校友返校管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范校友返校活動(dòng)的組織與管理，加強(qiáng)學(xué)校與校友之間的聯(lián)系與溝通，增進(jìn)校友情誼，促進(jìn)校友與學(xué)校的共同發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于所有校友返校參加各類(lèi)活動(dòng)的組織、接待及相關(guān)管理工作。（三）基本原則1.熱情友好原則：以熱情、周到的服務(wù)迎接校友返校，讓校友感受到母校的關(guān)懷與溫暖。2.安全有序原則：確保校友返?；顒?dòng)期間的人員安全、交通順暢、秩序良好，避免發(fā)生安全事故和混亂局面。3.規(guī)范高效原則：對(duì)校友返?；顒?dòng)的各項(xiàng)流程進(jìn)行規(guī)范，提高工作效率，保證活動(dòng)順利進(jìn)行。4.尊重自愿原則：充分尊重校友的意愿，不強(qiáng)制要求校友參加活動(dòng)，為校友提供多樣化的選擇。二、校友返?；顒?dòng)的組織與策劃（一）活動(dòng)發(fā)起1.學(xué)校校友工作部門(mén)定期收集校友的需求和建議，根據(jù)校友反饋及學(xué)校發(fā)展需要，策劃校友返?；顒?dòng)。2.各學(xué)院、班級(jí)、校友分會(huì)等也可根據(jù)自身情況，向校友工作部門(mén)提出校友返?；顒?dòng)的發(fā)起申請(qǐng)，申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)包括活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員范圍、活動(dòng)內(nèi)容及預(yù)算等。（二）活動(dòng)策劃1.校友工作部門(mén)對(duì)發(fā)起的活動(dòng)申請(qǐng)進(jìn)行審核，結(jié)合學(xué)校整體工作安排和資源情況，確定是否批準(zhǔn)活動(dòng)申請(qǐng)。對(duì)于批準(zhǔn)的活動(dòng)申請(qǐng)，組織相關(guān)人員進(jìn)行詳細(xì)策劃。2.活動(dòng)策劃應(yīng)圍繞活動(dòng)主題，設(shè)計(jì)豐富多樣的活動(dòng)內(nèi)容，如校友座談會(huì)、學(xué)術(shù)講座、校園參觀、文藝演出、體育比賽、捐贈(zèng)儀式等，以滿(mǎn)足不同校友的興趣和需求。3.制定活動(dòng)詳細(xì)日程安排，明確各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員及負(fù)責(zé)人等信息，確?；顒?dòng)流程緊湊、有序。4.合理安排活動(dòng)場(chǎng)地，根據(jù)活動(dòng)規(guī)模和內(nèi)容選擇合適的場(chǎng)所，如學(xué)校禮堂、會(huì)議室、教室、體育館、校園景點(diǎn)等，并提前做好場(chǎng)地布置和設(shè)備調(diào)試工作。5.做好活動(dòng)宣傳工作，通過(guò)學(xué)校官網(wǎng)、校友網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、校友群、短信等多種渠道發(fā)布校友返校活動(dòng)通知，介紹活動(dòng)詳情，吸引校友積極參與。（三）活動(dòng)籌備1.成立活動(dòng)籌備小組，明確小組成員的職責(zé)分工，確保各項(xiàng)籌備工作落實(shí)到人?；I備小組一般包括校友聯(lián)絡(luò)、活動(dòng)組織、宣傳報(bào)道、后勤保障、安全保衛(wèi)等人員。2.校友聯(lián)絡(luò)人員負(fù)責(zé)與校友進(jìn)行溝通聯(lián)系，確認(rèn)校友返校信息，收集校友的特殊需求和建議，并及時(shí)反饋給籌備小組。3.活動(dòng)組織人員按照活動(dòng)策劃方案，準(zhǔn)備活動(dòng)所需的資料、道具、禮品等物資，組織排練文藝節(jié)目、安排體育比賽等活動(dòng)項(xiàng)目。4.宣傳報(bào)道人員負(fù)責(zé)活動(dòng)期間的新聞報(bào)道工作，通過(guò)文字、圖片、視頻等形式記錄活動(dòng)精彩瞬間，及時(shí)發(fā)布在校內(nèi)外媒體平臺(tái)上，擴(kuò)大活動(dòng)影響力。5.后勤保障人員做好活動(dòng)期間的餐飲、住宿、交通等后勤服務(wù)工作，確保校友的生活需求得到滿(mǎn)足。提前與學(xué)校食堂、周邊酒店等合作單位溝通協(xié)調(diào)，確定服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和價(jià)格，并做好食品安全檢查等工作。6.安全保衛(wèi)人員制定安全保衛(wèi)方案，加強(qiáng)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)及周邊區(qū)域的安全巡邏，維護(hù)秩序，確保校友人身和財(cái)產(chǎn)安全。對(duì)活動(dòng)場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患，配備必要的安全設(shè)施和應(yīng)急救援設(shè)備。三、校友返校接待工作（一）接待準(zhǔn)備1.根據(jù)校友返校人數(shù)和活動(dòng)安排，確定接待人員名單，并做好培訓(xùn)工作。