檔案票據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案票據(jù)的管理，確保檔案票據(jù)的安全、完整和有效利用，規(guī)范檔案票據(jù)管理工作流程，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案票據(jù)的管理，包括但不限于會(huì)計(jì)憑證、發(fā)票、收據(jù)、合同協(xié)議、文件資料等。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案票據(jù)應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的業(yè)務(wù)活動(dòng)和財(cái)務(wù)狀況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：確保檔案票據(jù)的內(nèi)容完整，相關(guān)聯(lián)的資料齊全，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案票據(jù)的記錄和填寫(xiě)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)計(jì)算、文字表述等符合規(guī)定要求。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案票據(jù)的安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.規(guī)范性原則：檔案票據(jù)的管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保管理工作的一致性和嚴(yán)肅性。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善檔案票據(jù)管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)檔案票據(jù)的收集、整理、歸檔工作。負(fù)責(zé)檔案票據(jù)的集中保管，建立檔案票據(jù)目錄和索引，方便查詢利用。定期對(duì)檔案票據(jù)進(jìn)行檢查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案票據(jù)的安全和完整。按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案票據(jù)進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀等處置工作。2.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案票據(jù)的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案票據(jù)的查詢、借閱等工作，確保檔案票據(jù)的合理使用。對(duì)本部門(mén)檔案票據(jù)的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，接受檔案管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核會(huì)計(jì)憑證、發(fā)票等財(cái)務(wù)票據(jù)的合法性、合規(guī)性和準(zhǔn)確性。協(xié)助檔案管理部門(mén)做好財(cái)務(wù)檔案票據(jù)的整理、歸檔工作，并提供必要的財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)支持。按照財(cái)務(wù)管理制度的要求，對(duì)財(cái)務(wù)檔案票據(jù)進(jìn)行妥善保管和定期核對(duì)。4.其他相關(guān)部門(mén)根據(jù)各自職責(zé)，配合檔案管理部門(mén)做好檔案票據(jù)的管理工作，如提供相關(guān)資料、協(xié)助進(jìn)行檔案整理等。二、檔案票據(jù)的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案票據(jù)的收集工作，確保業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)檔案票據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案票據(jù)應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、撕毀或丟失。對(duì)于破損、褪色等不完整的檔案票據(jù)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.收集的檔案票據(jù)應(yīng)包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、圖表、照片、錄音錄像等各種形式的資料，確保檔案信息的全面性。（二）整理標(biāo)準(zhǔn)1.分類(lèi)按照檔案票據(jù)的性質(zhì)、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)，如會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等。每類(lèi)檔案再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分，如會(huì)計(jì)檔案可分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等。2.編號(hào)為便于管理和查詢，對(duì)每一份檔案票據(jù)進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠清晰反映檔案票據(jù)的類(lèi)別、年度、順序等信息。編號(hào)規(guī)則應(yīng)在公司/組織內(nèi)部統(tǒng)一制定，并保持相對(duì)穩(wěn)定，不得隨意更改。3.裝訂對(duì)于紙質(zhì)檔案票據(jù)，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保存。會(huì)計(jì)憑證等重要檔案票據(jù)應(yīng)使用專(zhuān)業(yè)的裝訂設(shè)備和材料，確保裝訂質(zhì)量。4.編目編制檔案票據(jù)目錄，詳細(xì)記錄檔案票據(jù)的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。目錄應(yīng)一式多份，分別存放于檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)等相關(guān)地點(diǎn)，方便查詢使用。三、檔案票據(jù)的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案票據(jù)移交檔案管理部門(mén)歸檔。一般情況下，會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在年度終了后的[X]個(gè)月內(nèi)歸檔，其他檔案票據(jù)的歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況確定，但最長(zhǎng)不得超過(guò)業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后的[X]年。2.對(duì)于一些特殊情況或緊急項(xiàng)目的檔案票據(jù)，經(jīng)檔案管理部門(mén)同意后，可適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間，但應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。（二）歸檔流程1.移交申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)檔案票據(jù)移交申請(qǐng)表，詳細(xì)列出擬移交的檔案票據(jù)清單，包括編號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核接收：檔案管理部門(mén)收到移交申請(qǐng)表后，對(duì)檔案票據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。審核無(wú)誤后，辦理接收手續(xù)，在移交申請(qǐng)表上簽字蓋章，并注明接收日期。3.歸檔入庫(kù)：檔案管理部門(mén)按照分類(lèi)編號(hào)的要求，將接收的檔案票據(jù)及時(shí)歸檔入庫(kù)，并更新檔案票據(jù)目錄。四、檔案票據(jù)的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放檔案票據(jù)。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案票據(jù)的安全保存。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，方便檔案管理工作的開(kāi)展。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，按照類(lèi)別、年度、編號(hào)順序排列，便于查找和取用。對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案，可采取雙套備份或數(shù)字化存儲(chǔ)等方式，提高檔案的安全性和可利用性。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的索引和目錄，便于快速檢索和查詢。3.其他特殊載體檔案：如照片、錄音錄像等，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)選擇合適的保管方式，確保檔案信息的長(zhǎng)期保存。