民航文件管理辦法總則目的為加強公司民航文件管理，確保文件的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和完整性，提高文件處理效率，保障公司運營的順暢進行，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及民航行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)涉及民航業(yè)務(wù)的各類文件，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件、合同文件等，涵蓋文件的起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、歸檔、保管、查閱、使用、銷毀等全過程管理。基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、民航行業(yè)規(guī)章制度以及公司內(nèi)部的各項規(guī)定，確保文件管理活動合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：實行公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級負(fù)責(zé)的文件管理體制，確保文件管理的集中性和一致性。3.準(zhǔn)確高效原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，符合實際情況，同時要注重文件處理流程的優(yōu)化，提高工作效率，及時滿足公司運營和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。4.安全保密原則：加強文件的安全防護和保密措施，防止文件丟失、損壞、泄露，確保公司機密信息的安全。文件分類與編號文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類行政通知、決定、通報、報告、請示、批復(fù)等，用于傳達公司行政指令、規(guī)范行政行為、處理行政事務(wù)。2.業(yè)務(wù)文件：涉及民航業(yè)務(wù)的各類操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、業(yè)務(wù)報表、統(tǒng)計分析報告等，指導(dǎo)公司民航業(yè)務(wù)的開展和運行。3.技術(shù)文件：有關(guān)民航技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、手冊、圖紙、技術(shù)方案等，為公司民航技術(shù)工作提供依據(jù)和支持。4.合同文件：公司簽訂的各類民航相關(guān)合同，包括運輸合同、服務(wù)合同、租賃合同等，明確雙方權(quán)利義務(wù)，保障公司合法權(quán)益。文件編號1.編號規(guī)則：文件編號采用[年份（四位）+文件類別代碼+順序號]的格式。例如，2023年第1份行政文件編號為2023XZ001，其中“XZ”為行政文件類別代碼，“001”為順序號。2.類別代碼：行政文件（XZ）、業(yè)務(wù)文件（YW）、技術(shù)文件（JS）、合同文件（HT）。文件起草起草職責(zé)1.部門職責(zé)：各部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)文件的起草工作，確保文件內(nèi)容符合本部門業(yè)務(wù)實際和公司整體要求。2.起草人員要求：起草人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和文字表達能力，熟悉相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范。起草要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確：文件應(yīng)明確表達意圖，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、事實清楚，避免模糊、歧義或矛盾的表述。2.格式規(guī)范：按照公司統(tǒng)一的文件格式要求進行起草，包括字體、字號、排版、頁面設(shè)置等，確保文件格式的一致性和規(guī)范性。3.邏輯清晰：文件結(jié)構(gòu)應(yīng)合理，層次分明，段落組織有序，便于閱讀和理解。文件審核審核職責(zé)1.初審：文件起草部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對本部門起草的文件進行初審，重點審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性以及與本部門業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性，確保文件質(zhì)量。2.復(fù)審：涉及多個部門或重要業(yè)務(wù)的文件，由相關(guān)部門聯(lián)合進行復(fù)審，從不同角度對文件進行審查，提出修改意見和建議。3.終審：公司分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對文件進行終審，對文件的整體質(zhì)量、政策導(dǎo)向、合規(guī)性等進行全面審查，作出最終批準(zhǔn)決定。審核內(nèi)容1.合法性審核：檢查文件是否符合國家法律法規(guī)、民航行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性審核：核對文件中的數(shù)據(jù)、事實、引用依據(jù)等是否準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)錯誤或誤導(dǎo)性信息。3.完整性審核：審查文件是否涵蓋了應(yīng)涉及的內(nèi)容，條款是否齊全，邏輯是否連貫，避免出現(xiàn)遺漏或缺失。4.