接待人員應(yīng)熟悉活動(dòng)流程、學(xué)校情況及校友信息，具備良好的溝通能力和服務(wù)意識(shí)。2.在學(xué)校大門(mén)、校友報(bào)到點(diǎn)等顯著位置設(shè)置指示牌，引導(dǎo)校友順利到達(dá)活動(dòng)場(chǎng)所。3.準(zhǔn)備好校友報(bào)到所需的資料和物品，如校友通訊錄、活動(dòng)日程表、紀(jì)念徽章、禮品等，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)報(bào)到登記工作。4.在校內(nèi)合適位置設(shè)置校友休息區(qū)，提供飲用水、茶點(diǎn)等服務(wù)，為校友提供舒適的休息環(huán)境。（二）報(bào)到接待1.校友到達(dá)學(xué)校后，接待人員在報(bào)到點(diǎn)熱情迎接，引導(dǎo)校友辦理報(bào)到手續(xù)，發(fā)放活動(dòng)資料和物品。2.對(duì)校友進(jìn)行身份核實(shí)，登記校友的基本信息、聯(lián)系方式、返校行程等，建立校友返校檔案。3.解答校友的疑問(wèn)，為校友提供必要的幫助和指導(dǎo)，如介紹校園環(huán)境、活動(dòng)安排、就餐地點(diǎn)等。（三）活動(dòng)期間服務(wù)1.按照活動(dòng)日程安排，組織校友有序參加各項(xiàng)活動(dòng)?；顒?dòng)現(xiàn)場(chǎng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、簽到、維持秩序等工作，確?；顒?dòng)順利進(jìn)行。2.關(guān)注校友的需求和感受，及時(shí)為校友提供服務(wù)。如遇突發(fā)情況或校友提出特殊要求，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，并向籌備小組匯報(bào)。3.為校友提供攝影攝像服務(wù)，記錄校友返校的精彩瞬間，活動(dòng)結(jié)束后將照片和視頻資料整理制作成紀(jì)念冊(cè)或光盤(pán)，贈(zèng)送給校友留念。（四）送別安排1.活動(dòng)結(jié)束后，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)送別校友。對(duì)于需要乘坐交通工具離開(kāi)學(xué)校的校友，提前了解其返程信息，協(xié)助購(gòu)買(mǎi)車(chē)票、機(jī)票等，并安排車(chē)輛將校友送至車(chē)站、機(jī)場(chǎng)等。2.向校友表達(dá)感謝之情，歡迎校友?；啬感？纯?，保持與母校的聯(lián)系與溝通。四、校友返?；顒?dòng)的安全管理（一）安全責(zé)任落實(shí)1.成立校友返?；顒?dòng)安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，校友工作部門(mén)、保衛(wèi)部門(mén)、各學(xué)院等相關(guān)單位負(fù)責(zé)人為成員，全面負(fù)責(zé)活動(dòng)期間的安全管理工作。2.明確各部門(mén)和人員的安全職責(zé)，簽訂安全責(zé)任書(shū)，將安全責(zé)任落實(shí)到具體崗位和個(gè)人。（二）安全教育與培訓(xùn)1.對(duì)參與活動(dòng)的工作人員進(jìn)行安全教育培訓(xùn)，使其熟悉安全規(guī)章制度和應(yīng)急處置流程，提高安全意識(shí)和應(yīng)急能力。2.在活動(dòng)前，通過(guò)多種方式向校友宣傳安全注意事項(xiàng)，如發(fā)布安全提示信息、在活動(dòng)資料中注明安全要求等，引導(dǎo)校友自覺(jué)遵守安全規(guī)定。（三）安全檢查與隱患排查1.在活動(dòng)前，組織對(duì)活動(dòng)場(chǎng)所及周邊環(huán)境進(jìn)行全面的安全檢查，重點(diǎn)檢查消防設(shè)施、電氣設(shè)備、體育設(shè)施、食品衛(wèi)生等方面，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。2.對(duì)活動(dòng)期間可能出現(xiàn)的安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置措施和責(zé)任分工。（四）現(xiàn)場(chǎng)安全管理1.在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)安排足夠的安全保衛(wèi)人員，加強(qiáng)巡邏和監(jiān)控，維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序，防止發(fā)生擁擠、踩踏等事故。2.確?；顒?dòng)場(chǎng)所的疏散通道暢通無(wú)阻，設(shè)置明顯的疏散指示標(biāo)志和應(yīng)急照明設(shè)備。3.加強(qiáng)對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的食品衛(wèi)生管理，嚴(yán)格審查餐飲服務(wù)單位的資質(zhì)，監(jiān)督食品加工制作過(guò)程，確保食品安全。（五）應(yīng)急處置1.制定完善的應(yīng)急處置預(yù)案，明確各類(lèi)突發(fā)事件的應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施和責(zé)任分工。2.