檔案交接管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案交接管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門之間以及公司與外部單位之間的檔案交接工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案交接工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的合法性和規(guī)范性。2.完整準(zhǔn)確原則：交接雙方應(yīng)保證檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得遺漏、篡改檔案信息。3.安全保密原則：檔案交接過程中要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，保障檔案的安全。4.及時高效原則：交接雙方應(yīng)按照規(guī)定的程序和時間要求，及時完成檔案交接工作，提高工作效率。二、檔案交接的組織與職責(zé)（一）檔案交接工作領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立檔案交接工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案交接工作中的重大事項，指導(dǎo)和監(jiān)督交接工作的順利進(jìn)行。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案交接管理制度及流程，并組織實施。2.負(fù)責(zé)對檔案交接工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保交接工作符合規(guī)定要求。3.負(fù)責(zé)接收和保管公司各類檔案，建立健全檔案管理臺賬，對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等進(jìn)行審核。4.負(fù)責(zé)組織檔案交接工作的培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平。（三）移交部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)整理、核對本部門應(yīng)移交的檔案，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作。2.負(fù)責(zé)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息，并與檔案管理部門進(jìn)行核對。3.負(fù)責(zé)向檔案管理部門提供必要的檔案背景資料和說明，協(xié)助檔案管理部門做好檔案的接收和整理工作。4.按照檔案交接工作的時間要求，及時將檔案移交至檔案管理部門，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（四）接收部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等是否符合要求。2.負(fù)責(zé)接收移交的檔案，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管和利用。3.負(fù)責(zé)與移交部門溝通協(xié)調(diào)檔案交接過程中的有關(guān)問題，及時反饋接收情況。三、檔案交接的范圍與內(nèi)容（一）交接范圍1.公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的檔案。2.公司接收的外部單位移交的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。3.公司內(nèi)部各部門之間因工作需要進(jìn)行流轉(zhuǎn)的檔案。（二）交接內(nèi)容1.紙質(zhì)檔案：包括文件、報告、合同、協(xié)議、賬簿、憑證、報表等各類紙質(zhì)資料。2.電子檔案：包括以電子數(shù)據(jù)形式存在的文件、資料、數(shù)據(jù)庫等，如辦公軟件文檔、電子郵件、電子表格、數(shù)據(jù)庫備份等。3.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等資料。4.實物檔案：包括公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌、印章等實物。四、檔案交接的程序（一）交接準(zhǔn)備1.移交部門在檔案交接前，應(yīng)完成檔案的整理工作，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、編目，并編制檔案移交清單。2.檔案移交清單應(yīng)包括檔案的名稱、編號、形成時間、保管期限、密級、數(shù)量等詳細(xì)信息，并由移交部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.移交部門應(yīng)提前通知檔案管理部門接收檔案的時間、地點及相關(guān)要求，并提供必要的檔案背景資料和說明。（二）現(xiàn)場交接1.檔案交接雙方應(yīng)按照約定的時間和地點進(jìn)行現(xiàn)場交接。交接時，移交部門應(yīng)向檔案管理部門提交檔案移交清單，并逐一核對檔案的名稱、數(shù)量、內(nèi)容等信息。2.檔案管理部門應(yīng)對接收的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通協(xié)商，要求其限期整改。3.雙方核對無誤后，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并注明交接日期。檔案移交清單一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。（三）電子檔案交接1.電子檔案交接應(yīng)通過公司指定的電子文件管理系統(tǒng)或存儲介質(zhì)進(jìn)行。移交部門應(yīng)將電子檔案按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，并上傳至指定的存儲位置或系統(tǒng)中。2.檔案管理部門應(yīng)在接收電子檔案后，及時進(jìn)行檢查和備份，確保電子檔案的完整性和可用性。同時，應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、存儲和管理。3.電子檔案交接過程中，應(yīng)記錄交接的時間、地點、人員、電子檔案的名稱、數(shù)量、存儲位置等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。