拓片檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)拓片檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用拓片檔案資源，充分發(fā)揮拓片檔案在公司業(yè)務(wù)及文化傳承等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所擁有的各類拓片檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作。（三）定義本辦法所稱拓片檔案，是指通過拓印技術(shù)將金石器物、碑刻等上的文字、圖案等復(fù)制下來而形成的具有保存價值的資料，包括拓片原件、拓片制作過程中的相關(guān)記錄等。（四）管理原則拓片檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、科學(xué)規(guī)范、安全保密、有效利用的原則。確保拓片檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于查詢和使用。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善拓片檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃拓片檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等工作，確保拓片檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。3.對拓片檔案的利用進(jìn)行審核和監(jiān)督，保障拓片檔案的合理使用。4.定期對拓片檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。（二）拓片制作部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)拓片的制作工作，確保拓片制作過程符合相關(guān)技術(shù)規(guī)范和質(zhì)量要求。2.在拓片制作完成后，及時將拓片及相關(guān)制作記錄移交檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門做好拓片檔案的整理工作。3.配合檔案管理部門做好拓片檔案的鑒定、統(tǒng)計等工作，提供相關(guān)信息和資料。（三）利用部門職責(zé)1.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序申請利用拓片檔案，并填寫利用申請表。2.在利用拓片檔案過程中，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失拓片檔案。3.利用工作結(jié)束后，及時將拓片檔案歸還檔案管理部門，并反饋利用效果。三、拓片檔案的收集（一）收集范圍1.公司自行組織拓印的各類金石器物、碑刻等拓片。2.從外部征集、購買或交換獲得的拓片。3.與拓片相關(guān)的制作記錄、說明、鑒定報告等資料。（二）收集要求1.拓片應(yīng)保持完整、清晰，無破損、褪色、變形等情況。2.拓片制作記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，包括拓印對象、時間、地點、方法、參與人員等信息。3.對于征集、購買或交換獲得的拓片，應(yīng)同時收集相關(guān)的來源證明、交易合同等資料。（三）收集程序1.拓片制作部門在拓片制作完成后，應(yīng)于[X]個工作日內(nèi)將拓片及相關(guān)制作記錄整理好，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的拓片及資料進(jìn)行初步審核，對不符合收集要求的，退回拓片制作部門補(bǔ)充完善。3.對于從外部征集、購買或交換獲得的拓片，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理手續(xù)，并及時將拓片及相關(guān)資料移交檔案管理部門。四、拓片檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照拓印對象的類別進(jìn)行分類，如碑刻拓片、青銅器拓片、墓志拓片等。2.對于同一類別的拓片，可按照年代、地域等因素進(jìn)一步細(xì)分。（二）編號規(guī)則拓片檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。編號格式為：[檔案類別代碼][年代代碼][地域代碼][順序號]。其中，檔案類別代碼采用兩位大寫字母表示，如“BK”表示碑刻拓片；年代代碼采用四位數(shù)字表示，如“2023”表示2023年；地域代碼采用兩位大寫字母表示，如“BJ”表示北京地區(qū)；順序號采用四位數(shù)字表示，從0001開始依次編號。（三）整理步驟1.檔案管理部門接收拓片及相關(guān)資料后，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對每一份拓片進(jìn)行編號，并在拓片正面右上角或背面適當(dāng)位置標(biāo)注編號。3.填寫拓片檔案目錄，包括編號、拓印對象名稱、年代、地域、拓片尺寸、制作記錄、來源等信息。4.將拓片及目錄按照分類順序裝訂成冊，每冊厚度不宜過厚，以便于查閱和保管。五、拓片檔案的保管（一）保管場所拓片檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，應(yīng)選用符合檔案保管要求的材質(zhì)，確保拓片檔案的安全存放。2.安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備、防火設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運行。（三）保管要求1.拓片檔案應(yīng)按照編號順序排列存放，便于查找和管理。2.對于珍貴的拓片檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、密封保存等。3.定期對拓片檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)拓片有破損、褪色等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.建立拓片檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄拓片檔案的入庫、出庫、保管情況等信息。六、拓片檔案的鑒定（一）鑒定原則拓片檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，確保鑒定結(jié)果真實可靠。（二）鑒定內(nèi)容1.拓片的真實性和完整性，包括拓印對象的真實性、拓片內(nèi)容的完整性等。2.拓片的歷史價值、藝術(shù)價值和科學(xué)價值，評估其在相關(guān)領(lǐng)域的重要性。3.拓片的保存狀況，判斷其是否具有繼續(xù)保存的價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期組織拓片檔案鑒定工作，成立鑒定小組，成員包括檔案管理人員、拓片制作專家、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等。2.鑒定小組對拓片檔案進(jìn)行逐份審查，查閱相關(guān)資料，必要時可進(jìn)行實地考察或咨詢專家意見。3.鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，填寫拓片檔案鑒定意見書，明確拓片檔案的保存價值、保管期限等，并提出處理意見。4.檔案管理部門根據(jù)鑒定意見書，對拓片檔案進(jìn)行相應(yīng)的處理，如繼續(xù)保管、銷毀等。七、拓片檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.拓片檔案的數(shù)量、種類、年代、地域等基本情況。2.拓片檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作情況。3.拓片檔案的價值評估情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立拓片檔案統(tǒng)計臺賬，定期對拓片檔案的相關(guān)信息進(jìn)行記錄和更新。2.采用計算機(jī)管理系統(tǒng)對拓片檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，如實反映拓片檔案管理工作的實際情況。2.定期向上級主管部門報送拓片檔案統(tǒng)計報表，為公司決策提供依據(jù)。八、拓片檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)工作需要查閱拓片檔案。2.學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)、文化機(jī)構(gòu)等因研究、展覽等目的申請利用拓片檔案。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)的其他單位或個人因特殊原因申請利用拓片檔案。（二）利用程序1.利用部門或個人填寫拓片檔案利用申請表，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用時間等信息，并加蓋單位公章或個人簽名。2.申請表提交檔案管理部門審核，檔案管理部門根據(jù)利用申請的合理性和必要性進(jìn)行審批。3.經(jīng)審批同意后，利用部門或個人到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，填寫查閱登記表，并按照規(guī)定的時間和地點查閱拓片檔案。4.如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)事先向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的方式和要求進(jìn)行操作。5.利用工作結(jié)束后，利用部門或個人應(yīng)及時將拓片檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的拓片檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得對外提供利