廣告物資管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司廣告物資管理，規(guī)范廣告物資的采購(gòu)、使用、存儲(chǔ)、盤點(diǎn)及處置等流程，確保廣告物資的安全、完整，合理配置資源，提高物資使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及廣告物資管理的部門及項(xiàng)目，包括但不限于市場(chǎng)部、策劃部、設(shè)計(jì)部、制作部等。廣告物資是指用于公司廣告宣傳活動(dòng)的各類材料、設(shè)備、道具等，如紙張、油墨、噴繪布、展示架、燈具等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的廣告物資管理部門或崗位，對(duì)廣告物資進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、采購(gòu)、調(diào)配和監(jiān)督，確保物資管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.合理配置原則：根據(jù)公司廣告業(yè)務(wù)需求，結(jié)合庫(kù)存情況，合理安排物資采購(gòu)計(jì)劃，避免積壓和浪費(fèi)，提高物資使用效率。3.成本控制原則：在保證廣告物資質(zhì)量和使用效果的前提下，通過優(yōu)化采購(gòu)渠道、降低采購(gòu)成本、加強(qiáng)庫(kù)存管理等措施，控制廣告物資管理成本。4.責(zé)任追究原則：明確各部門及人員在廣告物資管理中的職責(zé)，對(duì)因管理不善、違規(guī)操作等造成物資損失或浪費(fèi)的，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。二、管理職責(zé)（一）廣告物資管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善廣告物資管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.匯總各部門廣告物資需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，編制年度、季度和月度廣告物資采購(gòu)計(jì)劃，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.負(fù)責(zé)廣告物資的采購(gòu)工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.建立廣告物資臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、庫(kù)存等信息，定期進(jìn)行盤點(diǎn)和對(duì)賬，保證賬物相符。5.負(fù)責(zé)廣告物資的存儲(chǔ)管理，合理安排存儲(chǔ)場(chǎng)地，確保物資安全、完好，做好防潮、防火、防盜等工作。6.監(jiān)督各部門廣告物資的使用情況，定期進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。7.負(fù)責(zé)廣告物資的報(bào)廢、處置等工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行審批和處理，確保資產(chǎn)的合理核銷。（二）使用部門職責(zé)1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前向廣告物資管理部門提交廣告物資需求計(jì)劃，明確物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、使用時(shí)間等要求。2.負(fù)責(zé)本部門廣告物資的領(lǐng)用、使用和保管工作，建立本部門物資使用臺(tái)賬，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，確保物資的安全和完整。3.按照規(guī)定的用途和方式使用廣告物資，不得擅自挪用、轉(zhuǎn)借或浪費(fèi)，如因特殊情況需要調(diào)整使用的，應(yīng)及時(shí)向廣告物資管理部門申請(qǐng)并說明原因。4.在廣告物資使用過程中，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)向廣告物資管理部門反饋，配合做好處理工作。5.協(xié)助廣告物資管理部門做好物資盤點(diǎn)、清查等工作，提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核廣告物資采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算，確保采購(gòu)資金的合理安排和使用。2.對(duì)廣告物資采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算，及時(shí)記錄相關(guān)賬務(wù)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。3.定期與廣告物資管理部門核對(duì)賬目，監(jiān)督物資采購(gòu)成本控制情況，對(duì)超預(yù)算采購(gòu)等情況進(jìn)行預(yù)警和監(jiān)督。4.參與廣告物資的報(bào)廢、處置等工作，按照財(cái)務(wù)制度規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。三、采購(gòu)管理（一）需求計(jì)劃編制1.各使用部門應(yīng)根據(jù)廣告業(yè)務(wù)開展情況，提前[X]個(gè)工作日向廣告物資管理部門提交廣告物資需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并說明需求的緊急程度。2.廣告物資管理部門收到需求計(jì)劃后，應(yīng)結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行審核。對(duì)于庫(kù)存充足的物資，應(yīng)優(yōu)先安排內(nèi)部調(diào)配；對(duì)于庫(kù)存不足或無庫(kù)存的物資，應(yīng)納入采購(gòu)計(jì)劃。3.廣告物資管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門需求計(jì)劃進(jìn)行匯總分析，結(jié)合公司廣告業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)和市場(chǎng)變化情況，編制年度、季度和月度廣告物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.廣告物資管理部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估和審核，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作。2.