旅游檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司旅游檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案，提高旅游業(yè)務(wù)管理水平，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及旅游業(yè)務(wù)的各類(lèi)檔案管理，包括但不限于旅游行程安排、客戶(hù)信息、供應(yīng)商資料、旅游資源信息、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)憑證等與旅游業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料和記錄。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)旅游檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)可靠原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映旅游業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.分類(lèi)科學(xué)原則按照旅游業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和檔案的形成規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于查找、利用和管理。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對(duì)涉及商業(yè)秘密和客戶(hù)隱私的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司旅游檔案管理辦法，并組織實(shí)施。2.集中管理公司旅游檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用各類(lèi)旅游檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門(mén)的旅游檔案收集、整理和歸檔工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配置、維護(hù)和管理，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)旅游業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。3.在開(kāi)展旅游業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件資料的形成和積累，配合檔案管理部門(mén)做好檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.旅游行程規(guī)劃相關(guān)資料，包括目的地考察報(bào)告、行程安排初稿、調(diào)整記錄等。2.客戶(hù)信息，如客戶(hù)基本資料、旅游需求、預(yù)訂記錄、反饋意見(jiàn)等。3.供應(yīng)商資料，涵蓋供應(yīng)商資質(zhì)證明、合作協(xié)議、報(bào)價(jià)單、服務(wù)記錄等。4.旅游資源信息，如景區(qū)景點(diǎn)介紹、酒店信息、交通票務(wù)信息等。5.旅游合同協(xié)議，包括與客戶(hù)簽訂的旅游合同、與供應(yīng)商簽訂的合作協(xié)議等。6.財(cái)務(wù)憑證，如旅游費(fèi)用收支明細(xì)、發(fā)票、報(bào)銷(xiāo)單據(jù)等。7.其他與旅游業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料和記錄，如活動(dòng)照片、視頻、宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理要求。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件丟失或損壞。（三）整理方法1.分類(lèi)按照旅游業(yè)務(wù)的不同類(lèi)別，將檔案分為行程管理類(lèi)、客戶(hù)管理類(lèi)、供應(yīng)商管理類(lèi)、資源管理類(lèi)、合同管理類(lèi)、財(cái)務(wù)管理類(lèi)等類(lèi)別。每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類(lèi)別、年份和順序號(hào)等信息，便于查詢(xún)和管理。3.編目對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便快速查找和了解檔案的基本情況。4.裝訂對(duì)紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管期限1.旅游行程規(guī)劃相關(guān)資料、客戶(hù)信息、供應(yīng)商資料等檔案，保管期限為[X]年。2.旅游合同協(xié)議、財(cái)務(wù)憑證等重要檔案，保管期限為[X]年。3.其他與旅游業(yè)務(wù)相關(guān)的一般性文件、資料和記錄，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時(shí)，制定電子檔案的安全管理制度，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。（三）檔案保護(hù)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。2.對(duì)檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行，保障檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)，防止因人為因素導(dǎo)致檔案損壞或丟失。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用必須符合國(guó)家法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，不得損害國(guó)家利益、公司利益和他人合法權(quán)益。2.服務(wù)業(yè)務(wù)原則檔案利用應(yīng)緊密?chē)@公司旅游業(yè)務(wù)開(kāi)展，為業(yè)務(wù)決策、客戶(hù)服務(wù)、市場(chǎng)拓展等提供有力支持。3.嚴(yán)格審批原則對(duì)涉及重要檔案或敏感信息的利用，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，確保檔案利用的安全性和合理性。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、涂改、污損檔案。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.出具證明根據(jù)業(yè)務(wù)需要，檔案管理部門(mén)可依據(jù)檔案內(nèi)容為公司內(nèi)部或外部單位出具相關(guān)證明材料。出具證明應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保證明內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在部門(mén)、利用目的、查閱或借閱檔案名稱(chēng)和編號(hào)、歸還時(shí)間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面鑒定。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，予以銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清冊(cè)檔案管理部門(mén)對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.審批《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷(xiāo)毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)安排專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀記錄檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案銷(xiāo)毀情況進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷(xiāo)人等信息，將銷(xiāo)毀記錄與銷(xiāo)毀清冊(cè)一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的旅游檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能能夠方便快捷地錄入各類(lèi)旅游檔案信息，包括文件的掃描、數(shù)據(jù)的錄入等，確保檔案信息的準(zhǔn)確完整。2.檢索查詢(xún)功能提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，能夠快速準(zhǔn)確地查找到所需檔案信息。3.權(quán)限管理功能根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。4.統(tǒng)計(jì)分析功能能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類(lèi)報(bào)表，為公司旅游業(yè)務(wù)決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)功能定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）數(shù)據(jù)安全保障1.建立數(shù)據(jù)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等手段，保障系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全。3.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.對(duì)檔案信息化系統(tǒng)操作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)的旅游檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期組織專(zhuān)項(xiàng)檢查。公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。3.檔案信息化建設(shè)情況，包