月結(jié)機(jī)票管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司月結(jié)機(jī)票的管理，確保機(jī)票預(yù)訂、使用及結(jié)算等流程的順暢、高效、合規(guī)，保障公司及員工的權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及月結(jié)機(jī)票業(yè)務(wù)的部門及員工。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及民航行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保月結(jié)機(jī)票業(yè)務(wù)合法合規(guī)開展。2.準(zhǔn)確性原則：機(jī)票預(yù)訂信息、費(fèi)用結(jié)算等數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)差錯(cuò)導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和管理混亂。3.效率性原則：優(yōu)化月結(jié)機(jī)票業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，滿足公司業(yè)務(wù)出行需求，同時(shí)避免因流程繁瑣影響員工正常工作安排。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及崗位在月結(jié)機(jī)票管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，便于追溯和管理。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)統(tǒng)一規(guī)劃和協(xié)調(diào)公司月結(jié)機(jī)票業(yè)務(wù)，制定年度月結(jié)機(jī)票預(yù)算，并監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行情況。2.與各航空公司及機(jī)票代理機(jī)構(gòu)建立合作關(guān)系，篩選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，簽訂月結(jié)協(xié)議。3.審核員工提交的機(jī)票預(yù)訂申請(qǐng)，確保申請(qǐng)符合公司出差政策及相關(guān)規(guī)定，對(duì)不合理的申請(qǐng)予以退回并說明原因。4.定期收集、整理和分析月結(jié)機(jī)票數(shù)據(jù)，為公司決策提供參考依據(jù)。5.協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行機(jī)票費(fèi)用的核對(duì)與結(jié)算工作。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核月結(jié)機(jī)票費(fèi)用的報(bào)銷憑證，確保費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.根據(jù)行政部門提供的月結(jié)機(jī)票數(shù)據(jù)，與供應(yīng)商進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，并及時(shí)記錄相關(guān)財(cái)務(wù)賬目。3.對(duì)月結(jié)機(jī)票費(fèi)用進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，監(jiān)控費(fèi)用支出情況，提出成本控制建議。4.配合行政部門處理機(jī)票費(fèi)用結(jié)算過程中的異常問題，如發(fā)票不符、費(fèi)用爭議等。（三）員工1.按照公司出差審批流程，提前提交機(jī)票預(yù)訂申請(qǐng)，詳細(xì)填寫出差行程、出行時(shí)間、艙位等級(jí)等信息。2.嚴(yán)格按照預(yù)訂的機(jī)票信息出行，不得擅自變更行程或退票。如因特殊原因需要變更或退票，應(yīng)提前按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并承擔(dān)由此產(chǎn)生的費(fèi)用。3.妥善保管機(jī)票報(bào)銷憑證，及時(shí)提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。三、機(jī)票預(yù)訂（一）預(yù)訂流程1.員工登錄公司指定的機(jī)票預(yù)訂系統(tǒng)，填寫出差申請(qǐng)單號(hào)、出行日期、出發(fā)地、目的地、艙位等級(jí)等信息，提交機(jī)票預(yù)訂申請(qǐng)。2.系統(tǒng)自動(dòng)將申請(qǐng)信息發(fā)送至行政部門進(jìn)行審核。行政部門根據(jù)公司出差政策、預(yù)算情況以及航班資源等因素進(jìn)行審核。審核通過后，系統(tǒng)將預(yù)訂權(quán)限開放給員工。3.員工根據(jù)系統(tǒng)提示選擇合適的航班和座位，完成機(jī)票預(yù)訂操作。預(yù)訂成功后，系統(tǒng)生成電子機(jī)票行程單，并發(fā)送至員工預(yù)留的電子郵箱。（二）預(yù)訂要求1.員工應(yīng)提前規(guī)劃出差行程，盡量提前預(yù)訂機(jī)票，以獲取更優(yōu)惠的票價(jià)和更好的航班選擇。2.預(yù)訂機(jī)票時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇直飛航班，避免不必要的中轉(zhuǎn)，以提高出行效率。3.嚴(yán)格按照公司規(guī)定的艙位等級(jí)進(jìn)行預(yù)訂，特殊情況需要升級(jí)艙位的，應(yīng)提前獲得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司相關(guān)規(guī)定承擔(dān)差價(jià)。4.不得預(yù)訂明顯高于市場價(jià)格的機(jī)票，如有發(fā)現(xiàn)，行政部門有權(quán)拒絕審核通過，并追究相關(guān)人員責(zé)任。（三）信息變更1.員工如需變更機(jī)票預(yù)訂信息，如出行日期、航班、座位等，應(yīng)在航班起飛前規(guī)定時(shí)間內(nèi)（如[X]小時(shí)）提交變更申請(qǐng)。2.變更申請(qǐng)需經(jīng)行政部門審核通過后方可進(jìn)行操作。因變更產(chǎn)生的費(fèi)用，按照航空公司規(guī)定及公司相關(guān)政策執(zhí)行。3.如因不可抗力因素導(dǎo)致航班取消或延誤，員工應(yīng)及時(shí)關(guān)注航空公司通知，并按照航空公司的指引辦理相關(guān)手續(xù)。行政部門應(yīng)協(xié)助員工妥善處理此類情況。四、機(jī)票結(jié)算（一）結(jié)算周期月結(jié)機(jī)票的結(jié)算周期為每月[X]日至次月[X]日。行政部門應(yīng)在結(jié)算周期結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，完成機(jī)票預(yù)訂數(shù)據(jù)的整理和核對(duì)工作，并提交給財(cái)務(wù)部門。（二）結(jié)算流程1.