汛期檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司在汛期期間檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、安全，提高檔案利用效率，有效應對汛期可能出現(xiàn)的各類情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在汛期期間涉及的各類檔案管理工作，包括但不限于文件、資料、記錄、圖表、電子數(shù)據等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司在汛期期間的各項活動和實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與汛期相關的各類檔案，確保檔案資料的齊全。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，數(shù)據記錄清晰，表述規(guī)范。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.及時性原則：及時進行檔案的收集、整理、歸檔和利用，確保檔案工作與公司汛期工作同步推進。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善汛期檔案管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織開展檔案管理培訓，提高員工的檔案意識和業(yè)務水平。3.指導各部門做好汛期檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等基礎工作。4.負責接收、保管和維護公司汛期檔案，建立檔案數(shù)據庫，實現(xiàn)檔案信息化管理。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務，確保檔案的合理利用。6.定期對汛期檔案進行檢查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。7.參與公司防汛應急預案的制定和修訂，提供相關檔案資料支持。（二）各部門職責1.明確本部門汛期檔案管理責任人，負責組織本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.按照檔案管理要求，及時將本部門在汛期形成的各類文件、資料、記錄等進行分類整理，確保檔案資料的完整性和準確性。3.在規(guī)定時間內將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，如實提供相關信息。5.負責本部門檔案保管場所的安全管理，防止檔案丟失、損壞。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.防汛工作部署文件，包括上級部門下達的防汛指令、公司制定的防汛工作計劃、方案、預案等。2.雨情、水情、工情等監(jiān)測數(shù)據及分析報告，包括氣象部門的降雨記錄、水文站的水位流量數(shù)據、水利工程設施的運行狀況記錄等。3.防汛工作會議記錄、紀要，包括公司內部召開的防汛工作會議、與相關部門或單位的協(xié)調會議等。4.防汛物資采購、儲備、調配記錄，包括物資清單、采購合同、出入庫記錄等。5.防汛搶險隊伍組建、培訓、演練記錄，包括人員名單、培訓計劃、演練方案及總結等。6.防汛工程建設、維修、加固記錄，包括工程設計文件、施工圖紙、施工記錄、驗收報告等。7.受災情況統(tǒng)計及損失評估報告，包括受災區(qū)域、受災人口、受災程度、經濟損失等方面的統(tǒng)計數(shù)據和分析評估。8.防汛工作中的照片、視頻、音頻等影像資料，直觀反映防汛工作現(xiàn)場情況。9.與防汛工作相關的其他文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責汛期檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于電子文件，應確保其格式通用、內容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。4.收集過程中應做好記錄，注明檔案的來源、形成時間、內容摘要等信息。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質、內容、來源等進行分類，可分為綜合類、雨情水情類、工程設施類、物資設備類、搶險救災類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。編號應遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.裝訂：對于紙質檔案，應進行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門整理好的檔案，應在規(guī)定時間內移交至檔案管理部門。移交時，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門對接收的檔案進行核對、檢查，對不符合要求的檔案退回原部門進行補充或修正。3.經核對無誤的檔案，按照分類編號順序進行排列上架，完成歸檔工作。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司防汛工作重大決策、重要歷史記錄、長期保存價值的檔案，如防汛應急預案、重大工程建設檔案、受災情況統(tǒng)計及損失評估報告等。2.定期保管：保管期限為[X]年，包括一般性的防汛工作文件、資料、記錄等，如雨情水情監(jiān)測數(shù)據、防汛物資采購記錄等。（三）保管要求1.檔案庫房：應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，保持適宜的溫度和濕度。2.檔案裝具：采用符合標準的檔案柜、檔案架等裝具，對檔案進行分類存放，便于查找和管理。3.檔案存儲：紙質檔案應直立存放，避免擠壓變形；電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和維護，防止數(shù)據丟失。4.安全管理：建立健全檔案庫房安全管理制度，配備必要的安全設施和設備，如消防器材、監(jiān)控設備等。加強對檔案庫房的日常巡查，確保檔案安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱汛期檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等信息，經部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合規(guī)定的予以批準，并安排專人負責查閱服務。3.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中應愛護檔案，不得涂改、損壞、標記檔案內容。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，由管理人員進行核對、清點，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱汛期檔案的，應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經部門負責人、檔案管理部門負責人和公司分管領導簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應對所借檔案的安全負責，不得轉借他人，不得在檔案上批注、涂改、污損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的賠償責任。4.借閱期滿后，借閱人員應按時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。六、檔案信息化管理（一）數(shù)據錄入1.檔案管理部門應及時將汛期檔案的相關信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據庫。錄入的數(shù)據應準確、完整，與紙質檔案內容一致。2.對于電子檔案，應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理存儲，并上傳至檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案的可檢索性和可讀性。（二）系統(tǒng)維護1.定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。及時更新系統(tǒng)中的數(shù)據，保證檔案信息的時效性。2.加強對檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設置不同級別的用戶權限，防止未經授權的訪問和數(shù)據泄露。（三）信息利用1.充分利用檔案管理系統(tǒng)的檢索功能，為公司各部門提供快速、便捷的檔案查詢服務。通過系統(tǒng)生成統(tǒng)計報表，為公司防汛工作決策提供數(shù)據支持。2.建立檔案信息共享平臺，實現(xiàn)與相關部門或單位之間的檔案信息共享，提高工作協(xié)同效率。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已到保管期限的汛期檔案進行鑒定，根據檔案的保存價值和現(xiàn)實利用需求，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結果的準確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門代表、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對檔案進行逐卷審查，提出存毀意見。（三）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單經檔案管理部門負責人、公司分管領導簽字批準后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清單上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應對銷毀情況進行記錄，將檔案銷毀清單及相關記錄進行妥善保存。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立汛期檔案管理監(jiān)督機制，檔案管理部門負責對各部門檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.定期對檔案管理工作進行內部審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理流程的規(guī)范性、檔案安全保管措施的落實情況等。（二）檢查內容1.檔案收集是否及時、完整，整理是否規(guī)范，分類編號是否準確。2.檔案歸檔是否按時進行，移交手續(xù)是否齊全。3.檔案保管條件是否符合要求，檔案實體是否安全，信息是否保密。4.檔案查閱、借閱制度是否執(zhí)行到位，登記手續(xù)是否完備。5.檔案信息化管理工作是否正常開展，數(shù)據錄入是否準確，系統(tǒng)維護是否及時。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知