新供應(yīng)商的引入應(yīng)按照公司供應(yīng)商管理流程進(jìn)行，由廣告物資管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄。對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)終止合作，并采取相應(yīng)措施。4.與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和物資供應(yīng)情況，確保物資采購(gòu)的及時(shí)性和穩(wěn)定性。（三）采購(gòu)實(shí)施1.根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，廣告物資管理部門按照公司采購(gòu)管理制度選擇合適的采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)方式包括招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)等，應(yīng)根據(jù)物資特點(diǎn)、采購(gòu)金額等因素綜合確定。2.采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，確保合同的合法性和有效性。3.采購(gòu)過程中，如遇物資價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商違約等情況，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)措施，確保采購(gòu)任務(wù)順利完成。4.采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)人員應(yīng)通知廣告物資管理部門和使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。四、入庫(kù)管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.廣告物資管理部門在收到采購(gòu)人員通知物資到貨后，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作，并提前做好驗(yàn)收?qǐng)龅?、工具等?zhǔn)備工作。2.驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，掌握驗(yàn)收方法和流程。（二）驗(yàn)收程序1.物資到貨后，驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)。2.對(duì)于需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)的物資，應(yīng)按照規(guī)定的檢驗(yàn)方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，可委托專業(yè)機(jī)構(gòu)或邀請(qǐng)相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行檢驗(yàn)。3.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨單或驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理，并做好記錄。（三）入庫(kù)手續(xù)辦理1.驗(yàn)收合格的物資，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收單及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，將物資準(zhǔn)確無誤地存放至指定倉(cāng)庫(kù)區(qū)域，并更新庫(kù)存臺(tái)賬。2.入庫(kù)物資應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，擺放整齊，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)做好標(biāo)識(shí)，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、入庫(kù)日期、批次等信息。五、存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.根據(jù)廣告物資的特性，設(shè)置合適的存儲(chǔ)場(chǎng)地，確保物資存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。如紙張、油墨等應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)的倉(cāng)庫(kù)；噴繪布、展示架等應(yīng)避免陽(yáng)光直射和潮濕環(huán)境。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。（二）庫(kù)存盤點(diǎn)1.廣告物資管理部門應(yīng)定期組織庫(kù)存盤點(diǎn)工作，盤點(diǎn)周期為[X]月/季度/年度。盤點(diǎn)前，應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、方法、人員分工等內(nèi)容。2.盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫(kù)存物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等信息，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。對(duì)于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)查明原因，及時(shí)進(jìn)行處理。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況、盤盈盤虧原因及處理結(jié)果，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）庫(kù)存預(yù)警1.廣告物資管理部門應(yīng)根據(jù)物資的使用頻率、采購(gòu)周期、安全庫(kù)存等因素，設(shè)定庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于或高于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信息。2.庫(kù)存預(yù)警信息應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、當(dāng)前庫(kù)存數(shù)量、預(yù)警庫(kù)存數(shù)量、采購(gòu)建議等內(nèi)容，以便相關(guān)部門及時(shí)采取措施。六、領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用申請(qǐng)1.