檔案管理辦法調(diào)閱一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案調(diào)閱行為，保障檔案信息的合理利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工對檔案的調(diào)閱管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案調(diào)閱必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：調(diào)閱過程中要采取有效措施保障檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織各項工作提供支持。二、檔案調(diào)閱范圍（一）可調(diào)閱檔案類別1.文書檔案：包括公司/組織各類文件、通知、報告、決議等。2.人事檔案：員工個人基本信息、工作經(jīng)歷、考核記錄、獎懲情況等。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業(yè)務(wù)檔案：與公司/組織業(yè)務(wù)活動相關(guān)的合同、協(xié)議、項目資料、客戶檔案等。5.其他檔案：如聲像檔案、實物檔案等。（二）限制調(diào)閱檔案類別及原因1.涉及國家機密或商業(yè)秘密的檔案：此類檔案嚴(yán)格限制調(diào)閱，防止信息泄露給公司/組織帶來損失。調(diào)閱需經(jīng)特定審批流程，并簽署保密協(xié)議。2.正在進行法律糾紛或調(diào)查的相關(guān)檔案：為避免影響案件處理，在糾紛或調(diào)查期間，未經(jīng)授權(quán)不得調(diào)閱相關(guān)檔案。三、調(diào)閱流程（一）調(diào)閱申請1.填寫調(diào)閱申請表：調(diào)閱人需詳細填寫《檔案調(diào)閱申請表》，包括調(diào)閱日期、調(diào)閱人姓名、部門、調(diào)閱檔案名稱、調(diào)閱目的等信息。2.提交申請部門負責(zé)人審核：申請部門負責(zé)人對調(diào)閱目的的合理性、必要性進行審核，簽署意見后提交檔案管理部門。（二）審批1.檔案管理部門初審：檔案管理部門收到調(diào)閱申請表后，對申請內(nèi)容進行初步審查，核實調(diào)閱人身份及調(diào)閱檔案的可查閱性。2.相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)調(diào)閱檔案的重要性和敏感性，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。一般檔案由檔案管理部門負責(zé)人審批；涉及重要事項或機密檔案的調(diào)閱，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）調(diào)閱實施1.檔案管理人員提供檔案：經(jīng)審批通過后，檔案管理人員按照調(diào)閱申請表所列內(nèi)容，提供相應(yīng)檔案，并與調(diào)閱人辦理檔案交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單》，雙方簽字確認。2.限定調(diào)閱期限：根據(jù)調(diào)閱目的和檔案性質(zhì)，明確調(diào)閱期限。調(diào)閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)期手續(xù)。（四）歸還檔案1.調(diào)閱人歸還檔案：調(diào)閱期限屆滿，調(diào)閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員對歸還的檔案進行核對，檢查檔案是否完整、有無損壞或涂改等情況。2.辦理歸還手續(xù)：經(jīng)核對無誤后，雙方在《檔案交接清單》上注明歸還日期，并簽字確認。如發(fā)現(xiàn)檔案有問題，調(diào)閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。四、調(diào)閱權(quán)限與審批（一）不同級別人員的調(diào)閱權(quán)限1.公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)：可查閱公司/組織各類檔案，包括機密檔案，但需履行相應(yīng)審批手續(xù)。2.部門負責(zé)人：可查閱本部門相關(guān)業(yè)務(wù)檔案及一般性文件檔案，涉及重要或機密檔案的調(diào)閱需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批。3.普通員工：因工作需要，經(jīng)部門負責(zé)人同意，可查閱與本人工作相關(guān)的檔案資料。（二）審批流程及所需材料1.審批流程：調(diào)閱申請部門負責(zé)人審核→檔案管理部門初審→相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.所需材料：調(diào)閱申請表、調(diào)閱人身份證明文件（復(fù)印件）、申請部門負責(zé)人簽署的意見等。對于涉及機密檔案調(diào)閱，還需提供保密承諾書等相關(guān)材料。五、檔案查閱方式與場所（一）查閱方式1.現(xiàn)場查閱：調(diào)閱人可在檔案管理部門指定的場所進行現(xiàn)場查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱過程規(guī)范有序。2.復(fù)制查閱：根據(jù)調(diào)閱需要，經(jīng)檔案管理部門同意，調(diào)閱人可對部分檔案內(nèi)容進行復(fù)制。復(fù)制方式包括復(fù)印、掃描等，復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（二）查閱場所規(guī)定1.指定查閱地點：檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱室，配備必要的辦公設(shè)備，為調(diào)閱人提供便利的查閱條件。2.查閱室管理：查閱室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、飲食等行為。調(diào)閱人應(yīng)愛護查閱室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或移動。六、檔案安全與保密要求（一）調(diào)閱過程中的安全措施1.檔案管理人員監(jiān)督：調(diào)閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)全程在場，對調(diào)閱人的查閱行為進行監(jiān)督，防止違規(guī)操作。2.防止檔案損壞：調(diào)閱人應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、折疊、污損等。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)使用規(guī)定的工具和方法，確保檔案安全。（二）保密責(zé)任與違規(guī)處理1.保密責(zé)任：調(diào)閱人對所調(diào)閱檔案內(nèi)容負有保密責(zé)任，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。在調(diào)閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及機密或敏感信息，應(yīng)立即停止查閱，并按照保密規(guī)定處理。2.違規(guī)處理：如調(diào)閱人違反檔案安全與保密規(guī)定，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、電子檔案調(diào)閱（一）電子檔案調(diào)閱流程1.申請與審批：與紙質(zhì)檔案調(diào)閱流程相同，調(diào)閱人需填寫電子檔案調(diào)閱申請表，經(jīng)相關(guān)審批后，由檔案管理部門提供電子檔案訪問權(quán)限。2.訪問權(quán)限設(shè)置：檔案管理部門根據(jù)調(diào)閱申請，為調(diào)閱人設(shè)置相應(yīng)的電子檔案訪問權(quán)限，明確可查閱的范圍和期限。3.調(diào)閱操作規(guī)范：調(diào)閱人應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的操作流程進行電子檔案調(diào)閱，不得擅自更改電子檔案內(nèi)容或傳播電子檔案信息。（二）電子檔案安全保障措施1.數(shù)據(jù)備份：定期對電子檔案進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同地點。2.網(wǎng)絡(luò)安全防護：采用防火墻、加密技術(shù)等手段，保障電子檔案存儲系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全，防止外部非法入侵。3.用戶權(quán)限管理：嚴(yán)格控制電子檔案訪問權(quán)限，根據(jù)調(diào)閱人的工作職責(zé)和權(quán)限范圍，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，防止越權(quán)訪問。八、特殊情況處理（一）緊急調(diào)閱情況的處理流程1.緊急申請：因工作緊急需要調(diào)閱檔案，調(diào)閱人可先通過電話、郵件等方式向檔案管理部門提出緊急調(diào)閱申請，并說明緊急情況和調(diào)閱需求。2.特事特辦：檔案管理部門在接到緊急申請后，應(yīng)立即啟動應(yīng)急處理程序，簡化審批流程，優(yōu)先為調(diào)閱人提供檔案。調(diào)閱人在調(diào)閱后應(yīng)及時補辦相關(guān)手續(xù)。（二）檔案遺失或損壞的處理辦法1.發(fā)現(xiàn)遺失或損壞：調(diào)閱人在歸還檔案時，如發(fā)現(xiàn)檔案遺失或損壞，應(yīng)立即向檔案管理部門報告。2.調(diào)查與責(zé)任認定：檔案管理部門會同相關(guān)部門對檔案遺失或損壞情況進行調(diào)查，確定責(zé)任主體。3.處