檔案庫(kù)房管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案庫(kù)房管理，確保檔案的完整與安全，便于檔案的查閱與利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)形成的各類(lèi)檔案在庫(kù)房的管理。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案實(shí)體安全，防止檔案信息泄露。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，提高檔案管理效率。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，為檔案利用提供便利條件。二、檔案庫(kù)房建設(shè)與布局（一）庫(kù)房選址1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥、通風(fēng)、排水良好的地方，避免靠近水源、火源、污染源等。2.庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆物品倉(cāng)庫(kù)，以及有腐蝕性氣體排放的場(chǎng)所。（二）庫(kù)房面積根據(jù)公司檔案數(shù)量和未來(lái)發(fā)展規(guī)劃，合理確定庫(kù)房面積，確保檔案有足夠的存放空間。（三）庫(kù)房布局1.庫(kù)房應(yīng)分為檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域。2.檔案存放區(qū)應(yīng)根據(jù)檔案類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分區(qū)存放，便于查找和管理。3.整理區(qū)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和整理工具，方便檔案的整理和裝訂。4.查閱區(qū)應(yīng)設(shè)置舒適的桌椅、照明設(shè)備等，為檔案查閱人員提供良好的環(huán)境。三、檔案入庫(kù)管理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案收集齊全，并移交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。2.整理后的檔案應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，便于保管和利用。（三）檔案上架1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)上架存放，上架時(shí)應(yīng)按照庫(kù)房布局和編號(hào)順序進(jìn)行排列。2.檔案應(yīng)擺放整齊、有序，避免擠壓、損壞。四、檔案保管要求（一）溫濕度控制1.庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.每天應(yīng)定時(shí)記錄庫(kù)房溫濕度情況，如溫濕度超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。（二）防火防盜1.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，如滅火器、消防栓、防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等。2.定期檢查防火、防盜設(shè)施的性能，確保其正常運(yùn)行。3.嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。（三）防蟲(chóng)防鼠1.庫(kù)房應(yīng)采取防蟲(chóng)、防鼠措施，如放置防蟲(chóng)藥品、封堵鼠洞等。2.定期檢查檔案是否有蟲(chóng)蛀、鼠咬現(xiàn)象，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。（四）防塵防潮1.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.檔案應(yīng)存放在密封的檔案盒或檔案柜中，防止灰塵和潮氣侵入。五、檔案查閱利用管理（一）查閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。（二）查閱審批1.檔案管理部門(mén)收到《檔案查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，對(duì)符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（三）查閱登記1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的查閱區(qū)進(jìn)行查閱，查閱時(shí)應(yīng)遵守查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立查閱登記制度，對(duì)查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄。（四）檔案復(fù)制1.查閱人員如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可復(fù)制。2.檔案復(fù)制應(yīng)使用專(zhuān)用設(shè)備，確保復(fù)制質(zhì)量。復(fù)制后的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，并進(jìn)行登記。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀管理（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，提出鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》。（二）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)人員共同監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程，并在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案庫(kù)房管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理工作，確保檔案的安全與完整。3.負(fù)責(zé)組織檔案的收集、整理、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。4.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)檔案查閱利用工作，為公司各部門(mén)提供檔案服務(wù)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、上架、保管、查閱登記等。2.負(fù)責(zé)庫(kù)房溫濕度的記錄和調(diào)節(jié)，以及防火、防盜、防蟲(chóng)、防鼠等工作。3.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。4.協(xié)助檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人做好檔案鑒定與銷(xiāo)毀工作。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部應(yīng)建立檔案庫(kù)房管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案庫(kù)房管理情況進(jìn)行檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、查閱利用等方面，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管