使用部門如需領(lǐng)用廣告物資，應(yīng)填寫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間（如有）等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.領(lǐng)用申請(qǐng)表應(yīng)提交至廣告物資管理部門，由物資管理人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括領(lǐng)用申請(qǐng)是否符合業(yè)務(wù)需求、庫(kù)存是否充足等。（二）領(lǐng)用發(fā)放1.經(jīng)審核通過的領(lǐng)用申請(qǐng)，廣告物資管理部門應(yīng)按照規(guī)定辦理領(lǐng)用發(fā)放手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放物資，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄物資的領(lǐng)用情況。2.發(fā)放物資時(shí)，應(yīng)與領(lǐng)用人員當(dāng)面核對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息，確保無誤后簽字確認(rèn)。對(duì)于貴重物資或限量物資，應(yīng)實(shí)行專人專管，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量和使用范圍。（三）領(lǐng)用歸還1.領(lǐng)用人員應(yīng)按照領(lǐng)用申請(qǐng)表上注明的預(yù)計(jì)歸還時(shí)間及時(shí)歸還物資。如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前向廣告物資管理部門申請(qǐng)并說明原因。2.物資歸還時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等信息，如發(fā)現(xiàn)物資有損壞、丟失等情況，應(yīng)按照規(guī)定追究領(lǐng)用人員的責(zé)任。七、使用管理（一）使用規(guī)范1.使用部門應(yīng)按照規(guī)定的用途和方式使用廣告物資，不得擅自改變物資用途或挪作他用。2.在廣告物資使用過程中，應(yīng)注意節(jié)約，避免浪費(fèi)。如因業(yè)務(wù)需要確需增加物資用量的，應(yīng)提前向廣告物資管理部門申請(qǐng)。（二）使用監(jiān)督1.廣告物資管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門廣告物資的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保物資使用符合規(guī)定要求。2.檢查內(nèi)容包括物資使用是否合理、是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象、是否按照規(guī)定進(jìn)行保管等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)要求使用部門進(jìn)行整改。（三）使用記錄1.使用部門應(yīng)建立本部門廣告物資使用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的領(lǐng)用時(shí)間、使用項(xiàng)目、使用數(shù)量、使用人員等信息，以便于追溯和統(tǒng)計(jì)分析。2.廣告物資管理部門應(yīng)定期收集和匯總各部門使用記錄，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為物資采購(gòu)計(jì)劃的制定和優(yōu)化提供依據(jù)。八、盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)1.廣告物資管理部門應(yīng)按照規(guī)定的盤點(diǎn)周期組織庫(kù)存盤點(diǎn)工作，盤點(diǎn)方法可采用實(shí)地盤點(diǎn)法、永續(xù)盤存法等。2.盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等信息，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。對(duì)于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)查明原因，及時(shí)進(jìn)行處理。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況、盤盈盤虧原因及處理結(jié)果，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）清查1.公司應(yīng)定期組織廣告物資清查工作，清查范圍包括公司內(nèi)部所有涉及廣告物資的部門及項(xiàng)目。2.清查內(nèi)容包括物資的采購(gòu)、使用、存儲(chǔ)、庫(kù)存等情況，重點(diǎn)檢查物資管理制度的執(zhí)行情況、物資使用的合理性和合規(guī)性、庫(kù)存物資的真實(shí)性和完整性等。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制清查報(bào)告，針對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改措施和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。九、報(bào)廢與處置（一）報(bào)廢條件1.廣告物資因損壞、過期、淘汰等原因無法繼續(xù)使用的，可申請(qǐng)報(bào)廢。2.物資報(bào)廢應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的條件，如已達(dá)到規(guī)定使用年限、技術(shù)性能嚴(yán)重下降且無法修復(fù)、損壞嚴(yán)重?zé)o法正常使用等。（二）報(bào)廢申請(qǐng)與審批1.使用部門發(fā)現(xiàn)物資需要報(bào)廢時(shí)，應(yīng)填寫廣告物資報(bào)廢申請(qǐng)表，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交至廣告物資管理部門。2.廣告物資管理部門收到報(bào)廢申請(qǐng)后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定和審核，核實(shí)報(bào)廢原因和物資情況。對(duì)于符合報(bào)廢條件的，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意報(bào)廢的物資，廣告物資管理部門應(yīng)做好記錄，并按照規(guī)定程序進(jìn)行處置。（三）報(bào)廢處置1.報(bào)廢物資的處置方式包括變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢銷毀等，