水庫(kù)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)水庫(kù)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水庫(kù)建設(shè)、運(yùn)行、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織所管轄的各類水庫(kù)檔案的管理，包括水庫(kù)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)行、維護(hù)、調(diào)度等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)水庫(kù)檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映水庫(kù)建設(shè)、運(yùn)行、管理的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集和整理水庫(kù)各個(gè)階段形成的文件材料，確保檔案的完整性，避免重要信息缺失。4.時(shí)效性原則及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸檔和更新，保證檔案信息的時(shí)效性，為各項(xiàng)工作提供及時(shí)有效的支持。5.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)水庫(kù)檔案的日常管理工作。同時(shí)，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的水庫(kù)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)水庫(kù)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.建立健全水庫(kù)檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用，提高檔案服務(wù)效率。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全完整。5.組織開(kāi)展檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的信息化水平。7.對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（三）各部門檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，對(duì)檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行登記和跟蹤。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.水庫(kù)規(guī)劃階段：包括規(guī)劃報(bào)告、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等相關(guān)文件材料。2.設(shè)計(jì)階段：初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等各類設(shè)計(jì)文件，以及設(shè)計(jì)變更文件。3.施工階段：施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、工程進(jìn)度報(bào)表等。4.監(jiān)理階段：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日志、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.運(yùn)行管理階段：水庫(kù)調(diào)度運(yùn)行方案、水位觀測(cè)記錄、水量監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、水質(zhì)監(jiān)測(cè)報(bào)告、工程巡查記錄、維修養(yǎng)護(hù)記錄、安全監(jiān)測(cè)資料等。6.其他相關(guān)文件：如上級(jí)主管部門的批復(fù)文件、與水庫(kù)建設(shè)和管理有關(guān)的合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)。4.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)同時(shí)收集其相關(guān)的背景資料和說(shuō)明材料，以便更好地理解和利用檔案。（三）整理方法1.分類按照水庫(kù)檔案的形成階段、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為規(guī)劃設(shè)計(jì)類、施工管理類、運(yùn)行管理類、其他類等。每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用年份+類別代碼+順序號(hào)的方式進(jìn)行編制。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。目錄應(yīng)打印或書(shū)寫(xiě)清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)保存。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案整齊、牢固。5.裝盒將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、起止日期、保管期限等信息。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、滅火器、防盜門、防盜窗、遮光窗簾等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用豎放的方式排列在檔案架上，避免檔案折疊或彎曲。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，并分別存放在不同的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.對(duì)重要的檔案應(yīng)實(shí)行專柜保管，嚴(yán)格限制查閱權(quán)限，確保檔案的安全。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.做好檔案的防蟲(chóng)、防霉、防火、防盜等工作，定期投放防蟲(chóng)藥，檢查消防設(shè)施設(shè)備，加強(qiáng)安全防范措施。4.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際情況，適時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和處置，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)、有效的原則，確保檔案信息的正確使用。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足本公司/組織內(nèi)部工作需要，為水庫(kù)建設(shè)、運(yùn)行、管理等各項(xiàng)工作提供支持。3.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案完好無(wú)損。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)和登記。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，注明“復(fù)制件”字樣，與原件具有同等效力。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合水庫(kù)檔案的實(shí)際情況，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值等因素。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)和處理建議。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員應(yīng)逐份審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等因素，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.綜合分析法結(jié)合檔案的形成背景、歷史沿革、利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定其保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保存凡是反映水庫(kù)建設(shè)、運(yùn)行、管理等重大歷史事件和重要決策過(guò)程，具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保存。2.長(zhǎng)期保存對(duì)水庫(kù)建設(shè)、運(yùn)行、管理等方面具有重要參考價(jià)值，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)仍需查考利用的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保存對(duì)水庫(kù)建設(shè)、運(yùn)行、管理等方面具有一定參考價(jià)值，在較短時(shí)間內(nèi)可供查考利用的檔案，保管期限為[X]年。（五）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一核對(duì)，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的安全、徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀日期和方式，并將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的水庫(kù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲(chǔ)為通用的圖像格式，如PDF等。2.數(shù)據(jù)錄入對(duì)掃描后的檔案圖像進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.掛接與存儲(chǔ)將錄入的數(shù)據(jù)與掃描圖像進(jìn)行掛接，存儲(chǔ)到檔案信息化管理系統(tǒng)中。存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，確保數(shù)據(jù)的安全備份和長(zhǎng)期保存。（三）系統(tǒng)功能1.檔案檢索提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。2.檔案借閱實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，提高借閱管理的效率和準(zhǔn)確性。3.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)檔案的查閱、借閱、修改、刪除等操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全。4.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案的利用情況、保管期限、類別分布等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（四）安全保障1.建立健全檔案信息化管理系