制度，定期對電子證據(jù)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子證據(jù)的完整性和可讀性。3.云存儲在確保數(shù)據(jù)安全和符合法律法規(guī)要求的前提下，可采用云存儲方式對證據(jù)進(jìn)行保存。選擇具有良好信譽(yù)和安全保障的云服務(wù)提供商，并簽訂相關(guān)服務(wù)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）保存期限根據(jù)案件的性質(zhì)和可能涉及的法律時(shí)效，確定證據(jù)的保存期限。一般情況下，證據(jù)的保存期限應(yīng)不少于法律規(guī)定的訴訟時(shí)效期間。對于一些重要案件或可能長期存在法律風(fēng)險(xiǎn)的案件，證據(jù)的保存期限應(yīng)適當(dāng)延長。（三）定期檢查定期對保存的證據(jù)進(jìn)行檢查，查看證據(jù)是否存在損壞、丟失、篡改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充或重新保存，確保證據(jù)的完整性和有效性。（四）保密措施對涉及公司商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的證據(jù)，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。限制證據(jù)的查閱和使用范圍，對接觸證據(jù)的人員進(jìn)行登記和管理，防止證據(jù)泄露。五、證據(jù)的使用（一）使用范圍證據(jù)主要用于公司內(nèi)部案件處理、與對方當(dāng)事人協(xié)商談判、向司法機(jī)關(guān)或其他相關(guān)部門提交等目的。在使用證據(jù)過程中，應(yīng)確保證據(jù)的使用符合法律法規(guī)規(guī)定和公司的利益。（二）使用流程1.申請案件處理人員如需使用證據(jù)，應(yīng)填寫證據(jù)使用申請表，注明使用證據(jù)的目的、證據(jù)名稱、使用時(shí)間、使用方式等信息，并提交給法務(wù)部門審核。2.審核法務(wù)部門對證據(jù)使用申請表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查證據(jù)使用的目的是否合法、合理，使用方式是否符合法律法規(guī)規(guī)定，以及是否會對公司利益造成不利影響。如審核通過，簽署審核意見并加蓋法務(wù)部門印章。3.批準(zhǔn)根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，由公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)。對于涉及重大案件或重要證據(jù)的使用，應(yīng)報(bào)公司最高管理層批準(zhǔn)。4.使用經(jīng)批準(zhǔn)后，案件處理人員按照規(guī)定的使用方式和時(shí)間使用證據(jù)。在使用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守證據(jù)使用的相關(guān)規(guī)定，不得擅自更改、銷毀證據(jù)。（三）證據(jù)出示在與對方當(dāng)事人協(xié)商談判或向司法機(jī)關(guān)等部門提交證據(jù)時(shí)，應(yīng)按照法定程序和要求出示證據(jù)。出示證據(jù)時(shí)，應(yīng)確保證據(jù)的真實(shí)性、合法性和關(guān)聯(lián)性，清晰闡述證據(jù)所要證明的事實(shí)和觀點(diǎn)。（四）證據(jù)交換在案件訴訟或仲裁過程中，按照法律規(guī)定和司法機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)的要求，與對方當(dāng)事人進(jìn)行證據(jù)交換。證據(jù)交換應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行，確保雙方當(dāng)事人能夠平等地查閱和了解對方的證據(jù)。六、證據(jù)的保密與安全（一）保密制度建立健全證據(jù)保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。對涉及證據(jù)管理的工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識。與接觸證據(jù)的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。（二）安全管理加強(qiáng)證據(jù)存儲場所的安全管理，安裝必要的安全防范設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)等。對證據(jù)存儲設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（三）應(yīng)急處理制定證據(jù)安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的證據(jù)丟失、損壞、泄露等突發(fā)事件。在突發(fā)事件發(fā)生后，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，最大限度地減少損失和影響。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對案件證據(jù)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，查看證據(jù)的收集、整理、保存、使用等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，是否存在違規(guī)操作或管理漏洞。法務(wù)部門負(fù)責(zé)對審計(jì)部門提出的問題進(jìn)行整改落實(shí)，并及時(shí)反饋整改情況。（二）考核制度建立案件證據(jù)管理工作考核制度，將證據(jù)管理工作納入公司各部門和相關(guān)人員的績效考核體系。對在