檔案制度管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案管理：是指對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作的總稱(chēng)。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面收集，涵蓋公司各項(xiàng)工作的各個(gè)方面，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，并組織實(shí)施。3.對(duì)公司各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，提高檔案利用效率。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理工作的具體實(shí)施。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等。4.公司內(nèi)部各部門(mén)之間的往來(lái)文件、報(bào)告、紀(jì)要等。5.公司員工的個(gè)人檔案，包括入職申請(qǐng)表、勞動(dòng)合同、績(jī)效考核表、培訓(xùn)記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的原則，不得遺漏重要文件。3.對(duì)收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科研項(xiàng)目類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、人事檔案類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和檢索。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編目，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝的方式，不得使用金屬釘。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、滅火器等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用專(zhuān)柜存放，按類(lèi)別、編號(hào)順序排列，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)采用光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并進(jìn)行備份。備份應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。3.照片、音像資料等特殊載體檔案應(yīng)采用專(zhuān)門(mén)的保管方式，如相冊(cè)、光盤(pán)盒等，并注明相關(guān)信息。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案是指反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，具體保管期限見(jiàn)附件《檔案保管期限表》。（四）檔案清查與盤(pán)點(diǎn)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。清查和盤(pán)點(diǎn)應(yīng)每年至少進(jìn)行一次。2.清查和盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。對(duì)清查和盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查和盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制清查和盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格履行鑒定程序，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定其價(jià)值和保管期限。2.分析比較法：對(duì)同類(lèi)檔案進(jìn)行分析比較，找出其共同點(diǎn)和不同點(diǎn)，從而確定其價(jià)值和保管期限。3.專(zhuān)家咨詢(xún)法：對(duì)一些專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的檔案，可咨詢(xún)相關(guān)專(zhuān)家的意見(jiàn)，確定其價(jià)值和保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限等信息。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀工作，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的檔案應(yīng)進(jìn)行徹底清理，確保不留痕跡。銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為公司檔案管理工作決策的重要依據(jù)。（二）利用工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案利用制度，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。2.公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。3.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。4.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案復(fù)印件或摘抄件。提供的檔案復(fù)印件或摘抄件應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，并注明出處。5.檔案管理部門(mén)應(yīng)做好檔案利用登記工作，記錄利用者姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容等信息。檔案利用登記應(yīng)長(zhǎng)期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司檔案管理工作的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立公司內(nèi)部檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，確保檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。2.檔案管理人員應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)操作技能和檔案管理知