例如，照片應(yīng)沖印成紙質(zhì)照片并進(jìn)行分類(lèi)整理，同時(shí)保存電子原文件；錄音錄像應(yīng)定期轉(zhuǎn)錄到新的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并做好標(biāo)識(shí)和記錄。（三）保管期限1.檔案票據(jù)的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的實(shí)際情況確定。一般分為永久保管、定期保管兩類(lèi)，定期保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年等。2.具體檔案票據(jù)的保管期限如下：會(huì)計(jì)憑證：[X]年會(huì)計(jì)賬簿：[X]年財(cái)務(wù)報(bào)告：永久發(fā)票：[X]年收據(jù)：[X]年合同協(xié)議：根據(jù)合同約定的履行期限確定保管期限，一般不少于合同履行完畢后的[X]年其他重要文件資料：根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定保管期限，一般不少于[X]年3.保管期限屆滿的檔案票據(jù)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案信息的安全和保密。（四）定期檢查與盤(pán)點(diǎn)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案票據(jù)進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案票據(jù)的保管狀況、數(shù)量、完整性等。一般每月進(jìn)行一次小檢查，每季度進(jìn)行一次全面檢查，每年進(jìn)行一次年度盤(pán)點(diǎn)。2.檢查和盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案票據(jù)有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)分析原因，提出改進(jìn)措施，防止類(lèi)似問(wèn)題再次發(fā)生。3.檢查和盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)形成檢查報(bào)告和盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括檢查和盤(pán)點(diǎn)的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理結(jié)果等。檢查報(bào)告和盤(pán)點(diǎn)報(bào)告應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后存檔。五、檔案票據(jù)的利用（一）利用原則1.檔案票據(jù)的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密，不得損害公司/組織的利益。2.利用檔案票據(jù)應(yīng)辦理必要的手續(xù)，填寫(xiě)檔案票據(jù)利用申請(qǐng)表，注明利用目的、利用范圍、利用期限等信息，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案票據(jù)的，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門(mén)的規(guī)定，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案資料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。2.借閱：對(duì)于確需借出檔案票據(jù)的，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對(duì)借出的檔案票據(jù)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。歸還檔案票據(jù)時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案票據(jù)的完整和安全。3.出具證明：根據(jù)公司/組織或相關(guān)部門(mén)的要求，檔案管理部門(mén)可為外部單位或個(gè)人出具檔案票據(jù)證明。出具證明應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行，確保證明的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）利用記錄1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案票據(jù)利用登記制度，對(duì)每一次檔案票據(jù)的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用部門(mén)、利用人員、利用目的、利用范圍、利用期限等信息。2.利用記錄應(yīng)妥善保存，保存期限與檔案票據(jù)的保管期限一致。利用記錄可作為檔案管理工作的重要參考資料，用于統(tǒng)計(jì)分析檔案利用情況，評(píng)估檔案管理工作的效果。六、檔案票據(jù)的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織1.成立檔案票據(jù)鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)保管期限屆滿的檔案票據(jù)進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.鑒定工作小組應(yīng)定期召開(kāi)會(huì)議，對(duì)需要鑒定的檔案票據(jù)進(jìn)行集中討論和審核。鑒定工作小組的成員應(yīng)具備相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，能夠準(zhǔn)確判斷檔案票據(jù)的價(jià)值和保管期限。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的實(shí)際情況，制定檔案票據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確規(guī)定檔案票據(jù)的銷(xiāo)毀條件、鑒定方法、鑒定程序等內(nèi)容。2.檔案票據(jù)的鑒定應(yīng)從檔案票據(jù)的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性、重要性等方面進(jìn)行綜合考慮。對(duì)于仍具有查考利用價(jià)值的檔案票據(jù)，應(yīng)繼續(xù)予以保管；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案票據(jù)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.鑒定工作小組對(duì)檔案票據(jù)進(jìn)行鑒定后，形成鑒定報(bào)告，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。鑒定報(bào)告應(yīng)經(jīng)鑒定工作小組全體成員簽字確認(rèn)，并報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案票據(jù)，檔案管理部門(mén)應(yīng)編制銷(xiāo)毀清單，詳細(xì)列出檔案票據(jù)的編號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。銷(xiāo)毀清單應(yīng)一式多份，分別由檔案管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、監(jiān)銷(xiāo)部門(mén)等留存。3.銷(xiāo)毀檔案票據(jù)時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的合規(guī)性和安全性。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，證明檔案票據(jù)已被銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀檔案票據(jù)的方式應(yīng)符合環(huán)保要求，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。對(duì)于電子檔案票據(jù)，應(yīng)采取技術(shù)手段進(jìn)行徹底刪除，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立檔案票據(jù)管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各部門(mén)檔案票據(jù)的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括檔案票據(jù)的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的工作情況。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)自身工作的監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案票據(jù)管理工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以整改。同時(shí)，應(yīng)積極配合公司/組織內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）考核評(píng)價(jià)1.制定檔案票據(jù)管理工作考核評(píng)價(jià)辦法，對(duì)各部門(mén)檔案票據(jù)管理工作進(jìn)行量化考核?？?/p>