林場檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強林場檔案管理，有效保護和利用檔案資源，提高林場管理水平和工作效率，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合林場實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于林場各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。林場檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.真實可靠原則。檔案內(nèi)容必須真實反映林場各項工作的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案。3.方便利用原則。建立健全檔案管理制度和服務(wù)機制，便于檔案的查閱、借閱和利用。4.安全保密原則。加強檔案安全保護措施，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室綜合檔案室是林場檔案管理的職能部門，負責(zé)林場檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定林場檔案管理規(guī)章制度并組織實施。2.負責(zé)接收、征集林場各部門及所屬單位形成的各類檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂等工作。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，按規(guī)定程序進行銷毀。5.開展檔案統(tǒng)計工作，及時準確地反映檔案的收進、移出、保管、利用等情況。6.積極開發(fā)檔案信息資源，為林場各項工作提供檔案信息服務(wù)，編制檔案檢索工具和參考資料。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高林場職工的檔案意識。（二）各部門及所屬單位檔案管理人員各部門及所屬單位應(yīng)指定專人負責(zé)本部門的檔案管理工作，其職責(zé)包括：1.負責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，定期移交綜合檔案室。2.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的整理、編目、鑒定等工作。3.按照規(guī)定的范圍和程序，為本部門及其他部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)。4.負責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.林場在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，包括但不限于以下幾類：行政管理類：林場的工作計劃、總結(jié)、報告、規(guī)章制度、會議記錄、人事檔案等。林業(yè)生產(chǎn)類：造林規(guī)劃、作業(yè)設(shè)計、森林資源調(diào)查、病蟲害防治、采伐作業(yè)等相關(guān)文件材料?？蒲许椖款悾嚎蒲姓n題立項報告、研究方案、實驗記錄、研究成果等?；窘ㄔO(shè)類：林場基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目的可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收報告等。財務(wù)審計類：財務(wù)預(yù)算、決算報表、會計憑證、審計報告等。聲像檔案類：林場重大活動、會議、林業(yè)生產(chǎn)現(xiàn)場等拍攝的照片、錄像、錄音等。2.上級主管部門下發(fā)的與林場工作相關(guān)的文件、資料。3.林場與外單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，紙張質(zhì)量符合檔案保存要求。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)軟件，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為行政管理、林業(yè)生產(chǎn)、科研項目、基本建設(shè)、財務(wù)審計、聲像檔案等類別，再根據(jù)實際情況進一步細分二級、三級類目。2.編號：對每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目，目錄應(yīng)清晰準確，便于檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，拆除金屬物，確保檔案整齊牢固。四、檔案的保管（一）保管場所綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.檔案架：應(yīng)選用堅固耐用、防火防潮的檔案架，檔案架排列應(yīng)整齊有序，便于檔案的存放和查找。2.溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備：安裝空調(diào)、除濕機等設(shè)備，確保檔案庫房溫濕度符合要求。3.防火防盜設(shè)備：配備滅火器、消防栓、煙霧報警器等消防設(shè)備，安裝防盜門窗、監(jiān)控攝像頭等防盜設(shè)施。4.防蟲防鼠設(shè)備：放置防蟲藥、滅鼠器械等，防止檔案遭受蟲害和鼠害。5.檔案裝具：使用符合標準的檔案盒、檔案袋等裝具，對檔案進行分類存放。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映林場主要職能活動和歷史面貌，對林場工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對林場工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對林場工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年至15年。檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定和林場實際情況確定。（四）檔案的存放與排列檔案應(yīng)按照分類方案進行存放，同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度排列。檔案架應(yīng)標注類別、年度等標識，便于查找。（五）檔案的清點與核對定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量準確、存放有序。發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)措施進行處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負責(zé)對檔案進行鑒定。（二）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、準確判定價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判定其價值。2.分析比較法：將待鑒定的檔案與同類型、同內(nèi)容的檔案進行比較，分析其在反映林場工作、歷史研究等方面的作用，確定其價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案題名、檔號、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)檔案鑒定工作小組負責(zé)人審核簽字。3.將檔案銷毀清冊報林場主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后，由綜合檔案室負責(zé)組織實施銷毀。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。5.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存。六、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容檔案統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況，具體統(tǒng)計指標如下：1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：統(tǒng)計各類檔案的數(shù)量、卷數(shù)、件數(shù)等。2.檔案整理情況統(tǒng)計：統(tǒng)計已整理檔案的數(shù)量、整理時間、整理人員等。3.檔案保管情況統(tǒng)計：統(tǒng)計檔案庫房面積、檔案架數(shù)量、檔案裝具數(shù)量等。4.檔案利用情況統(tǒng)計：統(tǒng)計檔案查閱、借閱的人次、卷次、件次等。（二）統(tǒng)計方法綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的各項數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，并填寫檔案統(tǒng)計報表。統(tǒng)計報表應(yīng)真實、準確、及時，報送林場主管領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門。（三）統(tǒng)計分析定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為制定檔案管理政策、改進檔案管理工作提供依據(jù)。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、確保安全的原則，在維護檔案完整與安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用。（二）利用范圍1.林場內(nèi)部各部門及所屬單位因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、有關(guān)單位因工作需要查閱林場檔案。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱林場檔案。4.其他符合法律法規(guī)規(guī)定的利用需求。（三）利用手續(xù)1.林場內(nèi)部各部門及所屬單位查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.上級主管部門、有關(guān)單位查閱林場檔案，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)林場主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門等查閱林場檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或工作證明，經(jīng)林場主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。4.查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印、拍照檔案，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用服務(wù)1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)立檔案查閱窗口，為利用者提供熱情、周到的服務(wù)。查閱檔案時，應(yīng)及時準確地提供