檔案管理辦法板面[公司/組織名稱]檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司/組織管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）檔案定義本辦法所稱檔案是指公司/組織在各項工作活動中直接形成的對公司/組織具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面涵蓋公司/組織工作的各個方面，保證檔案資料的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，以滿足公司/組織各項工作的需要。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案工作流程和操作規(guī)范。3.對檔案進行定期檢查和維護，確保檔案的安全和完整。4.負責(zé)檔案的檢索、查詢和利用服務(wù)，為公司/組織各部門提供檔案信息支持。5.參與公司/組織重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和整理。6.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出改進建議，不斷完善檔案管理工作。7.負責(zé)向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況，接受上級部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全和完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的檢索、查詢和利用工作，提供必要的檔案信息。4.對本部門員工進行檔案管理知識的宣傳和培訓(xùn)，提高員工的檔案意識。5.負責(zé)本部門檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。三、檔案的收集（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司/組織各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，包括合同協(xié)議、項目計劃、工作報告、財務(wù)報表等。3.公司/組織內(nèi)部管理活動中形成的文件材料，如管理制度、會議紀(jì)要、人事檔案、行政文件等。4.公司/組織對外宣傳、交流活動中形成的文件材料，如宣傳資料、活動照片、新聞報道等。5.公司/組織員工個人在工作中形成的與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料，如工作成果、研究報告、技術(shù)資料等。6.其他對公司/組織具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確收集。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)的原則，涵蓋公司/組織工作的各個方面，不得遺漏重要文件材料。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹或刪除。4.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其真實性和完整性。5.各部門應(yīng)定期將收集的檔案移交至檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。四、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理的工作效率。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和檢索。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目：對每份檔案編制目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于快速查找和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、起止日期等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指對公司/組織具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案，如公司/組織的重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等。3.長期保管的檔案是指對公司/組織在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為15年至50年。4.短期保管的檔案是指對公司/組織在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年以下。（四）檔案的定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.每年至少進行一次全面的檔案檢查，并做好檢查記錄。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時采取措施進行處理，如修復(fù)破損檔案、更換防蟲藥等。（五）檔案的銷毀1.對保管期限已滿且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.建立完善的檔案檢索工具，如檔案目錄、索引、電子檢索系統(tǒng)等，以便于快速查找和利用檔案。2.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、存放位置等信息，確保目錄的準(zhǔn)確性和完整性。（二）利用流程1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請表進行審核，審核通過后為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中應(yīng)愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取或丟失檔案。4.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行辦理。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）特殊情況處理1.涉及公司/組織機密的檔案，查閱時應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織保密制度的規(guī)定進行審批，查閱人員應(yīng)簽署保密承諾書。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門應(yīng)指定專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。3.如遇檔案損壞、丟失等情況，檔案管理部門應(yīng)及時采取措施進行查找和補救，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.電子檔案的收集應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進行，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。2.對電子檔案進行分類、編號、編目等整理工作，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行存儲，確保其可讀性和可利用性。（二）電子檔案的保管1.配備專用的電子檔案存儲設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤陣列等，并定期進行數(shù)據(jù)備份。2.建立電子檔案安全管理制度，采取必要的安全防護措施，如防火墻、殺毒軟件等，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。3.定期對電子檔案存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。（三）電子檔案的