行政部門將整理好的月結(jié)機(jī)票預(yù)訂數(shù)據(jù)與航空公司或機(jī)票代理機(jī)構(gòu)提供的對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)，確保數(shù)據(jù)一致。2.核對(duì)無誤后，行政部門填寫月結(jié)機(jī)票費(fèi)用結(jié)算清單，詳細(xì)列出每張機(jī)票的預(yù)訂信息、費(fèi)用明細(xì)等，并簽字蓋章確認(rèn)。3.將結(jié)算清單及相關(guān)報(bào)銷憑證一并提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)結(jié)算清單和報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核通過后按照約定的結(jié)算方式與供應(yīng)商進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。（三）費(fèi)用支付1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的月結(jié)協(xié)議，按時(shí)足額支付機(jī)票費(fèi)用。如因特殊原因需要延遲支付，應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通并取得對(duì)方同意。2.支付機(jī)票費(fèi)用時(shí)，應(yīng)確保支付信息準(zhǔn)確無誤，避免因支付錯(cuò)誤導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和不必要的糾紛。3.財(cái)務(wù)部門在完成費(fèi)用支付后，應(yīng)及時(shí)記錄相關(guān)財(cái)務(wù)賬目，并將支付憑證妥善保存。五、報(bào)銷管理（一）報(bào)銷憑證1.員工報(bào)銷月結(jié)機(jī)票費(fèi)用時(shí)，應(yīng)提供有效的電子或紙質(zhì)機(jī)票行程單、登機(jī)牌以及其他相關(guān)證明材料（如出差審批單等）。2.機(jī)票行程單應(yīng)清晰顯示航班信息、票價(jià)、稅費(fèi)等明細(xì)，且與預(yù)訂系統(tǒng)中的信息一致。登機(jī)牌應(yīng)加蓋航空公司印章，證明員工實(shí)際乘坐了該航班。3.報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，不得偽造、篡改或重復(fù)報(bào)銷。（二）報(bào)銷流程1.員工按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度，填寫月結(jié)機(jī)票費(fèi)用報(bào)銷單，并將報(bào)銷憑證粘貼在報(bào)銷單后。2.將報(bào)銷單提交給所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核出差的必要性、行程安排的合理性以及費(fèi)用支出的合規(guī)性，簽字確認(rèn)后提交給財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷單及報(bào)銷憑證進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括報(bào)銷憑證的真實(shí)性、完整性、合規(guī)性，費(fèi)用是否符合公司出差政策及預(yù)算要求等。審核通過后，予以報(bào)銷。（三）報(bào)銷限制1.員工應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)（如出差結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)）提交月結(jié)機(jī)票費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)，逾期未提交的，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕受理。2.對(duì)于不符合公司出差政策或超出預(yù)算的機(jī)票費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門不予報(bào)銷，相關(guān)費(fèi)用由員工自行承擔(dān)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)月結(jié)機(jī)票業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查機(jī)票預(yù)訂、結(jié)算、報(bào)銷等流程是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求，費(fèi)用支出是否合理、合規(guī)。（二）數(shù)據(jù)分析與監(jiān)控行政部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)月結(jié)機(jī)票數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，監(jiān)控機(jī)票費(fèi)用支出情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常數(shù)據(jù)和潛在風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本管理辦法的行為，如擅自變更行程、虛報(bào)機(jī)票費(fèi)用、與供應(yīng)商勾結(jié)謀取私利等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。七、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.行政部門應(yīng)通過市場調(diào)研、招標(biāo)、詢價(jià)等方式，選擇具有良好信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量高、價(jià)格合理的航空公司及機(jī)票代理機(jī)構(gòu)作為月結(jié)機(jī)票供應(yīng)商。2.在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)充分考慮其資質(zhì)、經(jīng)營狀況、口碑等因素，并與其簽訂詳細(xì)的月結(jié)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.定期對(duì)月結(jié)機(jī)票供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格水平、結(jié)算準(zhǔn)確性等進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估方式包括數(shù)據(jù)分析、員工反饋、客戶投訴處理情況等。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)或增加合作機(jī)會(huì)；對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行溝通整改，如整改后仍不符合要求，可考慮終止合作。（三）合作溝通1.與月結(jié)機(jī)票供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解其政策變化、航班動(dòng)態(tài)等信息，并將相關(guān)信息傳達(dá)給公司員工。2.對(duì)于