檔案進(jìn)館管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案進(jìn)館管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門形成的應(yīng)進(jìn)館檔案的收集、整理、移交、接收等管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案進(jìn)館工作由公司/組織檔案管理部門統(tǒng)一組織實(shí)施，確保檔案管理的集中性和規(guī)范性。2.齊全完整原則：各部門應(yīng)按照規(guī)定，將具有保存價(jià)值的檔案材料全部收集齊全，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：注重檔案的整理質(zhì)量，做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確，便于保管和利用。4.安全保密原則：在檔案進(jìn)館過程中，嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息安全。二、檔案進(jìn)館范圍（一）文書檔案1.公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件等。2.會議文件、重要活動文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）科技檔案1.產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、設(shè)備管理等方面形成的技術(shù)文件、圖紙、數(shù)據(jù)等。2.科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、結(jié)題過程中產(chǎn)生的各類文件材料。（三）人事檔案1.員工入職、離職、調(diào)動、晉升、獎(jiǎng)懲等人事變動材料。2.員工學(xué)歷、學(xué)位、職稱、培訓(xùn)等相關(guān)材料。（四）財(cái)務(wù)檔案1.會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算資料。2.財(cái)務(wù)審計(jì)、稅務(wù)申報(bào)等相關(guān)文件。（五）業(yè)務(wù)檔案1.市場營銷、客戶服務(wù)、合同管理等業(yè)務(wù)活動中形成的檔案。2.項(xiàng)目招投標(biāo)、采購供應(yīng)、質(zhì)量控制等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件。（六）其他檔案1.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案的相關(guān)材料。2.具有保存價(jià)值的照片、錄音、錄像等聲像檔案。三、檔案收集（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理和移交工作。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照檔案進(jìn)館范圍，及時(shí)收集本部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時(shí)移交檔案管理部門。（二）收集時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成收集整理，并移交檔案管理部門。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)完成收集整理，并移交檔案管理部門。3.人事檔案應(yīng)按照人事管理規(guī)定及時(shí)更新，并定期移交檔案管理部門。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會計(jì)年度整理歸檔，并在次年[X]月底前移交檔案管理部門。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)活動周期及時(shí)收集整理，并在業(yè)務(wù)結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)移交檔案管理部門。（三）收集方式1.直接收集：檔案管理部門直接到各部門收集檔案材料。2.部門移交：各部門按照規(guī)定將整理好的檔案材料移交至檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息資源共享。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，編制檔號，裝訂成冊，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝盒上架。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類，編制檔號，整理圖紙、資料，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝盒上架。3.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理，建立檔案目錄，裝訂成冊，裝盒保管。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別進(jìn)行分類整理，編制檔號，裝盒保管。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行分類整理，建立檔案目錄，裝訂成冊，裝盒保管。（三）整理質(zhì)量要求1.分類準(zhǔn)確，編號規(guī)范，編目清晰。2.裝訂牢固，整齊美觀，無金屬物。3.卷內(nèi)文件排列有序，備考表填寫完整。4.電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，格式規(guī)范。五、檔案移交（一）移交準(zhǔn)備1.各部門在檔案整理完成后，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的整理質(zhì)量和完整性，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。（二）移交手續(xù)1.各部門與檔案管理部門應(yīng)在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交檔案的電子目錄和相關(guān)電子文件，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。（三）移交時(shí)間各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間將整理好的檔案移交至檔案管理部門，不得拖延。六、檔案接收（一）接收程序1.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等是否符合要求。2.對符合要求的檔案，辦理接收手續(xù)，將檔案入庫保管，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。3.對不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其限期整改后重新移交。（二）接收標(biāo)準(zhǔn)1.檔案整理符合本辦法規(guī)定的整理方法和質(zhì)量要求。2.檔案內(nèi)容完整，無缺頁、漏項(xiàng)。3.檔案編號規(guī)范，編目準(zhǔn)確。4.電子檔案與紙質(zhì)檔案一致，格式符合要求。七、檔案保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜保管、復(fù)制備份等。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的安全和完整。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織實(shí)際情況確定。八、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和本公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)為本原則：檔案管理部門應(yīng)積極為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息安全。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明用途。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限。3.集體審議原則：鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)部門人員參加，集體審議鑒定結(jié)果。（二）鑒定程序1.檔案管理部門組成鑒定小組，對保管期滿的檔案進(jìn)行逐卷審查。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限，提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對鑒定意見進(jìn)行審核，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門人員共同監(jiān)督銷毀過程，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。3.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。十、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)館管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和本辦法的規(guī)定。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案進(jìn)館范圍的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、移交、接收等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案保管和利用情況。4.檔案鑒定與銷毀工作的規(guī)范性。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年定期對檔案進(jìn)