歸檔文件管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織歸檔文件的管理，確保文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門在工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有保存價(jià)值的各種文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。（三）基本原則1.遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.維護(hù)文件的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，確保文件內(nèi)容與實(shí)際工作相符。3.實(shí)行集中統(tǒng)一管理，保證歸檔文件的齊全、完整，防止文件的散失。二、歸檔文件的范圍與質(zhì)量要求（一）歸檔文件范圍1.反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司/組織工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。2.本公司/組織在工作活動(dòng)中形成的各種文件、會(huì)議記錄、決議、決定、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、合同、協(xié)議、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、圖紙、聲像材料等。3.本公司/組織與上級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)單位、其他相關(guān)單位之間的往來文件、函件、報(bào)告、批復(fù)等。4.本公司/組織內(nèi)部各部門之間形成的工作聯(lián)系文件、通知、報(bào)告等。5.本公司/組織重要活動(dòng)、重大事件形成的文件材料，包括活動(dòng)方案、領(lǐng)導(dǎo)講話、照片、錄像、總結(jié)等。6.本公司/組織機(jī)構(gòu)變更、人員任免、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等文件材料。7.本公司/組織資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、科研成果、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的文件材料。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）質(zhì)量要求1.文件材料應(yīng)齊全完整，內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備。2.電子文件應(yīng)格式規(guī)范，元數(shù)據(jù)齊全，載體可靠，符合長(zhǎng)期保存要求。3.聲像材料應(yīng)圖像清晰，聲音清楚，內(nèi)容完整，載體標(biāo)注準(zhǔn)確。4.歸檔文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理、編目，確保整齊規(guī)范。三、歸檔文件的整理（一）分類1.根據(jù)文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，進(jìn)行分類。2.一般可分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品研發(fā)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等類別。3.各部門可根據(jù)實(shí)際情況，在上述分類基礎(chǔ)上，進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目。（二）裝訂1.歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。（三）編頁號(hào)1.歸檔文件應(yīng)在有文字的頁面正面的右上角、背面的左上角編頁號(hào)。2.頁號(hào)應(yīng)連續(xù)編寫，不得漏編、重編。（四）編目1.歸檔文件應(yīng)編制歸檔文件目錄。目錄應(yīng)包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。2.件號(hào)：填寫室編件號(hào)，應(yīng)按照分類方案和排列順序編寫，不得重號(hào)、漏號(hào)。3.責(zé)任者：填寫文件的形成單位或個(gè)人。4.文號(hào)：填寫文件的發(fā)文字號(hào)。5.題名：填寫文件的標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。6.日期：填寫文件的形成日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。7.頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù)。8.備注：填寫需要說明的事項(xiàng)。（五）裝盒1.歸檔文件應(yīng)按類別、年度、保管期限分別裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊項(xiàng)目。2.檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)目。3.檔案盒盒脊應(yīng)標(biāo)明全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)目。四、歸檔文件的保管（一）保管期限1.歸檔文件的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。2.確定保管期限的原則：反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司/組織工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料，列為永久保管。反映本公司/組織一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件材料，列為定期保管。其中，主要職能活動(dòng)中形成的重要文件材料，列為30年保管；一般性文件材料，列為10年保管。（二）保管條件1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜、防磁柜等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等安全防護(hù)措施，配備必要的消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（三）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行清點(diǎn)，確保文件數(shù)量準(zhǔn)確、完整。2.每年對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施解決。3.對(duì)破損、褪色的文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、歸檔文件的利用（一）借閱制度1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱歸檔文件的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換文件，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借他人。（二）查閱制度1.外單位人員查閱本公司/組織歸檔文件的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。3.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息。（三）利用效果反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)歸檔文件的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求和利用效果。2.對(duì)利用檔案取得顯著效益的部門或個(gè)人，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。3.根據(jù)利用效果反饋情況，及時(shí)調(diào)整檔案管理工作，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。六、歸檔文件的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對(duì)已到保管期限的歸檔文件進(jìn)行鑒定，確定是否仍有保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、利用價(jià)值等因素，綜合考慮是否繼續(xù)保存。（二）銷毀1.對(duì)確無保存價(jià)值的歸檔文件，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并實(shí)行監(jiān)銷制度。監(jiān)