教研檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)教研檔案管理，有效保護(hù)和利用教研檔案資源，提高教研工作的科學(xué)性、規(guī)范性和有效性，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有與教研活動相關(guān)的部門、項(xiàng)目及人員所產(chǎn)生的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：教研檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映教研活動的全過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料完整。3.分類科學(xué)原則：按照教研活動的特點(diǎn)和檔案內(nèi)容的屬性，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理辦法，制定和完善教研檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)教研檔案，定期對檔案進(jìn)行清查和核對，確保檔案的完整和安全。3.按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號方法，對教研檔案進(jìn)行分類、編號、編目，編制檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.開展檔案信息化建設(shè)，將教研檔案信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和共享。5.對各部門的教研檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.按照有關(guān)規(guī)定，做好教研檔案的鑒定、銷毀工作，對保管期限已滿的檔案提出鑒定意見，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（二）教研部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門教研活動中形成檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管。3.在教研活動過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成、積累和整理，保證檔案質(zhì)量。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）其他部門職責(zé)1.凡在教研活動中承擔(dān)相關(guān)任務(wù)或產(chǎn)生檔案材料的部門和人員，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將有關(guān)檔案材料移交檔案管理部門或本部門的檔案管理人員。2.在工作中積極配合檔案管理部門的工作，遵守檔案管理的各項(xiàng)制度。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教研項(xiàng)目申報(bào)材料，包括項(xiàng)目申請書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)算等。2.教研項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件，如項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)施方案、會議記錄、調(diào)研資料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測試報(bào)告等。3.教研項(xiàng)目成果材料，如論文、著作、研究報(bào)告、專利、獲獎證書等。4.教研活動記錄，包括教研會議紀(jì)要、教學(xué)研討記錄、學(xué)術(shù)講座資料等。5.教師教學(xué)檔案，如教學(xué)計(jì)劃、教案、課件、教學(xué)反思、學(xué)生成績等。6.學(xué)生實(shí)踐教學(xué)檔案，如實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等。7.其他與教研活動相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門和人員應(yīng)在教研活動結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照教研活動的類別、階段和檔案內(nèi)容的性質(zhì)，將檔案分為教研項(xiàng)目檔案、教研活動檔案、教師教學(xué)檔案、學(xué)生實(shí)踐教學(xué)檔案等類別。2.編號：為每一份檔案或一組相關(guān)檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查找。3.編目：對每份檔案進(jìn)行詳細(xì)編目，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，編制檔案目錄。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管期限教研檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映公司/組織教研工作重大歷史事件、重要決策、標(biāo)志性成果等具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要包括教研項(xiàng)目的重要文件、成果等。3.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，如一般性的教研活動文件、臨時(shí)性資料等。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，保持適宜的溫度和濕度。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。（三）檔案的存放1.按照檔案的類別、保管期限和編號順序，將檔案存放于檔案柜或貨架上，便于查找和管理。2.對不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯的標(biāo)識。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱教研檔案。2.外部單位因合作交流、項(xiàng)目評審等需要查閱教研檔案，須經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部人員查閱教研檔案，需填寫《教研檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱教研檔案，需提前向公司/組織提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍和時(shí)間等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。2.對電子檔案的利用，應(yīng)通過電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對保管期限已滿的教研檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、教研人員和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.對經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，編制《教研檔案銷毀清冊》，報(bào)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。3.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理部門的檔案目錄中予以注銷，并保存銷毀記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的教研檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)將教研檔案信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）系統(tǒng)功能與應(yīng)用1.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、鑒定、銷毀等功能模塊，方便檔案管理人員和利用人員操作。2.利用人員可通過系統(tǒng)遠(yuǎn)程查詢和申請借閱教研檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核和處理。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制公司/組織建立教研檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。