成立應(yīng)急救援隊(duì)伍，配備必要的應(yīng)急救援設(shè)備和物資，如滅火器、急救箱、擔(dān)架等。3.在活動(dòng)期間，保持應(yīng)急通訊暢通，及時(shí)收集和傳遞安全信息。一旦發(fā)生突發(fā)事件，能夠迅速啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，并及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。五、校友返?；顒?dòng)的財(cái)務(wù)管理（一）預(yù)算編制1.校友返?；顒?dòng)發(fā)起部門(mén)或單位應(yīng)根據(jù)活動(dòng)策劃方案，編制詳細(xì)的活動(dòng)預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括活動(dòng)場(chǎng)地租賃、宣傳費(fèi)用、資料印刷、禮品購(gòu)置、餐飲住宿、交通費(fèi)用、設(shè)備租賃、工作人員酬金等各項(xiàng)費(fèi)用。2.預(yù)算編制應(yīng)遵循合理、節(jié)約的原則，充分考慮活動(dòng)的實(shí)際需求和學(xué)校的財(cái)務(wù)狀況，確保預(yù)算的準(zhǔn)確性和可行性。（二）預(yù)算審批1.活動(dòng)預(yù)算編制完成后，提交學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)學(xué)校財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對(duì)預(yù)算的合理性、合規(guī)性進(jìn)行審查，并提出審核意見(jiàn)。2.經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)的預(yù)算，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)活動(dòng)的重要性、必要性及預(yù)算情況，做出審批決定。（三）經(jīng)費(fèi)使用1.校友返?；顒?dòng)經(jīng)費(fèi)應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行，專(zhuān)款專(zhuān)用，不得擅自擴(kuò)大開(kāi)支范圍或提高開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)。2.經(jīng)費(fèi)使用應(yīng)遵循財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度，憑合法有效的票據(jù)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。報(bào)銷(xiāo)票據(jù)應(yīng)注明用途、金額、日期等信息，并由經(jīng)手人、證明人、審批人簽字后方可報(bào)銷(xiāo)。3.活動(dòng)結(jié)束后，由活動(dòng)發(fā)起部門(mén)或單位負(fù)責(zé)整理經(jīng)費(fèi)收支情況，編制經(jīng)費(fèi)決算報(bào)告，報(bào)學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)審核備案。（四）財(cái)務(wù)監(jiān)督1.學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)校友返校活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)經(jīng)費(fèi)支出進(jìn)行審查，確保經(jīng)費(fèi)使用合規(guī)、合理。2.學(xué)校審計(jì)部門(mén)可根據(jù)需要對(duì)校友返?；顒?dòng)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、校友返?；顒?dòng)的宣傳工作（一）宣傳目標(biāo)通過(guò)多種渠道和形式，廣泛宣傳校友返校活動(dòng)，提高活動(dòng)的知曉度和參與度，展示學(xué)校的發(fā)展成就和校友風(fēng)采，增強(qiáng)校友對(duì)母校的認(rèn)同感和歸屬感。（二）宣傳內(nèi)容1.活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容及參與方式等基本信息。2.學(xué)校的發(fā)展歷程、辦學(xué)成就、師資力量、學(xué)科建設(shè)等方面的情況。3.優(yōu)秀校友的先進(jìn)事跡和成功經(jīng)驗(yàn)。4.活動(dòng)期間的精彩瞬間和感人故事。（三）宣傳渠道1.學(xué)校官網(wǎng)：在學(xué)校官網(wǎng)首頁(yè)設(shè)置校友返?；顒?dòng)專(zhuān)題頁(yè)面，發(fā)布活動(dòng)通知、新聞報(bào)道、校友風(fēng)采展示等內(nèi)容，并通過(guò)學(xué)校官網(wǎng)的微信公眾號(hào)、微博等新媒體平臺(tái)進(jìn)行推送。2.校友網(wǎng)站：在校友網(wǎng)站開(kāi)設(shè)校友返?；顒?dòng)專(zhuān)欄，及時(shí)更新活動(dòng)信息，方便校友查詢(xún)和了解。3.