法律約談管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織的法律約談行為，加強法律風險防控，維護公司/組織的合法權(quán)益，促進公司/組織依法合規(guī)運營，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在涉及法律事務(wù)時的約談活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：法律約談活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保約談行為的合法性和合規(guī)性。2.公正公平原則：在法律約談過程中，應(yīng)秉持公正公平的態(tài)度，客觀對待各方利益，不偏袒任何一方。3.及時有效原則：對于發(fā)現(xiàn)的法律問題，應(yīng)及時啟動法律約談程序，采取有效措施加以解決，避免法律風險的擴大。4.保密原則：涉及法律約談的相關(guān)信息和資料，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露給公司/組織帶來不利影響。二、法律約談的主體與對象（一）約談主體公司/組織設(shè)立專門的法律事務(wù)管理部門或指定專人負責法律約談工作。法律事務(wù)管理部門或?qū)Ｈ藨?yīng)具備專業(yè)的法律知識和豐富的實踐經(jīng)驗，熟悉公司/組織的業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)。（二）約談對象1.公司/組織內(nèi)部涉及法律問題的部門、分支機構(gòu)及其負責人、相關(guān)工作人員。2.與公司/組織存在法律糾紛或潛在法律風險的外部單位、個人，如合作伙伴、客戶、供應(yīng)商、競爭對手等。三、法律約談的啟動條件（一）內(nèi)部法律問題觸發(fā)1.公司/組織內(nèi)部發(fā)生可能涉及法律責任的事件，如合同糾紛、侵權(quán)行為、勞動爭議、知識產(chǎn)權(quán)糾紛等。2.公司/組織內(nèi)部管理制度、業(yè)務(wù)流程存在與法律法規(guī)相沖突或可能引發(fā)法律風險的情況。3.收到內(nèi)部員工、部門關(guān)于法律問題的報告或咨詢。（二）外部法律風險預(yù)警1.收到外部單位或個人的法律函件、通知，涉及公司/組織的法律責任或潛在法律風險。2.市場監(jiān)管部門、行業(yè)主管部門等發(fā)出的監(jiān)管提示或整改要求，可能對公司/組織產(chǎn)生法律影響。3.行業(yè)動態(tài)、法律法規(guī)政策變化等因素，預(yù)示公司/組織可能面臨法律風險。四、法律約談的程序（一）約談準備1.確定約談主題和目的：根據(jù)法律問題的性質(zhì)和嚴重程度，明確約談要解決的核心問題和預(yù)期達到的目標。2.收集相關(guān)資料：包括事件背景材料、涉及的法律法規(guī)、合同文件、往來函件等，為約談提供充分的事實依據(jù)。3.組建約談小組：根據(jù)約談對象和問題的復(fù)雜程度，由法律事務(wù)管理部門人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、財務(wù)人員等組成約談小組，明確各成員的職責分工。4.制定約談提綱：梳理約談要點，確定提問方式和順序，確保約談過程有序進行。（二）約談通知1.提前向約談對象發(fā)出書面通知，告知約談的時間、地點、主題、參與人員等信息。2.通知應(yīng)明確約談對象需要準備的相關(guān)資料，如身份證明、授權(quán)委托書、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)報表等。（三）約談實施1.開場介紹：約談小組組長介紹約談目的、參與人員及約談程序，營造正式、嚴肅的氛圍。2.陳述事實：由提出法律問題的一方或相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員詳細陳述事件經(jīng)過、現(xiàn)狀及可能存在的法律風險。3.提問與回答：約談小組成員根據(jù)約談提綱進行提問，約談對象進行回答和解釋。提問應(yīng)具有針對性，圍繞法律問題展開，回答應(yīng)真實、準確、完整。4.證據(jù)出示與質(zhì)證：雙方就相關(guān)證據(jù)進行出示、質(zhì)證，核實證據(jù)的真實性、合法性和關(guān)聯(lián)性。5.法律分析與討論：法律事務(wù)管理部門人員依據(jù)法律法規(guī)對事件進行分析，提出法律意見和建議，約談小組成員共同討論解決方案。6.記錄與簽字：安排專人對約談過程進行記錄，形成約談記錄。約談記錄應(yīng)客觀、準確地反映約談內(nèi)容，經(jīng)約談雙方簽字確認后存檔。（四）約談結(jié)果處理1.形成約談報告：約談結(jié)束后，約談小組根據(jù)約談情況撰寫約談報告，總結(jié)事件情況、法律分析、處理建議等內(nèi)容。2.決策與執(zhí)行：公司/組織管理層根據(jù)約談報告做出決策，明確責任部門和責任人，制定具體的整改措施或應(yīng)對方案，并監(jiān)督執(zhí)行。3.跟蹤與反饋：對約談結(jié)果的執(zhí)行情況進行跟蹤，及時反饋執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，根據(jù)實際情況調(diào)整處理措施，確保法律問題得到妥善解決。五、法律約談的記錄與檔案管理（一）記錄要求1.約談記錄應(yīng)使用統(tǒng)一的格式，包括約談時間、地點、參與人員、約談內(nèi)容、證據(jù)情況、處理建議等。2.記錄應(yīng)詳細、準確，盡量采用原話記錄，對于重要觀點和意見應(yīng)完整記錄。3.記錄過程中應(yīng)保持中立，不加入記錄人員的主觀判斷和意見。（二）檔案管理1.建立法律約談檔案，將約談通知、約談記錄、約談報告、相關(guān)證據(jù)材料等文件資料進行歸檔保存。2.法律約談檔案應(yīng)按照時間順序、類別進行分類整理，便于查閱和管理。3.檔案保管期限根據(jù)法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照檔案管理規(guī)定進行銷毀或存檔。六、法律約談的監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對法律約談工作進行審計，檢查約談程序是否合規(guī)、約談記錄是否完整、約談結(jié)果是否得到有效執(zhí)行等。2.法律事務(wù)管理部門對各部門法律約談工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核機制1.將法律約談工作納入公司/組織內(nèi)部績效考核體系，對法律事務(wù)管理部門及相關(guān)責任人員的工作績效進行考核評價。2.考核指標包括約談及時率、問題解決率、法律風險防控效果等，根據(jù)考核結(jié)果進行相應(yīng)的獎懲。七