強化物資管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司物資管理，規(guī)范物資采購、驗收、存儲、使用、盤點等環(huán)節(jié)的操作流程，提高物資使用效率，降低物資損耗和成本，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有物資的管理，包括但不限于原材料、輔助材料、設(shè)備備件、辦公用品、勞保用品等。（三）基本原則1.合法性原則：物資管理活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保物資采購、使用等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.效益性原則：以提高物資使用效益為核心，優(yōu)化物資配置，降低物資消耗，實現(xiàn)公司經(jīng)濟效益最大化。3.計劃性原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃，合理安排物資采購、儲備和使用，避免物資積壓或短缺。4.歸口管理原則：明確各部門在物資管理中的職責(zé)，實行歸口管理，確保物資管理工作的統(tǒng)一協(xié)調(diào)和高效運作。二、物資采購管理（一）采購計劃1.各部門應(yīng)根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、月度生產(chǎn)任務(wù)和庫存情況，于每月[具體日期]前編制次月物資采購計劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報物資管理部門。2.物資管理部門匯總各部門采購計劃，結(jié)合庫存狀況進行綜合平衡，編制公司月度物資采購總計劃，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對于臨時性、緊急性物資采購需求，由需求部門填寫《緊急物資采購申請表》，說明采購原因、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報物資管理部門，物資管理部門審核后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施采購。（二）采購方式1.招標(biāo)采購：對于金額較大、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、市場競爭充分的物資采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。物資管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司招標(biāo)管理規(guī)定，制定招標(biāo)方案，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。2.詢價采購：對于金額較小、技術(shù)規(guī)格簡單、市場貨源充足的物資采購項目，可采用詢價采購方式。物資管理部門向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，比較各供應(yīng)商報價、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商簽訂采購合同。3.單一來源采購：符合下列情形之一的物資采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式的，物資管理部門應(yīng)填寫《單一來源采購申請表》，說明采購理由、供應(yīng)商名稱等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施采購。（三）采購合同1.物資采購應(yīng)簽訂書面合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.物資管理部門負(fù)責(zé)合同的起草、審核和簽訂工作。合同簽訂前，應(yīng)提交公司法務(wù)部門進行合法性審查，確保合同符合法律法規(guī)要求。3.合同簽訂后，物資管理部門應(yīng)及時將合同副本分送財務(wù)部門、需求部門等相關(guān)部門，以便跟蹤合同執(zhí)行情況和辦理付款手續(xù)。（四）采購驗收1.物資到貨前，物資管理部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量檢驗部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨時，物資管理部門、需求部門和質(zhì)量檢驗部門應(yīng)共同對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等進行驗收。驗收合格后，填寫《物資驗收單》，由驗收人員簽字確認(rèn)。3.對于驗收不合格的物資，物資管理部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨、換貨等手續(xù)。如因驗收把關(guān)不嚴(yán)導(dǎo)致不合格物資入庫，給公司造成損失的，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。三、物資存儲管理（一）倉庫規(guī)劃1.公司應(yīng)根據(jù)物資類別、特性、用量等因素，合理規(guī)劃倉庫布局，設(shè)置原材料庫、備件庫、辦公用品庫、勞保用品庫等不同功能的倉庫區(qū)域。2.倉庫內(nèi)應(yīng)劃分存儲區(qū)、待驗區(qū)、不合格品區(qū)等，確保物資分類存放，便于管理和盤點。3.倉庫應(yīng)配備必要的倉儲設(shè)備，如貨架、貨柜、托盤、叉車、搬運車等，提高物資存儲和搬運效率。（二）物資入庫1.物資到貨后，倉庫管理人員應(yīng)依據(jù)《物資驗收單》對物資進行核對，確認(rèn)無誤后辦理入庫手續(xù)，填寫《物資入庫單》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫日期等信息。2.物資入庫時，應(yīng)按照物資類別、規(guī)格型號、批次等進行分類存放，并在物資上或貨位上標(biāo)明物資名稱、規(guī)格型號、批次等標(biāo)識，便于查找和管理。3.對于易燃易爆、有毒有害等危險物資，應(yīng)設(shè)置專門的危險物資倉庫進行存儲，并嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定進行管理。（三）物資存儲1.倉庫管理人員應(yīng)定期對物資進行巡查，檢查物資的存儲狀況，如發(fā)現(xiàn)物資有損壞、變質(zhì)、過期等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。2.倉庫應(yīng)保持通風(fēng)良好、干燥整潔，溫度、濕度應(yīng)符合物資存儲要求。對于易受潮、易生銹的物資，應(yīng)采取防潮、防銹措施。3.物資存儲應(yīng)遵循先進先出的原則，避免物資積壓過期。對于有保質(zhì)期要求的物資，應(yīng)建立保質(zhì)期臺賬，定期進行盤點，確保在保質(zhì)期內(nèi)使用。（四）物資出庫1.物資出庫時，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的《物資領(lǐng)用申請表》辦理出庫手續(xù)，填寫《物資出庫單》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期等信息。