微信公眾號(hào)：利用學(xué)校微信公眾號(hào)定期發(fā)布校友返校活動(dòng)相關(guān)文章、圖片、視頻等內(nèi)容，吸引校友關(guān)注，并通過(guò)微信朋友圈分享擴(kuò)大活動(dòng)影響力。4.校友群：通過(guò)各年級(jí)、班級(jí)、校友分會(huì)等校友群發(fā)布活動(dòng)通知和信息，鼓勵(lì)校友積極參與活動(dòng)，并組織校友在群內(nèi)交流互動(dòng)。5.短信平臺(tái)：向校友發(fā)送手機(jī)短信，告知校友返?；顒?dòng)相關(guān)信息，提醒校友按時(shí)參加活動(dòng)。6.媒體合作：與校外媒體建立合作關(guān)系，邀請(qǐng)媒體記者對(duì)校友返?；顒?dòng)進(jìn)行報(bào)道，擴(kuò)大活動(dòng)的社會(huì)影響力。（四）宣傳實(shí)施1.宣傳工作由學(xué)校宣傳部門(mén)和校友工作部門(mén)共同負(fù)責(zé)組織實(shí)施。宣傳部門(mén)負(fù)責(zé)制定宣傳方案，協(xié)調(diào)媒體資源，進(jìn)行新聞報(bào)道的策劃和撰寫(xiě)；校友工作部門(mén)負(fù)責(zé)提供校友信息和活動(dòng)素材，協(xié)助宣傳部門(mén)開(kāi)展宣傳工作。2.在活動(dòng)籌備階段，提前啟動(dòng)宣傳工作，按照宣傳方案有計(jì)劃地發(fā)布活動(dòng)信息，營(yíng)造良好的宣傳氛圍。3.活動(dòng)期間，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)宣傳報(bào)道工作，及時(shí)收集活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的照片、視頻、文字資料等素材，撰寫(xiě)新聞稿件，通過(guò)各種宣傳渠道進(jìn)行發(fā)布，實(shí)時(shí)報(bào)道活動(dòng)進(jìn)展情況和精彩瞬間。4.活動(dòng)結(jié)束后，對(duì)活動(dòng)宣傳工作進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，分析宣傳效果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的校友返?；顒?dòng)宣傳工作提供參考。七、校友返?；顒?dòng)的檔案管理（一）檔案收集1.校友返?；顒?dòng)期間，各相關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)及時(shí)收集活動(dòng)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料、照片、視頻等檔案材料，并進(jìn)行整理分類(lèi)。2.檔案材料應(yīng)包括活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)通知、校友報(bào)到登記表、活動(dòng)日程安排、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片和視頻、校友發(fā)言材料、新聞報(bào)道稿件、經(jīng)費(fèi)收支憑證等。（二）檔案整理1.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行整理，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作，確保檔案材料的完整性和規(guī)范性。2.檔案分類(lèi)可根據(jù)活動(dòng)階段、內(nèi)容、載體等因素進(jìn)行，如分為活動(dòng)籌備檔案、活動(dòng)實(shí)施檔案、活動(dòng)總結(jié)檔案等。每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如活動(dòng)實(shí)施檔案可分為校友接待檔案、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)檔案、安全管理檔案、宣傳報(bào)道檔案等。3.檔案編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編目應(yīng)包括檔案的題名、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，編制檔案目錄。（三）檔案保管1.將整理好的校友返校活動(dòng)檔案移交學(xué)校檔案館或校友工作部門(mén)指定的檔案保管機(jī)構(gòu)進(jìn)行保管。檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)具備良好的保管條件，確保檔案的安全和完整。2.按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)校友返?；顒?dòng)檔案進(jìn)行分類(lèi)保管。檔案保管期限一般分為永久、長(zhǎng)期和短期，根據(jù)檔案的重要性和價(jià)值確定保管期限。3.建立檔案保管制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)電子檔案應(yīng)做好備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案利用1.建立校友返校活動(dòng)檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和審批權(quán)限。檔案利用應(yīng)遵循保密原則，確保