規(guī)范性審核：檢查文件格式、語言表達、用詞規(guī)范等是否符合公司要求，確保文件的規(guī)范性和專業(yè)性。文件批準(zhǔn)批準(zhǔn)權(quán)限1.一般文件：由部門負(fù)責(zé)人初審后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.重要文件：涉及公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、重要業(yè)務(wù)等文件，需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議批準(zhǔn)。批準(zhǔn)流程1.文件起草部門將經(jīng)初審后的文件提交至公司辦公室，由辦公室統(tǒng)一呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦公室負(fù)責(zé)將審批意見反饋給起草部門，起草部門根據(jù)審批意見對文件進行修改完善。文件發(fā)布發(fā)布方式1.內(nèi)部發(fā)文：對于公司內(nèi)部傳達的文件，采用內(nèi)部發(fā)文的方式，通過公司辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)文件等形式發(fā)送至各部門。2.外部發(fā)布：涉及對外公開或與外部單位交換的文件，根據(jù)文件性質(zhì)和要求，采用正式函件、公告、網(wǎng)站發(fā)布等方式進行發(fā)布。發(fā)布范圍1.明確發(fā)布范圍：文件起草部門應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和使用目的，明確文件的發(fā)布范圍，確保文件傳達到相關(guān)部門和人員。2.發(fā)布記錄：對文件的發(fā)布時間、發(fā)布方式、發(fā)布范圍等進行詳細記錄，以便于查詢和追溯。文件歸檔歸檔范圍1.各類文件：包括經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件、文件起草過程中的修改稿、審核意見、審批文件等相關(guān)材料。2.電子文件：與紙質(zhì)文件對應(yīng)的電子文檔，應(yīng)確保電子文件的完整性和可讀性，一并進行歸檔。歸檔要求1.及時歸檔：文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將文件整理歸檔，確保歸檔文件的時效性。2.分類整理：按照文件類別、年度、保管期限等進行分類整理，編制歸檔目錄，便于查找和管理。3.裝訂規(guī)范：紙質(zhì)文件應(yīng)進行規(guī)范裝訂，確保文件整齊、牢固，便于長期保存。文件保管保管職責(zé)1.檔案部門職責(zé)：公司檔案管理部門負(fù)責(zé)文件的集中保管工作，制定完善的檔案管理制度，確保文件的安全和完整。2.保管人員要求：檔案保管人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉文件保管流程，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，按照檔案管理要求進行分類存放，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子文件進行分類存儲、備份和管理，定期進行數(shù)據(jù)維護和安全檢查，防止電子文件丟失或損壞。保管期限1.短期保管：保管期限為15年的文件，主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、臨時性通知等。2.中期保管：保管期限為510年的文件，如重要業(yè)務(wù)記錄、階段性工作總結(jié)等。3.長期保管：保管期限為10年以上的文件，涉及公司重大決策、歷史資料、重要合同等。文件查閱查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件的，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：外部單位或人員因特殊原因需要查閱公司文件的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。查閱流程1.申請：查閱人填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交檔案管理部門。3.查閱：檔案管理部門根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的文件供查閱人查閱，并做好查閱記錄。4.歸還：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將文件歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在查閱記錄上簽字確認(rèn)。文件使用使用要求1.嚴(yán)格按照規(guī)定使用：文件使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照文件規(guī)定的范圍和要求使用文件，不得擅自擴大使用范圍或更改文件內(nèi)容。2.妥善保管文件：使用過程中要妥善保管文件，防止文件丟失、損壞或泄露，確保文件的安全。復(fù)制與借閱1.復(fù)制：因工作需要復(fù)制文件的，應(yīng)填寫《文件復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格控制復(fù)制份數(shù)，并做好復(fù)制記錄。2.借閱：如需借閱文件原件，借閱人應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。文件銷毀銷毀范圍1.已過保管期限：對保管期限已滿且無繼續(xù)保存價值的文件，應(yīng)進行銷毀處理。2.失去使用價值：因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、文件內(nèi)容變更等原因，導(dǎo)致文件失去使用價值的，也