（四）聲像檔案交接1.聲像檔案交接應(yīng)包括照片、錄音、錄像等資料的原始載體及相關(guān)文字說明。移交部門應(yīng)將聲像檔案進(jìn)行整理，按照時間順序或主題進(jìn)行編號，并編制聲像檔案目錄。2.聲像檔案目錄應(yīng)包括檔案的名稱、拍攝時間、拍攝地點、內(nèi)容簡介、保管期限等信息，并由移交部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.交接時，雙方應(yīng)核對聲像檔案的原始載體及目錄信息，確保檔案的真實性和完整性。核對無誤后，在聲像檔案目錄上簽字確認(rèn)，并注明交接日期。（五）實物檔案交接1.實物檔案交接應(yīng)包括公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌、印章等實物。移交部門應(yīng)將實物檔案進(jìn)行清理，確保實物的完好無損，并填寫實物檔案交接清單。2.實物檔案交接清單應(yīng)包括實物的名稱、數(shù)量、頒發(fā)單位、頒發(fā)時間、保管期限等信息，并由移交部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.交接時，雙方應(yīng)核對實物檔案的名稱、數(shù)量等信息，確保實物與清單一致。核對無誤后，在實物檔案交接清單上簽字確認(rèn)，并注明交接日期。實物檔案交接清單一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。五、檔案交接的時間要求（一）定期交接公司應(yīng)定期組織檔案交接工作，原則上每年[具體時間]進(jìn)行一次全面的檔案交接。各部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成本部門檔案的整理和移交工作。（二）臨時交接因工作需要，如部門調(diào)整、項目結(jié)束、人員調(diào)動等，涉及檔案交接的，應(yīng)在相關(guān)事項確定后的[具體天數(shù)]內(nèi)完成檔案交接工作。（三）緊急交接對于緊急情況下需要立即進(jìn)行檔案交接的，交接雙方應(yīng)在接到通知后的[具體小時數(shù)]內(nèi)完成交接工作，并確保檔案的安全和完整。六、檔案交接的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案交接工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括交接程序是否規(guī)范、檔案資料是否完整準(zhǔn)確、交接手續(xù)是否齊全等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時向交接雙方提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受上級主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)單位的監(jiān)督檢查，積極配合做好檔案交接工作的各項檢查工作。2.對于外部監(jiān)督檢查中提出的問題，公司應(yīng)認(rèn)真整改，并及時將整改情況反饋給相關(guān)單位。七、檔案交接中的責(zé)任界定（一）移交部門責(zé)任1.移交部門應(yīng)對移交檔案的真實性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。如因移交部門原因?qū)е聶n案資料缺失、損壞、篡改等問題，移交部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.移交部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求完成檔案交接工作。如因移交部門延誤交接時間，影響公司檔案管理工作正常開展的，移交部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）接收部門責(zé)任1.接收部門應(yīng)對接收檔案的妥善保管和有效利用負(fù)責(zé)。如因接收部門保管不善導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞等問題，接收部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.接收部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求對接收的檔案進(jìn)行審核和驗收。如因接收部門審核不嚴(yán)，導(dǎo)致不符合要求的檔案進(jìn)入公司檔案管理系統(tǒng)的，接收部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）雙方共同責(zé)任1.在檔案交接過程中，交接雙方應(yīng)密切配合，確保交接工作順利進(jìn)行。如因雙方溝通不暢、協(xié)調(diào)不力等原因?qū)е陆唤庸ぷ鞒霈F(xiàn)問題的，雙方應(yīng)共同承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.對于檔案交接過程中出現(xiàn)的爭議和糾紛，交接雙方應(yīng)協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可以通過公司內(nèi)部的仲裁機(jī)制或法律途徑解決。八、檔案交接的保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.交接雙方應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，對在檔案交接過程中知悉的公司商業(yè)秘密、檔案信息等予以保密。2.交接雙方應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案交接工作，并要求其簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）保密措施1.檔案交接過程中，涉及保密檔案的，應(yīng)在專門的保密場所進(jìn)行交接，并采取必要的保密措施，如限制交接人員、使用加密存儲介質(zhì)等。2.交接雙方應(yīng)對檔案交接清單及相關(guān)資料進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、傳播或使用檔案交接過程中的相關(guān)信息。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)交接雙方違反保密規(guī)定，泄露公司檔案信息的，公司將依法依規(guī)追究相關(guān)