2.物資出庫時，應(yīng)按照物資類別、規(guī)格型號、批次等進行發(fā)放，確保發(fā)放的物資與領(lǐng)用申請一致。3.對于貴重物資、危險物資等特殊物資的出庫，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可發(fā)放。四、物資使用管理（一）使用計劃1.各部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，合理制定物資使用計劃，明確物資使用數(shù)量、時間等要求，避免浪費。2.物資使用計劃應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報物資管理部門備案，物資管理部門根據(jù)庫存情況進行平衡和調(diào)配。（二）使用審批1.物資領(lǐng)用應(yīng)填寫《物資領(lǐng)用申請表》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報物資管理部門。2.對于貴重物資、大批量物資的領(lǐng)用，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.物資管理部門根據(jù)審批后的《物資領(lǐng)用申請表》辦理物資出庫手續(xù)，發(fā)放物資。（三）使用監(jiān)督1.各部門應(yīng)加強對物資使用情況的監(jiān)督檢查，確保物資按照規(guī)定用途使用，避免挪作他用。2.物資管理部門應(yīng)定期對各部門物資使用情況進行統(tǒng)計分析，對于物資消耗異常的部門，應(yīng)及時進行調(diào)查和分析，查找原因并采取措施加以解決。五、物資盤點管理（一）盤點計劃1.公司應(yīng)定期組織物資盤點，確保物資賬實相符。盤點分為定期盤點和不定期盤點。2.定期盤點每年至少進行一次，一般安排在年末進行。不定期盤點根據(jù)實際需要適時組織。3.物資管理部門應(yīng)在盤點前制定詳細(xì)的盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等事項，并提前通知各部門做好準(zhǔn)備工作。（二）盤點實施1.盤點人員應(yīng)按照盤點計劃對物資進行逐一清點，如實記錄物資的實際數(shù)量、規(guī)格型號、存放位置等信息。2.盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫《物資盤點差異表》，注明差異物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、差異原因等。3.對于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進行處理。盤盈物資應(yīng)及時入賬，盤虧物資應(yīng)查明原因，屬于責(zé)任人原因造成的，應(yīng)追究責(zé)任人的責(zé)任；屬于正常損耗的，應(yīng)按照規(guī)定進行核銷。（三）盤點報告1.盤點結(jié)束后，物資管理部門應(yīng)根據(jù)盤點結(jié)果編制《物資盤點報告》，報告內(nèi)容包括盤點基本情況、盤點結(jié)果、賬實差異分析、處理建議等。2.《物資盤點報告》經(jīng)物資管理部門負(fù)責(zé)人審核后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司應(yīng)根據(jù)盤點報告中提出的問題和建議，及時采取措施加以改進，完善物資管理工作。六、物資報廢管理（一）報廢申請1.物資因損壞、變質(zhì)、過期等原因無法繼續(xù)使用的，使用部門應(yīng)填寫《物資報廢申請表》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、購置日期、報廢原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報物資管理部門。2.物資管理部門收到報廢申請后，應(yīng)組織相關(guān)人員對報廢物資進行鑒定，確認(rèn)是否符合報廢條件。（二）報廢審批1.對于符合報廢條件的物資，物資管理部門應(yīng)填寫《物資報廢審批表》，連同《物資報廢申請表》一并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對于價值較大的物資報廢，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會研究決定。（三）報廢處理1.經(jīng)批準(zhǔn)報廢的物資，物資管理部門應(yīng)及時組織清理和處置。報廢物資的處置方式包括變賣、捐贈、報廢銷毀等。2.對于有回收價值的報廢物資，應(yīng)通過招標(biāo)、拍賣等方式進行變賣，變賣收入應(yīng)及時上繳公司財務(wù)部門。3.對于無回收價值的報廢物資，應(yīng)按照環(huán)保要求進行報廢銷毀處理，確保不對環(huán)境造成污染。七、物資信息化管理（一）物資管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立完善的物資管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)物資采購、驗收、存儲、使用、盤點、報廢等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備物資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、采購管理、庫存管理、使用管理、報表統(tǒng)計等功能模塊，滿足公司物資管理工作的需要。3.物資管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)物資管理信息系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.物資管理部門應(yīng)及時將物資采購合同、入庫單、出庫單、盤點報告等相關(guān)數(shù)據(jù)錄入物資管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際業(yè)務(wù)一致。2.各部門應(yīng)配合物資管理部門做好物資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護工作，如物資名稱、規(guī)格型號、供應(yīng)商信息等發(fā)生變化時，應(yīng)及時通知物資管理部門進行更新。（三）信息查詢與分析1.公司各部門可通過物資管理信息系統(tǒng)查詢物資采購、庫存、使用等情況，為工作決策提供依據(jù)。2.物資管理部門應(yīng)定期對物資管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類物資報表，如采購報表、庫存報表、消耗報表等，及時掌握物資動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對物資管理工作進行審計監(jiān)督，檢查物資采購、存儲、使用、盤點、報廢等環(huán)節(jié)的操作流程是否合規(guī)，物資管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否真實準(zhǔn)確。2.物資管理部門應(yīng)加強對各部門物資管理工作的日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）考核